Ці поради стануть в нагоді всім, хто надає посередницькі послуги в проведенні нарад або організовує їх самостійно. В обов'язки організатора входить запрошення учасників і забезпечення їх всім необхідним для максимально ефективної роботи. Організатор також несе відповідальність за хід самої наради. Він повинен забезпечити максимальну концентрацію на темі зустрічі, утримуючи учасників від переходів на особистості та обговорення правил проведення зустрічі. Цей матеріал полегшить організацію і проведення наради, щоб воно було успішним.
Кроки
Метод1З 9:
Розробіть Порядок денний
Метод1З 9:
Вкажіть час початку і закінчення наради, а також обмеження за часом для обговорення кожного питання. Учасники наради сприймуть це, як прояв чемності з Вашого боку.-
Запитайте у співробітників вашої організації або у особи, яка скликає нараду, які теми потрібно включити до порядку денного, а також попросіть дати короткий опис кожного питання.
Метод2З 9:
Розішліть запрошення
Метод2З 9:
-
Найкращим способом розсилки запрошень є електронна пошта, особливо якщо у ваших співробітників встановлена програма, що поєднує поштові функції з календарем і нагадуваннями.
-
Вкажіть крайній термін для резервування місць. це дозволить підготувати Ннеобхідну кількість ресурсів, щоб не переривати нараду для підготовки відсутніх матеріалів.
Метод3З 9:
Підготуйте місце проведення наради
Метод3З 9:
-
Щоб нарада пройшла гладко, потрібно правильно підготувати приміщення. орендуючи приміщення, яке часто використовується для нарад (наприклад, в залі готелю або спеціальній сервісній службі), можна розраховувати, що місцевий персонал добре обізнаний і знає нюанси підготовки приміщення.
- Лекційна розстановка – крісла виставляються в ряди таким чином, щоб лектор знаходився в центрі уваги. Таке розміщення особливо ефективно, якщо головною метою є повідомлення якоїсь інформації.
- Театральна розстановка - в передній частині кімнати встановлений Президія (стіл, за яким сидять виступаючі і експерти). Розстановка стільців інших учасників нагадує лекційну.
- Шкільна розстановка – перед рядами стільців встановлені столи, пощзволяющие учасникам наради вести записи в ході виступів. Центр уваги зосереджений на мовця.
- Круглий стіл. Виберіть таку розстановку, якщо учасники повинні виступати в якості окремих команд, а також для стимуляції обміну думок між групами або окремими учасниками.
- Виставте стіл у формі U. це стиль залу засідань ради директорів, що дозволяє учасникам бачити один одного і взаємодіяти при необхідності.
- Якщо планується відкрита зустріч, що передбачає комунікацію зі слухачами, поставте стільці в коло, в центрі якого буде Виступаючий.
Метод4З 9:
Забезпечте для наради необхідний інструментарій
Метод4З 9:
-
Повна підготовка наради включає в себе комплект з ручок, блокнотів, робочих посібників, роздаткових матеріалів і всього іншого, що може знадобитися в ході наради.
-
Відведіть місце для питань. це може бути плакатний лист або дошка, на якій учасники зможуть записати свої питання або прикріпити їх, використовуючи клеяться паперові стікери. Учасники зустрічі будуть знати, що в певний час вони отримають відповідь на свої питання, і нарада пройде більш гладко.
-
Підготуйте напої та закуски для учасників тривалої наради. для нетривалих нарад досить поставити на кожному столі пляшки з водою і вазочку з солодощами.
Метод5З 9:
Підготуйте опитувальний лист або анкету
Метод5З 9:
-
Учасники наради можуть оцінити його якість безпосередньо після зустрічі, або ж заповнити анкету і надіслати її електронною поштою через 1-2 дні.
-
Оціночні листи та анкети дозволяють визначити, як нарада була сприйнята його учасниками.
Метод6З 9:
Надішліть нагадування про заплановану нараду
Метод6З 9:
-
Розсилка нагадувань виконується в останній день реєстрації учасників або за 1-2 дні до цього.
-
Попросіть повідомити, якщо у когось змінилися плани і вони змушені відмовитися від участі.
Метод7З 9:
Почніть зустріч точно за графіком
Метод7З 9:
-
Запізнилися на зустріч здатні "наздогнати", але змушувати інших чекати вважається грубістю.
-
На початку зустрічі зробіть організаційні оголошення, включивши інформацію про час перерв і обіду, розташування туалетів, а також щоб повідомити, де і як учасники наради можуть задавати свої питання.
Метод8З 9:
Дотримуйтеся теми зустрічі
Метод8З 9:
-
Організатор наради повинен направляти учасників до тематики зустрічі. дозволяючи виходити на суміжні теми, ви ризикуєте зірвати графік роботи.
-
Дотримуйтесь призначеного часу для перерви та обіду.
Метод9З 9:
Відповідайте на максимально можливу кількість питань
Метод9З 9:
-
Зберіть питання, залишені учасниками наради. передбачте достатньо часу на відповіді, щоб задовольнити інтерес якомога більшої кількості людей.
-
Після зустрічі залишайтеся в межах доступності, щоб до вас могли підійти учасники зустрічі, які посоромилися говорити в присутності інших людей, або ті, у кого є специфічні питання, що вимагають обговорення віч-на-віч.
-
Нагадайте учасникам наради про необхідність заполонити анкету або опитувальний лист, і подякуйте їм за участь у нараді.
