Як відповісти на грубе електронне повідомлення на роботі

Визначте, як зазвичай виглядає грубе повідомлення. в електронному повідомлення дуже легко невірно витлумачити намір, тон і слова. Звичайно, повідомлення не супроводжується мімікою, тоном голосу і жестами, тому, якщо ви завалені роботою, у вашій крові не вистачає цукру, і ви хочете скоріше піти додому, вам буде дуже легко прийняти звичайне повідомлення за грубе. Зазвичай грубо повідомлення володіє наступними ознаками:

• Слова в повідомленні очевидно образливі і / або принизливі (якщо ви отримали повідомлення, в якому використовувалася ненормативна лексика, швидше за все це є порушенням політики компанії, і крім того демонструє непрофесіоналізм відправника. Це також може стати приводом для судового позову, залежно від того, що було сказано на Вашу адресу, особливо якщо це була загроза, домагання або наклеп).
• Повідомлення написано великими літерами (як ніби на вас кричать) ^[1] повністю або частково, в тих місцях, де відправник хотів висловити вимогу або передати покровительський тон. (Пам'ятайте, що деякі керівники і колеги все ще не впоралися з клавішею Caps Lock, тому, можливо, вам просто потрібно пробачити їм їх лінь або "непросунутість").
• Повідомлення являє собою вимогу без будь-яких "Здрастуйте"," будь ласка"," спасибі " і підпису. Це нормально, якщо до вас не звертаються по імені і не ставлять підпис в кінці в разі, якщо це продовження вже розпочатої листування. Але якщо це перше повідомлення на абсолютно нову тему, в якому висловлюється вимога або даються вказівки, то на робочому місці непристойно опускати ці формальності. ^[2]
• У повідомленні до вас звертаються нешанобливо (з підколами) на рівні образи і/або з порадами по типу "перевір свою ширінку" і т. п.
• У грубому повідомлення може бути використано багато знаків оклику або питальних знаків. Найчастіше знаки за типом"!!!!!!"і"?????"розцінюються як грубість або виявлення своєї переваги над вами. ^[3] однак вони також можуть використовуватися для більшої виразності, тому не варто сприймати цю ознаку, як основний.
• Відправник ставить в копію вашого начальника, таким чином як би "примушуючи" вас до дії. ^[4]

Уважно прочитайте повідомлення, перш ніж робити висновки щодо наміру відправника. якщо ви просто пробіглися очима за повідомленням і вирішили, що воно грубе, дуже важливо знову прочитати його вже більш уважно. Навіть якщо ви прочитали його уважно в перший раз, перечитайте його знову, щоб переконатися, що ви нічого не упустили і не бачите того, чого там насправді немає. Ще добре б запитати себе, що саме в цьому повідомленні вас так сильно зачепило. Це може послужити Вам додатковою підказкою, щоб зрозуміти, яким був посил цього повідомлення. Якщо у вас недавно відбулася суперечка з колегою або начальником, і це повідомлення є продовженням жвавої дискусії, то ясно, що ви навряд чи прочитаєте повідомлення негайно. З іншого боку, якщо ви не помічали ознак того, що ваш бос або колега незадоволені вами, то можливо, що ви просто неправильно зрозуміли це повідомлення.

• Які наміри ховаються за словами?
• Відправник-конфліктна людина або людина, яка зазвичай дуже ввічлива? Навіть у ввічливої людини іноді можуть виникнути проблеми зі спілкуванням за допомогою електронної пошти, хоча наміри бути грубим у нього і не було.
• Може бути, людина просто малюється, намагаючись здаватися більш владним по електронній пошті, ніж він може здаватися при особистій розмові? У такому випадку, відправник міг просто піти на хитрість, щоб змусити вас зробити те, що він побоявся попросити вас зробити особисто.
• У повідомленні є місця, які ви просто не розумієте? В такому випадку краще нічого не припускати, поки у вас не з'явиться додаткова інформація. Люди, які швидко друкують, часом пропускають слова і не переймаються пунктуацією і правописом. Зараз все більш популярним стає писати електронні повідомлення, як прості смски, тому іноді їх непросто зрозуміти.

Не судіть про емоційний стан відправника. уникайте суджень про емоційний стан людини, яка надіслала вам повідомлення. ^{[5] [6]} нерозвинені навички спілкування, збиває з пантелику сарказм або жарти або просто нечіткий відповідь-Відписка - все це може створити враження, що повідомлення грубе, хоча насправді людина намагалася щось сказати, але не зміг це висловити належним чином. Зрозумійте, що не всі люди можуть написати блискучу відповідь за короткий проміжок часу, і більшість просто намагаються швидко написати повідомлення, щоб викреслити його зі списку справ і приступити до іншого завдання.

• Звичайно, для цього правила є винятки. Якщо ви відчуваєте труднощі при особистому спілкуванні з людиною, цілком можливо, що він дозволив своїм емоціям відбитися на вашому листуванні. Все одно, оцінюйте повідомлення за змістом, а не за очікуваннями.

Утримайтеся від відповіді або "прочитайте і не реагуйте". дуже важливо, щоб ви не відповідали, поки не сприйміть повідомлення об'єктивно і не заспокоїтеся. Відповідаючи швидко, ви швидше за все захочете написати повідомлення в такій же грубій манері, ризикуючи лише ускладнити ситуацію. Ще гірше-відповісти грубо на повідомлення, в якому спочатку ніякої грубості і не малося на увазі! Так що переведіть дух. Закрийте повідомлення та Прогуляйтеся. Випийте чашечку кави, потягніться і займіться іншою справою, щоб привести думки в порядок. У цьому випадку, коли ви повернетеся заспокоївся, ви перечитаєте повідомлення і зможете вирішити, чи так воно вас засмучує, як це здалося вам в перший раз.

• Ніколи не відповідайте, якщо ви зліться, і в таких випадках завжди намагайтеся почекати з відповіддю. Слова, написані в пориві гніву та ще й зафіксовані в письмовому вигляді, можуть створити для вас довгограючі проблеми.
• Чим емоційніше ви самі і ваше повідомлення, тим важливіше почекати з відповіддю.

Шукайте пояснень. якщо у вас є така можливість, просто підійдіть до людини і запитайте його, що він хотів сказати в своєму повідомленні. У вас більше шансів прояснити ситуацію, якщо ви поговорите з людиною особисто. Однак, цей варіант неможливий для людей, які працюють далеко один від одного або навіть в різних місцях, регіонах або країнах. В якості наступного кроку, ви можете спробувати поговорити з людиною по телефону, якщо такий варіант для вас доступний. Телефонна розмова дозволить вам прояснити ситуацію куди швидше, ніж при обміні повідомленнями. Якщо ж у вас немає іншого вибору, або ж цей варіант здається вам більш підходящим, то ви можете відповісти на повідомлення по електронній пошті. В цьому випадку будьте ввічливі і продемонструйте свій професіоналізм. Наприклад:

• Здрастуйте, Кевін! Дякую за ваше повідомлення. Я не зовсім впевнена, чи правильно я зрозуміла вашу фразу " як ви думаєте, чи можете ви знайти в собі сили триматися подалі від кулера з водою і приступити до звіту по Noxos? Можливо, мені доведеться переглянути вашу роль у компанії". Повинна зізнатися, що Ваша фраза була досить грубою і виявляє сумніви щодо мого професіоналізму. Я знаю, що існують терміни, і я в них вкладаюся. Я всього лише зробила невелику перерву перед тим, як знову повернутися до роботи над звітом. Якщо ви стурбовані ходом роботи, буду щаслива інформувати вас про поточну стадію особисто або по телефону. З повагою, Неллі.
• Можливо, вам підійде більш іронічний варіант (але для цього ви повинні працювати у відповідній компанії!): Дорогий, Кевін! Дякую за ваше повідомлення. Я усвідомлюю, що ошиваться у кулера - марна трата часу. Однак, ви будете щасливі дізнатися, що в результаті мого прохолодження у кулера, яке зайняло рівно 2 хвилини 23 секунди, мені вдалося з'ясувати, що Джим працює над тими ж цифрами, що і ми в своєму звіті, а це означає, що я зможу закінчити роботу сьогодні ввечері, а не завтра вранці. Буду щаслива відправити вам закінчений звіт перед відходом додому. ДО РЕЧІ, хотіла сказати, що я в захваті від ваших нових туфель. Помітила їх з-під фіранок, коли була у кулера. Неллі.

Перечитайте своє повідомлення. Перечитайте повідомлення принаймні три рази, щоб переконатися, що ви не відповіли грубо або через чур емоційно. Зберігайте ввічливий і професійний тон протягом всього повідомлення і видаліть ті частини, які містять інформацію не по темі або судження про емоційний стан відправника. Нехай ваше повідомлення буде простим, по темі і без провокацій. Як зазначено в "101 Рада з етикету Електронної Пошти": "пишіть повідомлення іншим так, як Ви б хотіли, що б вони писали вам". ^[7]

• • Будьте зразком ввічливості і не реагуйте на грубість і нападки. Суворий професіоналізм-це норма, але ось лайка, прокляття, звинувачення і образи - безумовно немає. Також нормою не є "агресивне" оформлення повідомлення (неналежне використання знаків оклику і т.п.). ^[8]

Зрозумійте, що іноді не відповідати-нормально. іноді краще залишити грубе повідомлення без відповіді. Можливо відправник не знав всіх фактів, встав вранці не стій ноги або просто був не в собі по ряду причин. Якщо ви думаєте, що краще не звертати увагу на це повідомлення і не потрібно уточнювати, що саме відправник мав на увазі, або вам не потрібно відповідати на поставлене запитання і т.д., тоді просто не відповідайте. Ведіть себе так, ніби ніколи і не отримували це повідомлення, а значить ви як і раніше працюєте так, як від вас того очікують.

Поговоріть зі своїм начальником або відділом кадрів, якщо ви помітили тенденцію до грубих повідомлень. на робочому місці ви не повинні піддаватися грубості, переслідуванню або загрозам. Переслідування і погрози вимагають вжиття заходів, а ось грубість - це те, без чого добре організований робочий процес може цілком обійтися, інакше під загрозу потрапляє мораль. Зберігайте повідомлення, в яких ви піддавалися нападкам в якості доказів, таким чином у вас будуть письмові свідчення, які зможуть підтвердити ваші слова.