Як відповісти на електронний лист із запрошенням на захід

На сьогоднішній день люди все частіше користуються електронною поштою в якості альтернативи традиційним поштовим службам. Саме тому запрошення на заходи (будь то весілля, дні народження, святкові зустрічі або інші події) за допомогою електронних листів стають все більш поширеними. Сьогодні організатори заходів досить часто розсилають електронні листи із запрошеннями. Оскільки такий спосіб оповіщення про подію з'явився не так давно, багато людей не мають уявлення про те, як правильно відповідати на такі листи. На щастя, для цього достатньо визначитися з характером і часом відповіді, підготувати свою відповідь і упевнитися, що Ваш електронний лист буде прочитано.

Частина1З 3:

Як і коли відповідати

Вирішіть, чи готові ви прийняти запрошення.в першу чергу слід визначитися, чи збираєтеся ви відвідати даний захід. Подумайте над цим питанням слід відразу,як тільки прочитаєте запрошення.
- Враховуйте місце проведення Заходу і необхідність поїздок. Наприклад, якщо друзі запрошують вас на весілля в інше місто, то може знадобитися авіапереліт і покупка квитків. Така подорож може виявитися дорогим.
- Переконайтеся, що на цей час у вас не призначені інші справи і заходи.
- Обговоріть можливість вашої присутності з партнером та іншими членами сім'ї. У деяких ситуаціях потрібно підтвердити присутність лише частини запрошених.^{[1]X
  Джерело інформації}
Визначте тип події. Різні заходи передбачають різний тон і ступінь офіційності вашої відповіді. Отже, оцініть тип події до відповіді на запрошення, щоб не допускати соціальної помилки.
- Неофіційний Захід. Наприклад, ви отримали лист у вільному стилі, в якому сусід запрошує вас на барбекю з нагоди важливої для нього події. Для такого заходу цілком доречний неофіційний тон відповіді, але відповідати слід без зволікання.
- Офіційний захід. Запрошення на весілля і вечірки з нагоди дня народження або ювілею вимагають офіційного тону відповіді.^{[2]X
  Джерело інформації}
Відповідайте своєчасно.оцініть свої плани і прийміть рішення, після чого надайте своєчасну відповідь. Зрештою, саме своєчасність є одним з найголовніших аспектів відповіді на запрошення. Важливо заздалегідь повідомити людину про вашу присутність або відсутність на заході.
- Знайдіть в листі час, до якого потрібно дати відповідь. Це не побажання, а точна і цілком конкретна прохання.
- Відповідайте при першій же можливості. Якщо запрошуюча сторона просить вас дати свою відповідь протягом одного або двох місяців, то це не означає, що відповідати слід через даний період часу. Прийміть тверде рішення і повідомте свою відповідь якомога швидше.^{[3]X
  Джерело інформації}

Частина2З 3:

Як підготувати відповідь

Заповніть рядок теми. виберіть характер і час відповіді, поле чого складіть лист. Перш за все, вкажіть тему у відповідному рядку. У темі необхідно відразу повідомити про присутність або неможливість відвідати захід з урахуванням типу події.
- Для офіційних заходів використовуйте Офіційний тон. Наприклад, вкажіть "Олександр і Катерина змушені відхилити ваше запрошення на ювілей, який відбудеться 11 травня".
- Для неофіційних заходів на кшталт барбекю у сусідів можливий такий відповідь:"не зможемо прийти на пікнік 11 числа".^{[4]X
  Джерело інформації}
Виберіть форму звернення. звернення до адресата листа відіграє важливу роль, так як задає тон всієї відповіді. До того ж, правильно вибране вітання покаже запрошуючій стороні ваше ставлення.
- Вибирайте такі звернення, як" дорогий"," шановна "або"мої дорогі друзі".
- Для неофіційного заходу буде доречним просте звернення до автора запрошення на кшталт"дорогі Олег і Яна".^{[5]X
  Джерело інформації}
Напишіть основну частину листа.основна частина вашого повідомлення-це найважливіша частина відповіді на лист. Вона повинна відображати тон події і давати пряму відповідь на запрошення. Так, можливі наступні варіанти:
- Неофіційна подія та неофіційна відповідь:"ми дуже вдячні за запрошення на пікнік, але в цей день нас не буде в місті".
- Офіційний захід і офіційна відповідь:"Сім'я Петрових приймає запрошення на весілля Олексія і Марини, яка відбудеться 5 листопада 2018 року". Ще один приклад:"Валентин і Ольга Лебедєви з радістю приймають запрошення на ювілей весілля подружжя Агапових".
- Приклад офіційної відмови:"Сім'я Хохлових не зможе бути присутнім на весіллі Олексія і Марини 5 листопада 2018 року".^{[6]X
  Джерело інформації}
Залиште підпис і вкажіть своє ім'я.після тексту листа необхідно залишити підпис до нього. Це не просто формальність, адже підпис відображає характер ваших відносин із запрошуючою стороною і ставлення до людини.
- Виберіть офіційний підпис на кшталт" з повагою"," Ваш вірний друг"," Щиро ваш "або"з найкращими побажаннями".
- Використовуйте неофіційну підпис на кшталт "твій друг", "всього найкращого"або" всіх благ".
- Вибирайте такий підпис, який відповідає згоді або відмови на кшталт "з жалем" або "з вдячністю".
- Вкажіть своє ім'я після завершальної фрази. Якщо Захід неофіційне, можна лише вказати своє ім'я з іменами інших запрошених. Ваша відповідь на офіційне запрошення повинна містити імена всіх запрошених і прізвище після останнього імені. У деяких випадках на зразок близьких відносин із запрошуючою стороною можна написати "Сім'я Петрових" без Імен.^{[7]X
  Джерело інформації}

Частина3З 3:

Автоматизовані листи та можливі проблеми

Виберіть відмову або згоду, Якщо лист містить автоматизовані кнопки.організатори офіційних заходів все частіше користуються послугами автоматизованих служб розсилки запрошень. Якщо людина скористався таким сервісом, то ймовірно, що лист відправлено третьою стороною. До того ж, в повідомленні можуть бути вбудовані кнопки для швидкої відповіді з написами на кшталт "погодитися" і "відмовитися".
- В такому випадку немає необхідності писати відповідь організатору заходу.
- Після вашої згоди або відмови відповідна інформація буде відправлена сторонній службі, після чого вона пересилається організатору заходу.
- Автоматизовані служби розсилки запрошень часто використовуються в ситуації з напівофіційними подіями на кшталт вечірки з нагоди для народження або свята.
Виберіть функцію "підтвердити отримання".якщо ви хвилюєтеся, що людина може не побачити вашу відповідь, то натисніть кнопку "Підтвердити отримання" на екрані складання листа. Завдяки такій функції ваша служба електронної пошти створить підтвердження, коли одержувач зможе прочитати або отримати вашу відповідь. Ви будете знати, що людина отримала вашу відповідь.
- Залежно від сервісу електронної пошти кнопка може перебувати в різних частинах екрану.
- Не всі служби мають таку функцію.^{[8]X
  Джерело інформації}
Надішліть додатковий лист, якщо ваші плани змінилися.у рідкісних випадках з'являється необхідність змінити вашу відповідь. Якщо ви відповіли згодою, але через якийсь час виникли нові обставини, або після відмови у вас з'явилася можливість відвідати захід, то слід зв'язатися із запрошуючою стороною і повідомити цю новину.
- Якщо ви випадково натиснули кнопку "погодитися", то відправте відповідь і повідомте про помилку.
- Якщо потрібно відмовитися від раніше прийнятого запрошення, зв'яжіться з запрошуючою стороною. Наприклад, надішліть електронний лист з темою " змінений відповідь на запрошення "і текстом на кшталт" У зв'язку з непередбаченими обставинами Анна І я не зможемо бути присутнім на 20-й річниці вашого весілля 14 серпня. Приносимо свої вибачення і сподіваємося на швидку зустріч".
- Якщо ви хочете прийняти запрошення після відмови, то повідомте про це. Наприклад, надішліть листа з темою "змінений відповідь на запрошення" і текстом "Я буду дуже радий відвідати ваш захід, якщо у вас є можливість прийняти ще одного гостя".
- Повідомляйте про зміни якомога швидше. У випадку з неофіційним заходом відповідь можна змінити за кілька днів до події, тоді як про вашу присутність або відсутність на офіційному заході на кшталт весілля слід повідомити хоча б за місяць до такої події.^{[9]X
  Джерело інформації}