Як написати діловий лист своїм клієнтам: 10 кроків

Частина2 З 2:

Як написати діловий лист

1. 
   Визначте цільову аудиторію.Тон листа завжди повинен залишатися професійним незалежно від аудиторії, але вибір слів і мовних засобів залежить від адресата листа. Якщо лист призначається для відділу кадрів іншої компанії, тоді слід використовувати більш офіційну мову. При зверненні до конкретного клієнта можна вдатися до неформального і простого мови.^[5]

   • Також це дозволить вам уникнути непорозумінь. Не використовуйте терміни, які незрозумілі читачеві. Наприклад, клієнти можуть не знати скорочення, які використовуються для космічної програми у вашій компанії, тому не використовуйте їх у листі.
   • Найголовніше правило ділового листа-текст повинен бути зрозумілим, лаконічним і чемним.
2. 
   Вкажіть мету листа в першому рядку. Обміркуйте мета листа. Ви хочете повідомити нову адресу офісу? Нагадати клієнту про заборгованість? Дати відповідь на скаргу? Пам'ятайте про це, коли вам потрібно буде скласти перше речення листа. Не використовуйте розмиті формулювання і відразу переходите до суті.

   • Пишіть від першої особи, якщо висловлюєте свою думку в якості власника компанії. Пишіть від другої особи, якщо звертаєтеся від імені компанії або організації.^[6]
   • Використовуйте недвозначну заяву на кшталт:" справжнім повідомляємо", — або:"справжнім хочемо дізнатися наступне". Пишіть від першої особи — якщо ви звертаєтеся як власник компанії на кшталт: "Хочу звернутися до вас", - або: "нещодавно мені стало відомо ..., тому я б хотів ...".
   • Наприклад, ви (власник компанії) хочете повідомити Ніні Сєрової про заборгованість за один місяць. Почніть лист так:"Хочу повідомити Вам, що станом на березень 2015 року на Вашому рахунку є заборгованість".
   • Якщо ви співробітник компанії і відповідаєте на скаргу клієнта з приводу космічної програми вашої компанії, то почніть Так: "Ми отримали Ваші зауваження щодо нашої Програми колонізації Марса".
   • Іноді потрібно повідомити читачеві, що він переміг у змаганні або отримав місце в навчальному закладі. Почніть так: "радий повідомити...", — або: "з радістю повідомляємо...".
   • Якщо потрібно повідомити неприємні звістки, почніть з такої фрази: "з сумом повідомляємо Вам...", — або: "після ретельного розгляду було вирішено...".^[7]
3. 
   Використовуйте дійсну заставу.в офіційній промові часто використовується страдательний заставу, проте він може зробити текст листа монотонним або незрозумілим. Дійсна застава дозволяє подавати інформацію рішучим тоном.^[8]

   • Приклад страждального застави: "які кроки можуть бути зроблені?"У цьому випадку підмет "кроки" не є виконавцем дії, а відчуває дію на собі.
   • Приклад дійсного застави: "які кроки ми можемо зробити?"У цьому варіанті використана дійсна застава, яка дозволяє чітко і ясно донести думку.
   • Часом страждальний заставу дозволяє донести вашу думку і не привертати зайвої уваги до помилки або непривабливого факту. Використовуйте його тільки в даному випадку. Зазвичай дійсний заставу більш кращий.^[9]
4. 
   Посилайтеся на попередні події або спілкування з читачем.можливо, раніше ви вже повідомляли Ніні Сєрової про заборгованість. Читач міг висловлювати своє незадоволення вашою космічною програмою на минулій конференції. Якщо ви вже спілкувалися, то нагадайте про цей факт. Читач зможе відновити в пам'яті важливі деталі, а ваш лист виявиться набагато більш важливим і невідкладним.^[10]

   • Використовуйте фрази на кшталт: "відповідно до попереднього листа від..."," дякуємо Вам за своєчасну оплату минулого місяця", — або:"ми були раді почути ваші конструктивні зауваження на конференції в травні".
5. 
   Зверніться з проханням або запропонуйте допомогу.Задайте позитивний тон листа за допомогою ввічливого прохання або запропонуйте допомогу у вигляді співпраці.^[11]

   • Скажімо, ви є власником компанії і хочете переконати клієнта сплатити заборгованість. Використовуйте фразу:"буду вдячний за ваше сприяння і негайну оплату"
   • Якщо ви пишете від імені компанії, то використовуйте фразу:"Ми хотіли б організувати для Вас особисту зустріч з нашим керівником відділу кадрів".
   • Також Запропонуйте відповісти на всі можливі питання і розвіяти сумніви читача. Приклад :" будемо раді відповісти на будь-які Ваші запитання або розвіяти сумніви щодо оплати", - або: "Чи хочете ви дізнатися додаткові подробиці про нашу програму?”
6. 
   Завершіть лист.використовуйте заклик до дії зі свого боку або сторони клієнта. Це може бути вимога погасити борг в зазначений термін або пропозиція організувати зустріч з клієнтом.^[12]

   • Напишіть пропозицію з надією на спілкування в майбутньому: "будемо раді зустрітися з Вами на бюджетній нараді на наступному тижні", — або:"з радістю обговоримо з Вами всі ці аспекти більш детально при зустрічі в нашому офісі".^[13]
   • Вкажіть, якщо до листа додаються документи. Додайте фразу на кшталт:" направляємо Вам рахунок за минулий місяць", — або:"копія космічної програми додається до листа".
   • В кінці використовуйте заключну фразу. Клієнтам найкраще написати:" з повагою", — або:"з найкращими побажаннями".
   • Використовуйте формулювання" з повагою " в офіційних листах до незнайомих людей.
   • Напишіть :" всіх благ", якщо Ви знайомі або співпрацюєте з людиною.
7. 
   Виправте помилки.правильне оформлення і формулювання не будуть грати ніякої ролі, якщо в листі зустрічаються граматичні помилки!^[14]

   • Постарайтеся знайти всі випадки страждального застави і внести відповідні зміни.
   • Зверніть увагу на довгі і незрозумілі пропозиції. У діловому листі діє норма "краще менше, та краще", тому від довгих пропозицій слід відмовитися.