Як написати звіт про подію: 11 кроків

Якщо ви працюєте в поліції або охоронному агентстві, і вас направили на місце інциденту або нещасного випадку, у ваші обов'язки може входити написання детального і точного звіту про подію. Хороший звіт про подію надає вичерпні дані про подію. Дуже важливо не упустити жодної істотної деталі, включаючи опис неприємних і відразливих деталей. Інформація нижче допоможе всім, хто хоче навчитися писати звіти про події на професійному рівні.

Частина1З 3:

Наступний протокол

Дізнайтеся, яка форма протоколу використовується у вашій організації.кожна служба має свої власні шаблони для підготовки звіту про подію. У деяких випадках вам потрібно просто заповнити готову форму, в інших доведеться написати звіт від руки або надрукувати його. Коректно заповнену форму потрібно здати до відповідного департаменту.
- По можливості, використовуйте для написання звітів текстові редактори на комп'ютері. Звіт буде виглядати більш акуратним, до того ж у вас буде можливість виконати перевірку орфографії.
- Якщо потрібно написати звіт від руки, пишіть рівним і розбірливим почерком, причому краще використовувати друковані букви. Ті, хто будуть читати ваш документ, не повинні ламати голову з приводу значення слів або цифр.
Приступите до написання звіту максимально швидко.пишіть в той же день, коли сталася подія, адже вже через 2-3 дні спогади про нього почнуть змащуватися. Краще записати основні факти безпосередньо на місці події і підготувати звіт не пізніше 24 годин після обстеження місця події.
Надайте основну інформацію.у формі протоколу можуть бути необхідні поля, які потрібно заповнити. Якщо їх немає, почніть звіт з основних даних про подію, включивши в нього наступну інформацію:
- Час, дата і місце події (пишіть максимально конкретно, вказуючи точну адресу і т.д.).
- Ваше ім'я та ідентифікаційний номер
- Прізвища інших офіцерів, присутніх на місці події.
Додайте пропозицію з описом характеру події.Опишіть, що привело вас на місце інциденту. Якщо ви отримали дзвінок, опишіть його, не забувши вказати, у скільки годин він надійшов. Напишіть об'єктивну пропозицію, грунтуючись на реальних фактах.
- Наприклад, можна записати, що вам подзвонили в стільки-то годин і повідомили, що за вказаною адресою хтось порушує порядок, перебуваючи в нетверезому стані.
- Пам'ятайте, що потрібно дотримуватися фактів і бути об'єктивним, а не писати про те, що ви думаєте, що там сталося.

Частина2З 3:

Опис того, що сталося

Пишіть опис того, що сталося в оповідній формі від першої особи.Основа вашого звіту-це точний виклад того, що сталося, виконане в суворій хронологічній послідовності і написане від першої особи. Використовуйте повні імена всіх задіяних осіб. кожен раз починайте новий абзац, коли описуєте дії кожної окремої особи, описаного в звіті.^{[1]X
Джерело інформації}

Дайте відповіді на питання щодо події: хто, що, коли, де і чому.

Увімкніть точний опис вашої власної ролі в ході подій. Якщо ви використовували фізичну силу, щоб затримати когось, не пропустіть це. Також опишіть, як ви розбиралися з подією і його наслідками.

Використовуйте точні описи. Замість фрази "я виявив його всередині і затримав", краще написати " я прибув за адресою Проспект Миру, 120 о 12: 05. Я підійшов до будинку і постукав у двері. Потім я спробував повернути ручку і виявив, що двері не замкнені... "

Описуючи показання свідків і очевидців, дотримуйтеся форми протоколу, яка прийнята у вашій організації.
Запишіть максимально вичерпну інформацію.запишіть все, що можете згадати. Чим більше деталей-тим краще, так ви не залишите лазівок для людей, які мають намір інтерпретувати звіт в помилковому тлумаченні. Не турбуйтеся, що ваш звіт буде занадто довгий і багатослівний. Ваше завдання-описати повну картину того, що сталося.
Будьте обережні.не записуйте в звіт ніяких фактів, в достовірності яких ви не впевнені. Записуйте свідчення з чужих слів, як свідчення з чужих слів. Наприклад, якщо свідок стверджує, що бачив, як хтось перестрибнув через паркан і втік, можна записати, що те, що трапилося описано зі слів свідка, але не є доведеним фактом.
Пишіть зрозуміло.не використовуйте для опису подій хитромудру мову з багатозначними оборотами. Викладайте події короткими, істотними пропозиціями, що мають відношення до того, що трапилося. Не залишайте можливості для двозначних тлумачень.^{[2]X
Джерело інформації}
- Не пишіть:»я думаю, що підозрюваний хотів повернутися до своєї дружини, і мені здавалося, що у нього були погані наміри, коли він підійшов до неї і схопив її". Запишіть сухо і точно:»підозрюваний (впишіть ім'я) підійшов до своєї дружини (ім'я) і з силою схопив її за руку".
Будьте чесні.навіть якщо ваша реакція і врегулювання ситуації не викликає гордості, ваше завдання – підготувати чесний звіт. Якщо ви запишіть щось невідповідне істині, це може згодом спливти, погрожуючи Вам навіть кримінальною відповідальністю. Це також може поставити під загрозу всіх людей, що мають відношення до інциденту. Зберігаючи свою чесність, ви дбаєте про власну репутацію, а також про репутацію організації, яку представляєте.^{[3]X
Джерело інформації}

Частина3З 3:

Полірування звіту

Відніміть і відредагуйте ваш звіт.прочитайте весь звіт, щоб переконатися в його зв'язності і простоті розуміння. Перевірте всі факти двічі, включаючи вказівку імен, часу, адрес, номерів ліцензій і т.д. переконайтеся, що ви включили всю необхідну інформацію, необхідну для звітів. Пошукайте явні діри у викладі подій, які слід заповнити.^{[4]X
Джерело інформації}
- Ще раз перевірте граматику і орфографію.
- Видаліть всі суб'єктивні твердження, наприклад, слова, що описують почуття і емоції.
Здайте звіт. знайдіть у вашій організації/департаменті відповідальну особу, якій в повинні здати звіт. Якщо можливо, постарайтеся здати звіт особисто, щоб відповісти на можливі питання, що вимагають прояснення. У тих випадках, коли звіт висилається поштою або e-mail, після його відправки потрібно протягом 10 днів зв'язатися по телефону і переконатися, що звіт отриманий.