Проведення ефективних ділових нарад може допомогти вашій компанії в отриманні хороших результатів і досягненні поставлених цілей. Щоб ви могли бути впевнені в тому, що ваші наради проходять ефективно, ми пропонуємо вам кілька порад про те, як найкраще слід їх проводити.
Кроки
Виділіть основні моменти наради, склавши його програму.- Важливою складовою ефективної ділової наради є план. Випишіть для себе на папері ключові моменти. Ви можете також видати всім учасникам копію програми заходу, так щоб вони знали, чого їм слід очікувати, і могли краще підготуватися.
- У вашій програмі вам слід позначити мету проведеної зустрічі. Це має бути головний кінцевий результат, на який вона націлена, такий як представлення нової ідеї або обговорення значущого питання. Постарайтеся обмежити кількість пунктів вашої програми. Ви повинні приділити увагу лише найголовнішому.
- Важливою складовою ефективної ділової наради є план. Випишіть для себе на папері ключові моменти. Ви можете також видати всім учасникам копію програми заходу, так щоб вони знали, чого їм слід очікувати, і могли краще підготуватися.
-
Дотримуйтесь вашої програми, коли ви проводите нараду.
- Обов'язково дотримуйтеся свого плану. Якщо зустріч починає відхилятися від запланованої теми, знову поверніть її в потрібне русло.
-
Починайте нараду невідкладно.
- Як тільки підійшов час початку наради-починайте. Це допоможе закріпити вашу роль як лідера, разом з тим дозволяючи раціональніше використовувати час.
-
Встановіть часовий ліміт для вашої наради.
- Засідання не повинно бути занадто довгим; 30 хвилин і менше – це хороша тривалість. Роблячи зустрічі досить короткими, ви показуєте, що є ефективним керівником і використовуєте час з розумом, а ваші учасники будуть більш зосереджені, коли вони знають, що нарада буде нетривалим. Коли відведений час підійде до кінця, завершіть нараду. Ви завжди можете торкнутися залишилися питання під час наступного такого заходу.
-
Запропонуйте учасникам зустрічі поділитися своїми враженнями та побажаннями.
- Задайте питання і дайте можливість бажаючим на них відповісти. Не примушуйте нікого брати участь, але спробуйте злегка надихнути присутніх, щоб почути їхні думки. Якщо висловлюється хтось один, стимулюйте інших, сказавши щось на кшталт: "дуже добре. Хто ще хоче поділитися своєю думкою?", або "Давайте послухаємо кого-небудь ще".
- Не звертайтесь до тих, хто рідко висловлюється, оскільки це може поставити їх у незручне становище. Залучіть їх непрямим чином, сказавши: "Я ціную думку кожного з тут присутніх. Хто ще хоче щось додати?". і подивившись на того, кого ви хочете почути. Це може надихнути його на висловлювання своїх міркувань, а якщо ні-йому не доведеться бентежитися, як якщо б ви звернулися б до нього безпосередньо.
-
В кінці наради підведіть підсумки і резюмуйте ключові моменти.
- Коротко пройдіться з тих питань, які Вами обговорювалися, щоб учасники могли відкласти це в своїй пам'яті. Відмовтеся від будь-яких завдань або вказівок перед завершенням, і закінчите вчасно. Обов'язково подякуйте всім за те, що вони взяли участь.
