Як організувати офісні файли: 7 кроків

Організація офісних файлів може бути важким завданням, особливо якщо у вас є велика кількість файлів і документів. Але це не повинен бути болючий процес. Перспективне планування і прийняття рішень про файлової системи може допомогти вам організувати свої файли, щоб задовольняти вимогам бізнесу, і гарантувати, що будете шукати важливі документи більш ефективно. Ось кілька кроків, які допоможуть вам розпочати роботу з організації ваших офісних файлів.

Частина1З 3:

Виділіть час на сортування

Виділіть достатньо часу для організації своїх файлів так, щоб не довелося починати і зупинятися кілька разів. переконайтеся, що у вас є достатньо папок і ярликів для створення нових файлів, перш ніж почати.

Частина2З 3:

Сортування документів і файлів

Розділіть масу документів і файлів, які хочете організувати, на більш дрібні, більш керовані пакети.
- Пройдіться по кожному пакету індивідуально і викиньте або порвіть на клаптики будь-які документи і файли, від яких можете позбутися, щоб скоротити файловий простір і мінімізувати безлад.
- Розділіть документи і файли, які хочете зберегти, по 2 різних стеках: 1 - для файлів,з якими повинні мати справу в найближчі місяці, і 1 - для файлів, які можна архівувати і які не потребують доступу в найближчому майбутньому.
Зберігайте папки в алфавітному порядку, якщо у вас є клієнтські файли. наприклад, якщо кожна папка - це ім'я людини або назва компанії, то можете обміркувати можливість систематизації в алфавітному порядку за прізвищами людей. Якщо це так, переконайтеся, що кожна вкладка файлу позначена чітко прізвищем людини, потім-ім'ям. Зберігайте папки за алфавітом, а потім позначте ящики картотеки так, щоб ви знали, який ящик містить прізвища на яку букву.
Зберігайте інформацію за категоріями, якщо у вас є Файли для різних частин вашого бізнесу. Ви можете мати деякі файли для рахунків, обслуговування або контрактів, в цьому випадку потрібно організувати їх за різними категоріями для систематизації. Чітка позначайте кожен файл його правильною категорією, і помістіть всі відповідні документи всередину. Можливо, вам доведеться створювати підкатегорії, так що використовуйте папку підвісного зберігання для позначення категорії і папок файлів для підкатегорій.
- Створіть файл для документів, з якими необхідно мати справу в терміновому порядку так, щоб ви знали, де швидко знайти важливі документи.
- Помістіть файли в шафу так, щоб тимчасові файли знаходилися спереду і заархівовані файли - ззаду. Таким чином файли, з якими маєте справу більш часто, будуть перебувати в безпосередній досяжності.

Частина3З 3:

Створення щомісячних файлів

На додаток до використання вищевказаних методів додайте набір папок, зазначених по місяцях (і роках ----). коли у вас немає часу зробити це відразу, принаймні помістіть свої документи в щомісячний файл, щоб ви могли працювати з інформацією, поданою в хронологічному порядку. Це також гарантує, що у вас будуть підказки, звідки починати шукати, коли Вам потрібно щось.
- Щомісячні файли - також гарне місце для зберігання документів, які насправді не відповідають іншим категоріям.
В кінці року подивіться, що залишається в щомісячних папках, і ви, можливо, виявите закономірність - і нову файлову групу (назва категорії), яка відсутня у вашій системі. створіть файл для неї в новому році.
Скріпіть решту інформації за місяць. зберігайте в одному файлі під назвою Різне (рік ----).

Поради

Після того як організували свої офісні файли, залишайтеся організованими. Будьте послідовними при роботі з системою управління файлами і розміщуйте все там, де воно повинно знаходитися.
Викиньте, переробіть або порвіть на клаптики документи, які вам не потрібні, щоб уникнути плутанини в новій системі управління файлами.