Злиття-це потужний інструмент для написання і відправки персональних листів безлічі одержувачів. Ви також можете використовувати його для створення конвертів або наклейок з інформацією про кожного одержувача. Злиття може імпортувати дані з іншого джерела, такого як Excel, а потім використовувати їх для вставки у ваше повідомлення відповідно до певних одержувачів.
Кроки
Частина1З 3:
Додавання одержувачів
Частина1З 3:
Злиття-це функція, призначена для створення масових розсилок, а також конвертів і наклейок з різною інформацією.ви можете імпортувати базу даних одержувачів або ввести їх вручну, а потім використовувати так звані "поля" для автоматичного заповнення інформації про кожного одержувача. Це дозволяє створити один документ, який ви можете відправити сотням або навіть тисячам людей.-
Створіть таблицю з інформацією про одержувачів (якщо потрібно).ви можете ввести інформацію про одержувачів вручну, але якщо у вас сотні адресатів, то простіше створити відповідну таблицю або базу даних.
- як створити таблицю в Excel.
- У мережі пошукайте інформацію про створення бази даних в Access.
-
Перейдіть на вкладку "розсилки".якщо ви працюєте в Word 2003 або старішої версії, натисніть «сервіс» – «листи та розсилки» – «Показати панель інструментів злиття».
-
Натисніть "Почати злиття" і виберіть тип документа (повідомлення електронної пошти, листи, конверти, наклейки і каталоги).якщо ви не впевнені, виберіть "звичайний документ Word".
- Вибравши "конверти«, відкриється вікно» Параметри конверта", в якому ви зможете вибрати розмір і порядок форматування конверта.
- Вибравши "Наклейки«, відкриється вікно» Параметри наклейки", в якому ви зможете вибрати тип і розмір наклейки.
-
Натисніть "ВИБРАТИ одержувачів" і виберіть метод додавання одержувачів.одержувачі – це найголовніша частина функції злиття, так як дозволяє заповнювати «поля» інформацією про кожного одержувача. Ви можете ввести одержувачів вручну, завантажити таблицю або базу даних або завантажити контакти з Outlook.
- Вибравши "Ввести новий список", відкриється нове вікно, в якому ви зможете ввести інформацію про кожного одержувача. Це стане в нагоді, якщо у вас немає доступу до таблиці з інформацією про одержувачів, але це дуже повільний спосіб введення даних. Ви можете натиснути кнопку "Налаштування стовпців" для створення стовпців з відповідною інформацією.
- Вибравши "використовувати існуючий список", відкриється провідник Windows, в якому ви зможете знайти файл з таблицею або базою даних. Ви також можете натиснути кнопку «Нове джерело», щоб підключитися до SQL сервера в Інтернеті.
- Вибравши "вибрати з контактів Outlook", завантажаться ваші контакти з Outlook (ви можете відзначити, які контакти повинні бути завантажені).
Частина2З 3:
Створення документа
Частина2З 3:
-
Створіть документ так, як ви зазвичай робите (з нуля або за допомогою шаблону).перед цим важливо ввести дані одержувачів, щоб використовувати відповідні "поля" при створенні документа.
- В мережі пошукайте інформацію про написання офіційного листа.
- як скласти хороший інформаційний бюлетень.
-
Натисніть кнопку "рядок привітання", щоб створити привітання. ви можете використовувати функцію попереднього перегляду, щоб побачити, як привітання виглядає на кожному екземплярі злиття.
-
Натисніть кнопку "Вставити поле злиття" і виберіть поле, яке ви хочете вставити в документ.при створенні документів це поле буде замінено на дані з таблиці одержувачів.
- Наприклад, якщо ви хочете, щоб у документі відображалося ім'я та прізвище одержувача, виберіть "перший«, натисніть пробіл, ще раз натисніть кнопку» Вставити поле злиття«, а потім натисніть»Останній".
- Також ви можете використовувати кнопку "адреси", щоб створити конверти з адресою кожного одержувача. Введіть Вашу адресу в рядку введення адреси відправника, а потім натисніть "адреси" в рядку введення адреси одержувача.
- Ви можете вибрати будь-яке поле, що містить дані одержувача. Переконайтеся, що це відноситься до всіх адресатів зі списку, так як порожні поля будуть кидатися в очі.
-
Натисніть кнопку "Виділити поля злиття", щоб виділити вставлені поля і полегшити їх редагування.
-
Натисніть кнопку "Перегляд результатів", щоб побачити, як виглядатиме документ.на екрані відобразиться документ злиття з інформацією першого одержувача.
Частина3З 3:
Завершення злиття
Частина3З 3:
-
Перевірте документ на наявність в ньому помилок. натисніть кнопку "Автопошук помилок", щоб Word просканував кожен документ в злитті і переконався, що всі поля заповнені відповідними даними одержувачів. Програма сповістить вас про будь невідповідність, яке ви зможете виправити.
-
Завершіть процес злиття. клацнувши «знайти і об'єднати», відобразяться три опції: [1]
- "редагування окремих документів"» Ви зможете визначити редаговані записи. Після цього буде створено новий документ з кожним записом на окремій сторінці. Ви можете редагувати їх вручну.
- "друк документів"» Ви зможете визначити роздруковувані записи. Після цього документи будуть відправлені на принтер і роздруковані.
- "надсилання документів електронною поштою"» Ви зможете ввести тему листа і вибрати поле, що містить адреси електронної пошти одержувачів. Потім ви зможете відправити розсилку через Outlook. Зверніть увагу, що розсилка буде відправлена негайно, тому переконайтеся, що з нею все в порядку.
