Якщо вам належить співбесіду на посаду секретаря-референта, то вам буде корисно дізнатися, що існує цілий ряд методів підготовки, дотримуючись яких, ви зможете домогтися успіху на співбесіді і забезпечити собі максимальні шанси на отримання роботи. Не існує "правильного" способу підготовки до співбесіди, але є стратегії, які можуть дозволити вам підвищити свої навички проходження інтерв'ю.
Кроки
Дізнайтеся більше про посадові обов'язки секретаря-референта. у цей список входять, як правило, організація зустрічей для керівника, підтримка паперової та електронної систем реєстрації документів, ведення записів, використання баз даних для внесення та формування інформаційних звітів, робота з багатоканальним телефоном (переадресація дзвінків), а також підготовка деяких документів, таких як доповідні записки та вихідні листи (паперові та електронні).-
Зберіть інформацію про компанію. при підготовці до будь-якої співбесіди, необхідно зібрати максимум інформації про організацію, в яку ви хочете влаштуватися на роботу. Так, ви покажете роботодавцю, що зацікавлені в отриманні саме цієї посади, а не перебуваєте відчайдушному пошуку будь-якої роботи.
-
Ознайомтеся з вакансією. у кожного роботодавця свої вимоги до рівня професіоналізму, кваліфікації майбутнього співробітника, а також своє розуміння його функціональних обов'язків. Важливою частиною підготовки до співбесіди є вивчення особливостей тієї вакансії, на яку ви подали резюме. Якщо для одного роботодавця пріоритетом є своєчасність і пунктуальність, то для іншого важлива гнучкість і креативне мислення.
-
Будьте готові розповісти про минулу роботу, ваш досвід, професійні навички, а також про ваші сильні і слабкі сторони. приготуйте коротке, лаконічне пояснення, що відноситься до конкретної посади в рамках цієї співбесіди.
-
Перегляньте своє резюме. ви повинні бути готові відповідати на питання по ньому. До того ж, слід переконатися в тому, що в ньому відображена актуальна інформація, що підтверджує ваші навички роботи секретарем-референтом.
-
Попрактикуйтесь у швидкодрукуванні. дуже часто при виборі секретаря-референта, на співбесідах проводиться тестування по ручному введенню даних на час (швидкість друку). Це означає, що частину часу, відведеного на підготовку до майбутньої співбесіди ви повинні приділити практиці швидкодрукування і розвитку навичок роботи з десятковою клавіатурою.
-
Сформулюйте відповіді на стандартні питання, які зазвичай задають на співбесідах, коли вибирають секретаря-референта. Будьте готові продемонструвати свої знання в наступних областях:
- Ви повинні зуміти пояснити, як організовується робочий день керівника, вказати які для цього використовуються методи, як встановлюються нагадування і вирішуються конфлікти планування.
- Обов'язки секретаря-референта часто включають в себе роботу з клієнтами. Референт приймає дзвінки, зустрічає клієнтів і замовників і є сполучною ланкою між керівником і його бізнес партнерами.
- Будучи секретарем-референтом, ви можете мати доступ до конфіденційної інформації. Будьте готові пояснити на співбесіді, що ви плануєте робити для захисту закритих відомостей і як працювати з ними.
- Здатність виконувати кілька завдань одночасно – це обов'язкова вимога до секретаря-референта, так що приготуйтеся навести приклади того, як ви виконуєте кілька дій в один і той же час. Сфокусуйтеся на тайм-менеджменті (управлінні часом), організації та делегуванні завдань (коли це допустимо).
- Вам доведеться працювати з різноманітними комп'ютерними програмами та офісним обладнанням. В рамках вашої підготовки до співбесіди перерахуйте свої навички в даних областях.
-
Відрепетируйте відповіді на питання. Вам не слід заучувати всі відповіді напам'ять , але ви напевно будете почувати себе комфортніше, якщо зможете відповідати на поставлені питання швидко і чітко.
-
Продумайте свій зовнішній вигляд. секретарі-референти працюють майже на всіх підприємствах, у всіх сферах діяльності, тому важливо одягнутися згідно з регламентом, встановленим в тому бізнес середовищі, в яку ви хочете потрапити. Зателефонуйте адміністратору і поцікавтеся наявними стандартами зовнішнього вигляду, і, відштовхуючись від цієї інформації, але з невеликим відступом, підберіть собі костюм для співбесіди. Наприклад, якщо дрес-код даної компанії вимагає носіння ділового одягу, то спробуйте урізноманітнити стандартний офісний образ яскравим блейзером.
Поради
- Як тільки ви відчуєте себе впевненіше, попросіть друга зіграти роль роботодавця, щоб відтворити всі інтерв'ю повністю. Так ви зможете підготуватися і до можливого тестування. Якщо ви не можете залучити сторонню допомогу, попрактикуйтеся перед дзеркалом.
- Почніть підготовку до співбесіди завчасно, щоб до призначеного дня ви були у всеозброєнні.
- Протягом 48 годин після співбесіди, надішліть особі, яка проводить його лист подяки. Використовуйте цю можливість також для вираження зацікавленості в даній роботі, нагадайте про свої вміння, затребуваних в роботі секретаря-референта. Все це можна згадати в наступному контексті: "спасибі за приділений час. Я щиро зацікавлений в отриманні цієї роботи і впевнений, що мої організаторські здібності і досвід роботи в сфері діловодства зроблять мене гідним членом вашої команди».
