1. Головна
    2. Світ роботи
    3. Як написати щотижневий звіт (з ілюстраціями)

Як написати щотижневий звіт (з ілюстраціями)

Щотижневі звіти часто використовуються в підприємствах роздрібної торгівлі, при стажуванні і під час досліджень. Навчіться складати грамотні щотижневі звіти, щоб доступно повідомляти керівникам про свої успіхи.

Частина1З 3:
Правила подачі інформації

  1. Визначте мету звіту. щотижневі звіти можуть бути частиною робочих обов'язків, але бажання зберегти роботу не повинно ставати кінцевою метою звіту. Визначте функції, які покликаний виконувати щотижневий звіт, щоб відображати в ньому значущу інформацію і задіяти найбільш ефективну структуру. [1]
    • Як правило, звіт покликаний інформувати керівників про поточний стан справ і допомагати в прийнятті рішень.
    • Наприклад, якщо ви менеджер в роздрібній мережі, то від вас можуть вимагатися звіти з підсумковими показниками продажів за тиждень. За такими звітами начальник здатний оцінити ефективність праці співробітників, коригувати ціни і аналізувати замовлення.
    • Звіти з дослідницького проекту або стажування дозволяють продемонструвати вашому робітникові або науковому керівнику останні успіхи, поділитися важливими досягненнями або відкриттями.
  2. Визначте цільову аудиторію. неможливо скласти грамотний звіт, якщо не знати, кому він буде призначений і для якої мети. Тільки так можна зрозуміти, яка інформація представляє найбільшу цінність. [2]
    • Уявлення про аудиторію дозволяє грамотно організувати структуру звіту і використовувати самі відповідні слова. Наприклад, звіт для учнів початкової школи буде абсолютно не схожий на текст, призначений для керівників великої корпорації.
    • Також важливо розуміти, які моменти вже відомі потенційному читачеві, а які питання необхідно прояснити або надати додаткові джерела. Наприклад, створюючи звіт з правових питань, який призначений для колегії адвокатів, Вам абсолютно не потрібно надавати докладне пояснення діючих законів. З іншого боку, такі пояснення необхідні, якщо звіт призначений для керівників без юридичної освіти.
    • Якщо звіт складається у зв'язку зі стажуванням, дослідженням або іншим аспектом навчання, то важливо розуміти, що ваша аудиторія — це не професор або науковий керівник, навіть якщо в кінці вони зберуть роботи. Зосередьтеся на суті проекту та конкретній галузі знань, щоб зрозуміти свого читача.
  3. Розташовуйте інформацію в порядку важливості. Незважаючи на лаконічний характер звітів, ваш документ можуть читати не повністю. З цієї причини слід розташовувати найважливіші дані з підсумками І висновками на початку тексту. [3]
    • Наприклад, якщо необхідно порівняти і зіставити три різних торгових марки обладнання і порекомендувати оптимальний варіант, то починайте з підсумків, а потім поясніть свій вибір.
    • Як правило, перша сторінка звіту являє собою короткий огляд результатів, висновків і рекомендацій. Докладні пояснення повинні міститися в основному тексті документа, щоб в разі необхідності читачі могли зрозуміти причини таких висновків.
  4. Усвідомте типову "долю" звіту. у більшості випадків щотижневі звіти необхідні для обліку та діловодства, тому вони просто підшиваються і потрапляють в архів. Краще відразу усвідомити, що звіти вкрай рідко читають від початку і до кінця. [4]
    • Даний факт не є приводом лінуватися або здавати роботу неналежної якості. Ваші звіти стають відображенням вашої трудової етики та особистих якостей. Слабкий звіт напевно помітять, тому слова "я знав, що ви не будете його читати" не стануть гідним виправданням.
    • Весь звіт повинен бути якісним і грамотним, але особливу увагу слід приділити таким елементам тексту, які читають найбільш часто. До них зазвичай відносяться короткий зміст і висновки або рекомендації. Приділіть їм особливу увагу.
    • Важливо розуміти, що роботодавець може не прочитати звіт зовсім не тому, що йому немає справи або звіт не потрібен. Високопоставлені керівники завжди вкрай зайняті, тому здатні виділяти істотну інформацію, яка дозволяє ефективно приймати рішення. Такі особи не стануть читати весь звіт, якщо в цьому немає необхідності, але вони завжди можуть повернутися до нього пізніше.

Частина2З 3:
Структура звіту

  1. Попросіть зразок. у багатьох компаніях прийнятий стандартний формат щотижневого звіту, а менеджери і керівництво звикають отримувати інформацію в певному вигляді. Інший формат звіту може стати причиною плутанини. [5]
    • Будьте особливо уважні зі звітами про продажі. Менеджери звикають до структури звітів і можуть знайти необхідну інформацію по одному погляду на сторінку. Якщо відійти від прийнятого формату, то звіт стане практично марним, адже менеджеру доведеться перечитати весь текст, щоб знайти необхідні відомості.
    • Зверніться до секретаря і попросіть надати вам зразок, щоб не винаходити велосипед заново. Зазвичай в компанії використовується шаблон документа з усіма параметрами, включаючи поля, шрифти, стилі таблиць і абзаців.
  2. Враховуйте метод подання звіту. друкований документ або електронний додаток оформляють зовсім інакше, ніж звіт, який подається в тексті електронного листа. [6]
    • Наприклад, якщо звіт подається у вигляді вкладення до електронного листа, то короткий зміст слід включити в тіло листа. Тоді читачеві не доведеться відкривати вкладення, щоб зрозуміти основну ідею.
    • Для друкованого звіту зазвичай необхідно підготувати супровідний лист або титульний лист, щоб звіт можна було правильно ідентифікувати і підшити.
    • Незалежно від способу подачі Звіту важливо вказати своє прізвище на кожній сторінці і пронумерувати їх у форматі "X з Y". Сторінки можуть легко розділитися, тому важливо знати, на скількох сторінках написаний звіт і хто автор документа.
    • Всю необхідну інформацію можна вказати у верхньому колонтитулі. Наприклад, надрукуйте в ньому: "звіт про продажі Петра Іванова, тиждень 32, сторінка 3 з 7".
  3. Прикладіть короткий зміст. короткий зміст звіту зазвичай вміщується в пару абзаців, а кожен розділ передається одним-двома реченнями. Суть в тому, що найчастіше керівнику досить прочитати лише короткий зміст, щоб прийняти необхідне рішення, якщо ваші висновки збігаються з його припущеннями з даного питання. [7]
    • Важливо, щоб короткий зміст було написано чітким, доступним і лаконічним мовою. Не використовуйте жаргонізми і спеціальні терміни, які вимагають пояснень, навіть якщо читач добре розбирається в галузевій термінології.
    • Короткий зміст складається після завершення інших елементів звіту. Неможливо коротко резюмувати абзаци, які ще не написані, навіть при наявності докладного плану. Під час роботи багато чого може змінитися.
  4. Продумайте структуру абзаців і розділів. визначтеся з форматом і залиште план розділів звіту, який буде відповідати поставленим завданням. [8]
    • План повинен бути логічним і послідовним, а також враховувати потенційних читачів звіту.
    • Як правило, звіт складається з короткого змісту, введення, висновків і рекомендацій, даних і пояснень, а також списку джерел. Розширені звіти можна доповнити додатками з важливими даними і змістом, але щотижневі звіти досить короткі.
    • Кожен розділ повинен зачіпати одне питання. Кожен абзац в рамках розділу описує одну ідею. Так, якщо розділ щотижневого звіту про продажі називається "популярні бренди одягу для дітей", то КОЖНІЙ моделі слід приділити один абзац. Якщо потрібно окремо вказати одяг для хлопчиків і дівчаток, використовуйте підрозділи (з відповідними підзаголовками) для кожного бренду, всередині яких приділіть один абзац на одяг для хлопчиків і один на одяг для дівчаток.
  5. Створіть титульний лист або супровідний лист. для коротких звітів титульний лист не потрібно, але докладний звіт слід забезпечити окремим листом із зазначенням автора звіту і коротким описом завдання. [9]
    • Титульний аркуш відрізняється від короткого змісту, оскільки фактично містить тільки ті відомості, які потрібні для правильної реєстрації та підшивки звіту.
    • В організації може існувати стандартний шаблон титульного аркуша для щотижневих звітів. В такому випадку дотримуйтесь встановлених правил.
    • На титульному аркуші слід вказати назву або опис звіту (наприклад, "щотижневий звіт про продажі"), прізвище укладача і всіх співавторів, назву компанії, дату складання або подання звіту.

Частина3З 3:
Переконливі слова і формулювання

  1. Придумуйте грамотні заголовки і підзаголовки. такі елементи звіту дозволяють читачеві швидко знаходити необхідні розділи та додаткову інформацію, яка допоможе зрозуміти висновки та рекомендації. [10]
    • Заголовки і підзаголовки розділів повинні точно і зрозуміло описувати вміст.
    • Наприклад, в щотижневому звіті про продажі можна використовувати розділи "загальні тенденції в жіночому одязі", "тенденції в чоловічому одязі" і "популярні бренди дитячого одягу". Потім в рамках кожного розділу можна виділити підрозділи, назви яких будуть відображати чіткі тенденції або назви популярних брендів.
    • Використовуйте єдині граматичні конструкції для всіх заголовків, щоб звіт виглядав логічним і послідовним. Наприклад, якщо перший заголовок сформульований як "кращі товари з чоловічої колекції", то наступний заголовок повинен бути "лідируючі позиції в жіночому одязі", а не "показники продажів товарів для жінок".
  2. Використовуйте прості і зрозумілі пропозиції. ваш звіт повинен складатися з пропозицій зі стандартною структурою "підмет, присудок доповнення", щоб ясно висловлювати ваші думки і демонструвати впевненість в зроблених висновках і рекомендаціях. [11]
    • Перечитайте чорновий варіант і викресліть всі зайві слова. У кожному реченні знайдіть виконавця дії і помістіть його перед дієсловом. Схематично пропозиції повинні мати вигляд"хто робить що".
    • Позбавтеся від надлишкових слів і словосполучень на кшталт "на сьогоднішній день", "з тією метою, щоб" або "на предмет наявності".
    • Такий стиль може здатися нудним, але перед вами не стоїть завдання розважити читача. Для звіту набагато важливіше ефективно донести ключові аспекти і висновки.
  3. Висновки повинні бути об'єктивними і неупередженими. у звіті нерідко потрібно надати рекомендації, але вони повинні грунтуватися на фактах, а не особистій думці і відчуттях. Важливо переконувати читача незаперечними доказами і ясністю думки. [12]
    • Не використовуйте прикметники, а також інші слова і фрази з яскраво вираженою позитивною або негативною емоційною забарвленням. Зосередьтеся на фактах і здоровому глузді.
    • Наприклад, у звіті ви рекомендуєте підвищити на посаді одного з менеджерів з продажу. Підкріпіть свою рекомендацію фактами, які продемонструють, що людина дійсно заслуговує підвищення, але не приводьте суб'єктивну думку і не волайте до емоцій. "Аліна регулярно показує кращі результати, хоча працює лише 15 годин на тиждень" переконливіше, ніж "Аліна дуже доброзичлива і завжди намагається, при цьому вона змушена працювати не повний тиждень, оскільки доглядає за літніми батьками".
  4. Використовуйте переконливі дієслова. якщо текст написаний в дійсному заставі, то дія в реченні виражається одним словом — дієсловом. Використовуйте ємні і переконливі дієслова, які чітко описують дію. [13]
    • Бажано віддавати перевагу простим дієсловам. Наприклад," продавати "завжди краще, ніж"реалізовувати".
    • Іноді необхідні дієслова, що виражають розумові процеси-думати, знати, розуміти, вірити, але в цілому вони поступаються дієсловам дії. Спробуйте розгорнути своє твердження і перетворити його в дію. Наприклад, ви написали пропозицію "я вважаю, що в наступні місяці показники продажів зростуть". Розгорніть твердження і окресліть причини для такого припущення. Переформулюйте пропозицію: "як показує практика, в сезон свят продажі збільшуються. Прогнозую, що в листопаді і грудні показники продажів зростуть".
    • Текст повинен бути орієнтований на дію. Перечитайте звіт, постарайтеся позбутися від зайвих прийменників і замініть надлишкові слова переконливими дієсловами. Наприклад," надати допомогу "можна замінити на" допомагати", а замість" забезпечувати захист "скажіть"захищати".
  5. Не використовуйте страждальний заставу. пасивна форма викреслює з пропозиції суб'єкта дії, а на перший план виходить об'єкт. У деяких ситуаціях пасивний заставу необхідний з політичних або дипломатичних міркувань, але найчастіше він робить текст заплутаним і туманним. [14]
    • Дійсна застава дозволяє підкреслити виконавців дії і показує читачеві відповідальних осіб.щоб оцінити важливість даного аспекту, уявіть, що в газетній статті про пожежу вам попалася така пропозиція: "на щастя, всіх дітей вдалося врятувати". Необхідно зрозуміти, хто ж врятував цих дітей. Якби пропозиція мала вигляд "місцевий вчитель Іван Петров кілька разів повертався в палаючу будівлю інтернату І врятував усіх дітей", то справжній герой виходить на перший план.
    • Також дійсний заставу дозволяє знайти відповідального за негативні наслідки. Фраза" були допущені деякі помилки " змусить роботодавця дивуватися, хто ж зробив помилки і кого слід покарати. Якщо це ви зробили помилки, тоді визнайте відповідальність і прийміть наслідки.
    • Звертайте увагу на дієслово "бути", щоб відшукати пропозиції з пасивним заставою. Якщо вам вдалося їх знайти, то визначте виконуване дію і особа, яка його здійснює, після чого змініть порядок слів.
  6. Використовуйте наочні способи вираження даних. схеми і графіки сприймаються набагато простіше і розташовуються відразу після абзацу з такою інформацією (особливо, якщо такі дані містять велику кількість цифр). [15]
    • Вибирайте відповідні візуальні засоби, які спрощують читачеві завдання і працюють на мету звіту.
    • Наприклад, використовуйте лінійний графік, щоб показати зростання продажів вовняних пальто. Таке представлення даних набагато ефективніше таблиці з кількістю одиниць товару, проданого за кожен місяць, оскільки в таблиці читач змушений тримати в розумі всі цифри і порівнювати їх між собою, щоб виявити тенденції. Одного погляду на графік буде достатньо, щоб зрозуміти суть.
    • В першу чергу людина завжди звертає увагу на візуальні елементи. Всі графіки і схеми повинні бути чіткими і акуратними, правильно розташовуватися на сторінці. Використовуйте тільки ті елементи, які дійсно підтверджують ваші висновки і рекомендації.
  7. Не використовуйте жаргонізми. кожна галузь знань або діяльності має свою неминучу термінологію, а також модні слівця, які часто використовуються в книгах і статтях. Іноді вони корисні, але в більшості випадків жаргон лише заважає чітко і грамотно висловити основну думку. [16]
    • Спробуйте скласти список професійних жаргонізмів, щоб не зловживати такими словами в звіті. Завершіть роботу над текстом і виконайте пошук за ключовими словами, щоб замінити небажані лексичні одиниці.
    • Слід розуміти, що велика кількість модних слівець не покаже читачеві, ніби ви "в темі", а справить зворотний ефект. Директор і менеджери часто старше рядових співробітників і бачили на своєму віку чимало таких слів. Якщо зловживати жаргонізмами, то вони вважатимуть, що ви занадто ліниві, погано розбираєтеся в темі або просто хочете справити враження.
    • Також краще не використовувати занадто складні терміни. Наприклад, звіт з правового спору не повинен містити надмірної кількості юридичної заумі.
  8. Виправте всі помилки. велика кількість помилок і граматичних помилок лише відволікають читача і створюють негативне уявлення про автора. Заздалегідь напишіть чернетку звіту, щоб у вас залишився час для роботи над помилками. [17]
    • Виконайте перевірку орфографії та граматики в текстовій програмі на комп'ютері, однак не потрібно покладатися тільки на автоматичні виправлення. Такі програми можуть пропустити чимало помилок, особливо в схожих словах ("печатки" замість "рукавички").
    • Прочитайте звіт задом наперед, щоб знайти всі помилки. Якщо вам близька тема звіту, то не помітити помилку дуже просто, адже мозок може автоматично "додумувати" відсутні в тексті слова або букви. Прочитайте задом наперед, щоб сприймати окремі слова.
    • Читайте звіт вголос, щоб помітити помилки і стилістичні недоліки. Якщо не вдається прочитати речення або абзац без запинки, то ймовірно, що ваш текст перевантажений, і читач теж буде збиватися. Перепишіть невдалі пропозиції.

Джерела

  1. ↑ Http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
  2. ↑ Http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
  3. ↑ Http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
  4. ↑ Http://www.jamesabela.co.uk/bus/reportwriting.html
  5. ↑ Http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
  6. ↑ Http://www.jamesabela.co.uk/bus/reportwriting.html
  7. ↑ Http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
  8. ↑ Http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
  9. ↑ Http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
  1. ↑ Http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
  2. ↑ Https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/635/01/
  3. ↑ Http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
  4. ↑ Http://www.cs.columbia.edu/~hgs/etc/writing-bugs.html
  5. ↑ Https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/652/1/
  6. ↑ Http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
  7. ↑ Https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing
  8. ↑ Http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf

Ще почитати: