1. Головна
    2. Світ роботи
    3. Як написати план робіт: 8 кроків (з ілюстраціями)

Як написати план робіт: 8 кроків (з ілюстраціями)

План робіт-це короткий опис цілей і дій, за допомогою яких людина або група людей можуть досягти поставлених цілей, і опис, який допомагає читачеві краще зрозуміти всю широту проекту. План робіт, неважливо, використовуваний в робочих або академічних цілях, допоможе організовано працювати над проектом. За допомогою плану робіт ви розбиваєте весь процес на невеликі, здійсненні цілі і визначаєте етапи, через які вам потрібно пройти. Щоб бути готовими до майбутніх проектів, навчіться писати робочий план.

Кроки

  1. Виділіть мету плану робіт. План робіт пишеться з різних причин. Щоб ви могли правильно підійти до справи, заздалегідь позначте цілі. [1] майте на увазі, що більшість робочих планів розраховані на певний період часу (наприклад 6 місяців або 1 рік).
    • На робочому місці робочий план допомагає начальнику знати, над чим співробітник буде працювати протягом декількох наступних місяців. Такий план, як правило, складають відразу після щорічного звіту про результати роботи або перед тим, як команда приступає до великого проекту. Робочий план може також бути результатом засідання, присвяченого стратегічному плануванню, яке організація проводить на початку календарного або фіскального року.
    • В академічній сфері робочий план може допомогти студентам створити робочий розклад для великого проекту. Він також може допомогти викладачам спланувати матеріали курсу на семестр.
    • В особистому проекті робочий план допоможе вам описати, що потрібно робити, як ви плануєте це робити і до якої дати ви плануєте закінчити. Персональний робочий план, хоч це і необов'язково, допоможе стежити за вашими цілями і досягненнями.
  2. Напишіть вступ і основу плану. у професійному робочому плані вам потрібно буде написати вступ і основу. Це дасть вашому керівнику або менеджеру інформацію, необхідну для впровадження робочого плану. Написання плану та основи, як правило, необов'язково для академічного робочого плану.
    • Вступ повинен чіпляти і бути коротким. Нагадайте вашому начальству, навіщо ви пишете цей робочий план. Уявіть специфіку проекту (- ів), над яким ви будете працювати протягом цього періоду часу.
    • У передумовах потрібно виділити причини, за якими ви створюєте цей робочий план. Наприклад, викладіть деталі або статистику останніх звітів, виділіть цілі які повинні бути поставлені або складіть список рекомендацій або звітів, отриманих вами з минулих робочих проектів.
  3. Визначте цілі та завдання. цілі та завдання взаємопов'язані, і обидва ці аспекти вказують на те, що ви сподіваєтеся зробити під час виконання робочого плану. Однак пам'ятайте також і різницю між ними; цілі більш загальні, а завдання більш конкретизовані. [2]
    • Цілі повинні давати загальне уявлення про Ваш проект. Включіть в список бажаний кінцевий результат вашого робочого плану. Він повинен бути загальним; наприклад, поставте мету закінчити наукову роботу або дізнатися більше про написане.
    • Завдання повинні бути здійсненними і конкретними. Іншими словами, потрібно зробити так, щоб ви могли викреслювати їх зі списку в міру виконання. Наприклад, знайти людей на інтерв'ю для дослідження буде хорошим завданням.
    • У більшості робочих планів, якщо завдання сильно відрізняються, їх поділяють наКороткострокові , Середні і Довгострокові завдання. Наприклад, короткострокове завдання компанії збільшити аудиторію на 30% за три місяці, може сильно відрізнятися від довгострокового завдання за наступний рік зміцнити впізнаваність бренду в соціальних мережах. [3]
    • Завдання зазвичай пишуть в дійсному заставі і з використанням дієслів дії зі специфічними значеннями ("планувати," "писати," "збільшити," і "виміряти") замість дієслів з розпливчастими значеннями ("вивчити," "зрозуміти," "дізнатися" і так далі). [4]
  4. У своєму робочому плані керуйтеся цілями "SMART" . SMART-це скорочення, яке використовується окремими особистостями, які прагнуть до більш реальних, практичних результатів робочого плану. [5]
    • Конкретика (Specific). що саме ми будемо робити і для кого? Продумайте для якої верстви населення ви будете надавати послуги і що конкретно ви будете робити, щоб допомогти цим людям.
    • Вимірність (Measurable). чи можна це виміряти, дати оцінку? Чи можете ви підрахувати результати? Чи структурували ви робочий план так ,щоб " рівень здоров'я в Південній Африці підвищився в 2020?"або структурували ви його так ,щоб" випадки ВІЛ/СНІД серед новонароджених в Південній Африці зменшився на 20% до 2020?"
      • Пам'ятайте, що основні дані повинні бути обчислювані, написані в цифрах. Якщо ви не знаєте коефіцієнт захворюваності на ВІЛ / СНІД серед новонароджених в Південній Африці, буде неможливо з упевненістю стверджувати, що цей рівень знизився на 20 %.
    • Досяжність (Attainable). Чи можемо ми це зробити за відведений час з урахуванням ресурсів, які нам доступні? враховуючи труднощі, завдання має бути реальним. Збільшення продажів на 500% реально, тільки якщо ви представляєте маленьку компанію. Для компанії, що домінує на ринку, збільшення продажів на 500% практично неможливо.
      • У деяких випадках потрібно проконсультуватися з експертами або знавцями, щоб переконатися, чи реальні завдання вашого робочого плану.
    • Актуальність (Relevant). чи буде це завдання ефективним для бажаної мети та стратегії? Так, для загального здоров'я важливо вимірювати зріст і вагу старшокласників, однак чи призведе це безпосередньо до змін у психічному здоров'ї? Переконайтеся, що завдання і методи чітко і ясно взаємопов'язані між собою.
    • Обмеженість у часі (Time-bound). коли завдання буде виконано і/або коли ми будемо знати, що справа зроблена? встановіть кінцеву дату проекту. Позначте умови, що при певному доході, коли всі результати будуть досягнуті, проект закінчується передчасно.
  5. Створіть перелік ресурсів. Включайте все, що буде необхідно для виконання поставлених завдань і цілей. Залежно від призначення робочого плану, ресурси будуть відрізнятися.
    • Наприклад, на робочому місці ресурси можуть включати фінансовий бюджет, персонал, консультантів, будівлі або кімнати і книги. Детальний бюджет може бути зайвим, якщо ваш робочий план більш формальний.
    • В академічній сфері ресурси можуть включати доступ до різних бібліотек; такі матеріали для дослідження, як книги, газети і журнали; доступ до комп'ютера і Інтернету; професори і окремі особистості, які можуть допомогти вам, якщо у вас виникнуть питання.
  6. Позначте будь-які обмеження. обмеження-це будь-які перешкоди, які можуть встати у вас на шляху до досягнення цілей і завдань. Наприклад, якщо ви працюєте над дослідженням для школи, може вийти так, що у вашому розкладі не буде достатньо часу на дослідження і перевірку правопису. З цієї причини, можливо, у вас виникнуть труднощі з розкладом і вам доведеться переглянути його, щоб успішно закінчити свій робочий план.
  7. Визначте, хто відповідальний. відповідальність-перша необхідність для гарного плану. Хто відповідальний за виконання кожного завдання? У вас може бути команда людей, що працюють над завданням, але одна людина повинна обов'язково відповідати за те, щоб завдання виконувалося вчасно.
  8. Викладіть свою стратегію. перегляньте свій робочий план і вирішіть, як ви будете використовувати свої ресурси, щоб подолати всі перешкоди і досягти поставлених цілей і завдань.
    • Перерахуйте специфічні дії. Виділіть, що повинно бути зроблено в кожен з днів тижня для виконання ваших завдань. [6] також створіть список кроків, які потрібно буде зробити. Щоб тримати цю інформацію впорядкованою, візьміть до уваги можливість використання програмного забезпечення для менеджменту або особистого календаря.
    • Складіть розклад. Так, можна просто скласти приблизний графік роботи, однак ви повинні розуміти, що можуть статися непередбачені речі, для запобігання яких необхідно залишити місце в розкладі.

Поради

  • Якщо у вас особливо великий проект, позначте основні моменти проекту. Основні моменти - це ті певні завдання, які необхідно виконати в ході проекту. Вони також можуть бути якимись відправними точками, які допоможуть вам побачити, скільки вже зроблено і чи не збилися Ви зі шляху, наміченого в робочому плані. [7]
  • Зробіть так, щоб робочий план працював на вас. Робочий план може бути настільки детальним і розгорнутим, наскільки ви захочете його зробити. Його можна написати на папері або розробити за допомогою програмного забезпечення, задіявши графіки і різні кольори. Використовуйте те, що найбільш ефективно і прийнятно для вас.

Джерела

  1. ↑ Http://cec.vcn.bc.ca/cmp/modules/pm-pln.htm
  2. ↑ Http://www.businessdictionary.com/definition/objective.html
  3. ↑ Https://smallbusiness.co.uk/short-mediumand-longterm-objectives-27759/
  4. ↑ Http://rootedinrelationships.org/file_download/inline/1301eeee-df67-48b0-8445-f7daed9331b8
  5. ↑ SMART" objectives
  6. ↑ Https://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/strategic-planning/identify-action-steps/main
  7. ↑ https://www.projectmanager.com/blog/milestones-project-management

Ще почитати: