Вам дали монументальне завдання – організувати конференцію, що спричинить за собою величезний список справ. Є місце проведення конференції, список гостей, матеріали, технології і навіть прохолодні напої, про які варто подумати і спланувати. Якщо ви починаєте шкодувати про цю нову знайдену впевненість у вас вашого боса, здійснити це, пригальмуєте, переведіть дух і знайте, що у вас є всі навички, щоб з'ясувати, як організувати конференцію.
Кроки
Запишіть свої цілі та порядок денний. Вам потрібно буде чітко визначити, що ви сподіваєтеся досягти з цією конференцією, тому що це буде визначати решту ваших рішень. Знайте, що ви хочете донести і кому, перш ніж почати будь-яку іншу діяльність в організації конференції, щоб полегшить подальший стрес.-
Розвивайте свій бюджет. нічого робити, поки ви не визначите, скільки грошей вам доведеться витратити в цілому, а потім розбити цю суму за призначеннями, таких як місце проведення конференції, матеріали та гонорари лекторів. Дотримуйтеся вашого бюджету, і якщо ви передали обов'язки, переконайтеся, що Ваші помічники також дотримуються їх грошових лімітів.
-
Виберіть місце проведення конференції. коли шукайте місце, враховуйте кількість учасників, зручність розташування, парковку і близькість до громадського транспорту, аеропорту і готелю. Ваша мета пошуку місця для проведення конференції полягає в тому, щоб зробити цю конференції якомога простіше для її учасників.
-
Визначте меню. Коли ви організовуєте конференцію, ви повинні пам'ятати, що учасники не захочуть сидіти весь день без хорошої їжі, і багато хто не знає, що доступно в прилеглій місцевості. Подумайте, чи будете ви наймати виїзне обслуговування, щоб зробити сніданок, обід і закуски або Адміністрація місця проведення конференції, яке ви вибрали, забезпечить харчування учасників.
-
Заручіться підтримкою персоналу місця проведення конференції. Якщо ви вибрали місце, яке відомо в проведеннях конференцій, то використовуйте цей безцінний ресурс. Це те, що персонал робить кожен день, і повинен бути в змозі відповісти на будь-які питання або проблему і надати консультації при необхідності.
-
Наполягайте на репетиції. після того як ви завершили всі справи з підготовки до вашої конференції, не залишайте нічого на волю випадку, залишаючись з іншими учасниками, якщо конференція повинна скоро початися. З'явтеся в місці проведення конференції та зустрічі з персоналом напередодні, щоб бути впевненим, що все на місці і подбати про будь-які останні деталі.
Поради
- Заздалегідь попросіть колонки, якщо буде потрібно якесь додаткове обладнання для їх виступів, наприклад, подіум, телевізор, великі екрани або комп'ютери.
- Дізнайтеся, чи є у будь-якого з ваших учасників конференції особливі вимоги до харчування при підготовці меню.
- Як ви порівнюєте ціноутворення на майданчиках, також запитати про ціну на продукти харчування, воду, напої, і т.д. вони можуть бути дуже дорогими.
- Розгляньте мету конференції при обладнанні кімнати: надайте зал для сидячої аудиторії або з сидіннями і столами для нотаток.
