Як написати інформаційний лист: 12 кроків

Частина1З 3:

Пишемо вступну частину

1. 
   Якщо це можливо, адресуйте свій лист конкретній людині.Інформаційні листи повинні по можливості адресуватися тій людині, яка буде їх читати. Якщо ви відсилаєте лист на загальну адресу або в компанію, куди хочете влаштуватися на роботу, і ви не впевнені, до кого воно потрапить, то прийнятно написати "всім зацікавленим особам" або адресувати лист фахівцеві з комплектації штату або іншому відповідальному за це співробітнику.

   • Почніть свій лист з вказівки своєї посади, вченого звання або ролі і пояснення причини, по якій ви пишете. Зазвичай в листі не вказують своє ім'я, так як воно буде позначено нижче, в якості підпису.
2. 
   Чітко вкажіть свою мету.якомога раніше в листі-поданні слід висловити причину, по якій ви пишете. Чого ви хочете? Навіщо ви пишіть? Якщо такі питання хоча б приходять в голову роботодавцю або компанії, зростає ймовірність, що ваш лист закінчить свій шлях в сміттєвому кошику, а не принесе вам очікуване співбесіду.

   • Переходьте до самої суті: "сьогодні я пишу вам, щоб впоратися про вакансію фінансового контролера" або "я пишу, щоб розкрити характеристики нового продукту, недавно презентованого нашою компанією" – ось ідеально ефективні приклади постановки питання, які слід використовувати в найперших пропозиціях листа.
3. 
   Встановіть відповідний тон і стиль для письма.при написанні інформаційного листа добре буде використовувати послідовний і Компетентний стиль, який не надто відхиляється в бік фамільярності і не зводиться до скутого або технічного звучання. Тон інформаційного листа повинен бути професійним, але не надто холодним або роботизованим. Важливо зберегти в листі елемент людського тепла, при цьому дотримуючись в іншому професійного змісту.

   • Одна з поширених помилок, яку роблять недосвідчені в цьому автори, – це за всяку ціну уникати скорочень-до такої міри, що лист нагадує скоріше переклад, а не оригінальний лист. Використовуйте скорочення, щоб лист виглядав у формі бесіди, але професійної. Нехай ваш лист вас представляє.
   • Не намагайтеся продемонструвати свій розум, замінюючи звичайні слова книжковими та енциклопедичними. Це не магістерська робота, а інформаційний лист. Використовуйте доречні слова і чітко висловлюйте свою думку.
4. 
   Встановіть особистий зв'язок.поясніть, як ви дізналися про цю вакансію, можливості або компанію, до якої Ви пишете, і змалюйте вашу з нею зв'язок. Після прочитання інформаційного листа у роботодавця або працівника відділу кадрів має з'явитися чітке відчуття того, хто ви, чому ви хочете цю роботу і чи добре ви підійдете на цю посаду. Якщо встановлена зв'язок досить сильна, вам запропонують піти на співбесіду і нададуть шанс отримати роботу.

   • Якщо у вас є будь-яка зв'язок з будь-яким із співробітників цієї компанії або вам порекомендували подати заяву на роботу, або якщо Ви знайомі з людиною, яка раніше отримала грант від вашої установи за свою роботу, краще згадати про це на самому початку свого листа. Це може підстьобнути пам'ять вашого адресата ("о, ось про Кого мені говорив Іван!"), або стане шансом запам'ятатися, виділитися серед інших.