Як підготувати пропозицію керівництву: 11 кроків

Частина1З 2:

Як скласти пропозицію

1. 
   Сформулюйте ідею або проблему. Якщо ви хочете оптимізувати виробництво або знизити витрати, то важливо визначити основну проблему. Часто ідея буде здаватися вам зрозумілою, але якщо ви намагаєтеся усунути проблему, то будьте спостережливі.
2. 
   Досліджуйте питання. перш ніж складати пропозицію, перевірте всі факти. Потрібно поговорити з причетними людьми-співробітниками, керівництвом або клієнтами. Читайте про інші компанії та відмінності в роботі.

   • Наприклад, якщо ви вважаєте, що керівництву слід змінити постачальника продовольства, то спочатку поговоріть з працівниками кухні. Що вони думають про це? Вони працювали в інших фірмах з іншими постачальниками? Що думають ваші співробітники? Можливо, ваше невдоволення є не питанням якості, а особистих переваг.
3. 
   Складіть опис проблеми. перш за все необхідно описати поточну ситуацію. Вкажіть всі доречні деталі (задіяні особи, дати, місця). На даному етапі не висловлюйте суджень, а просто поясніть стан речей.

   • Наприклад, напишіть: «останні сім років компанія X користується послугами постачальника Y. за цей час кількість основних страв скоротилася з п'яти до двох. Кількість вегетаріанських страв також скоротилася, а в деякі дні вони взагалі були відсутні».
4. 
   Поясніть своє рішення. окресліть проблему і ясно сформулюйте свою пропозицію. Відразу повідомте ключову ідею. Покажіть, що ви спираєтеся на дослідження.

   • Наприклад, напишіть: «я рекомендую компанії X змінити постачальника провізії. Доступно відразу кілька варіантів на вибір. Постачальник W і постачальник Z пропонують велике меню з цінами, які можна порівняти з розцінками нинішнього Постачальника. Більш того, постачальник Z пропонує щоденні основні страви вегетаріанської та веганської кухні, а також страви без глютену, що дозволить краще задовольнити потреби всіх співробітників. Постачальник W пропонує менше веганських позицій в меню, але також є хорошим варіантом. За результатами дослідження 2011 року 40 % наших співробітників є вегетаріанцями, 10 % — вегани і 2% відмовилися від глютену».
5. 
   Складіть план. опишіть кожен крок, включаючи час і вартість реалізації. Чітко вкажіть відомі факти і невідомі аспекти. Використовуйте пронумерований план. Повідомте більше подробиць. Не перебільшуйте цінність своєї пропозиції, але опишіть потенційні результати.

   • Для зміни постачальників нам буде потрібно: 1. Дочекатися завершення договору з постачальником Y 2. Запросити у постачальників W і Z пробні зразки 3. Вибрати одну фірму 4. Укласти договір з обраною фірмою. Витрати будуть порівнянні з розцінками нинішнього Постачальника Y. по завершенні терміну дії договору з постачальником Y штрафи не передбачені. Більш того, якщо співробітникам більше сподобаються нові продукти, то задоволеність на робочому місці зросте.
6. 
   Перерахуйте можливі заперечення. покажіть, що ви обізнані про можливі недоліки вашого плану. Можливо опір серед співробітників? Наприклад, деяким співробітникам подобається нинішній постачальник. Вам доведеться переконувати вищі інстанції в безпеці такої ідеї? Розкажіть, як ви збираєтеся переконати інших в успіху ідеї.
7. 
   Вкажіть необхідні матеріали і співробітників. якщо для зміни потрібно закупити нові матеріали або найняти нових співробітників, то повідомте про це після плану. Також повідомте необхідний час (час теж ресурс). Створіть контрольний список. Наприклад, можна вказати наступне:

   • Потрібно: підкомітет для оцінки постачальників (4 представника різних відділів компанії), 2 години на проби зразків, 3 години на складання звіту.
8. 
   Завершіть пропозицію першочерговою вигодою. в кінці документа повторіть запропоновану зміну. Переформулюйте три ключові пункти і складіть підсумкову пропозицію. Можна розглядати це як пояснювальну записку. Наприклад:

   • «як сказано в реченні, за останні сім років постачальник y скоротив кількість головних страв в меню. Постачальники W і Z пропонують більше різноманітності за порівнянну вартість. Я рекомендую провести пробу зразків товару нових постачальників, щоб зробити остаточний вибір. Такий крок напевно підвищить ступінь задоволеності і лояльності співробітників".
   • Вкажіть конкретні фінансові або кількісні переваги. Наприклад, інновації дозволять скоротити витрати? Повідомте про це.
   • Згадайте якісні переваги. Іноді користь для компанії не вийде показати в кількісному вираженні за допомогою цифр і голих фактів. Повідомте, якщо зміни підвищать рівень задоволеності співробітників. Подібні поліпшення також цінні.