Уміння скласти довідковий документ може виявитися корисним навиком для студентів, ділових людей, політиків і громадських діячів. Як правило, в довідковому документі описується певна проблема і її передумови, висуваються пропозиції щодо її вирішення, перераховуються вже використані кошти і рекомендації щодо поліпшення ситуації. Якісний довідковий документ повинен бути коротким, добре структурованим, в ньому повинні описуватися найважливіші факти і примітні рішення. Ось послідовний опис процесу складання довідкового документа.
Кроки
Опишіть проблему.- Виділіть причини і симптоми. Розуміння причини допоможе вирішити проблему. Наприклад, на перший погляд може здатися, що молоді сільські дівчата не бажають відвідувати школу. При більш ретельному розгляді з'ясовується, що у них немає транспорту, щоб дістатися до школи, або що дорога до школи занадто небезпечна.
- Резюмуйте опис проблеми. Будьте короткі. Спочатку опишіть причину проблеми, а потім її симптоми. Наприклад, розкажіть про відсутність громадського транспорту і небезпечних дорогах. Потім поясніть, як ці проблеми впливають на низьку відвідуваність школи учнями, і, нарешті, про те, що низький рівень освіти створює несприятливі економічні перспективи для дівчат.
-
Ідіть назустріч вашій аудиторії.
- Пишіть простою доступною мовою. Враховуйте інтереси читачів вашого довідкового документа і їх ставлення до проблеми. Використовуйте стиль мови, який буде їм доступний, уникаючи технічних термінів і деталей, які можуть бути їм незрозумілі.
- Відповідайте на запитання ваших читачів. Подумайте про те, які питання можуть виникнути у читачів, і постарайтеся відповісти на них у вашому довідковому документі. Якщо в проблемі задіяні складні процеси, опишіть найважливіші їх аспекти.
-
Запропонуйте рішення або комплекс можливих заходів.
- Переконайте вашу аудиторію. Можливо, у вас є рішення, яке, на ваш погляд, може вирішити проблему. Опишіть його і роз'ясніть, чому це рішення є найкращим. Наведіть задокументовані відомості і факти на підтримку ваших аргументів.
- Уявіть публіці кілька можливих рішень. Якщо це нова або складна проблема, можливо, вам не вдасться відразу знайти ефективне рішення. Обміркуйте кілька можливостей і уявіть кожну як варіант вирішення проблеми. Наведіть кілька прикладів того, як кожне з пропонованих засобів виявилося ефективним в інших подібних випадках.
- Опишіть можливі наслідки. Деякі рішення можуть обійтися дорого. Поясніть, яких витрат вимагатиме проблема від окремих осіб або спільнот, залучених до її вирішення. Будьте конкретні і перерахуйте всі необхідні факти, щоб переконати публіку в тому, що ви ретельно досліджували питання.
-
Напишіть висновок.Коротко резюмуйте опис проблеми, ваш аналіз і рекомендації.
-
Оформіть ваш довідковий документ.як правило, довідковий документ містить опис проблеми, її передумов, можливих рішень і висновок. Якщо необхідно, додайте до документа додаток, що містить важливі статистичні дані або діаграми. Якщо ви складаєте довідковий документ в рамках домашнього шкільного завдання, виконуйте вимоги викладача до формату та обсягу.
Поради
- Почитайте довідкові документи, складеними видатними лідерами і відомими вченими, щоб ознайомитися з їх ефективними методами.
