Написання інструкцій по виконанню певних функцій покаже керівництву на роботі ваші здібності. Така інструкція також підтвердить, що ви здатні виконати проект самостійно.
Кроки
Вкажіть тему.Будьте точні в її межах і сфері.-
Визначте, для кого готується інструкція.
- Ви пишете для новачків, професіоналів або для когось із середніми знаннями?
- Вашу інструкцію будуть використовувати на групових заняттях або для самостійного вивчення?
-
Точно визначте, про що буде сказано в інструкції.
- Приклад: ви готуєте керівництво»Як встановити двері". Один розділ може бути присвячений дверям-купе, інший-вхідних дверей, ще один – дверей для чорного входу.
-
Вирішіть, яка логічна структура викладу матеріалу підійде найкраще.Взаємозв'язок розділів відноситься не тільки до послідовності дій. Іноді спочатку необхідно включити розділ з описом деяких термінів і понять, а також краще описати завдання, що повторюються в різних розділах. Але якщо ви припускаєте, що читач вже має певні навички для виконання завдання, опису загальних процедур краще привести в додатках.
-
Якщо в інструкції використовується професійна термінологія або жаргон, потрібно підготувати словник термінів.якщо знання читачами термінології малоймовірно, глосарій краще помістити відразу після змісту. Оновлюйте список термінів у міру написання інструкції.
- У глосарії потрібно використовувати максимально точні описи термінів. Якщо використовується акронім, поясніть його значення (наприклад, Scuba – «Self Contained Underwater Breathing Apparatus» автономний апарат підводного дихання).
-
Вирішіть, які теми потребують додаткового дослідження. Якщо інструкція підготовлена неякісно, вона марна. Попередні дослідження потрібно завершити до того, як ви приступите до написання інструкції.
-
Подумайте про організаційну структуру кожного розділу.
- Приклад: ви готуєте Інструкцію про певні комп'ютери. У цьому посібнику може бути розділ "усунення проблем". Частина матеріалу в ньому можна присвятити проблемам з дисковим простором, іншу – надмірного використання оперативної пам'яті і т. д.
-
Організуйте кожен розділ і секцію в логічній послідовності, звужуючи межі кожної теми.
-
Приступайте до написання!використовуйте організаційну систему, як основу, але можете сміливо модифікувати її, щоб повніше розкрити тему.
- Напишіть опис різних завдань.
- Підготуйте приклади, виконуючи які читач краще зрозуміє інструкцію.
- Підготуйте відповідні ілюстрації. не вставляйте малюнки, поки інструкція не написана. Ілюстрації необхідно підігнати під розміри тексту.
- Внесіть зміни, щоб полегшити читачеві пошук необхідної інформації.
- Приклад 1: (Використовуйте нумерований список) у редакторі можна прив'язати малюнок до пункту 13-го параграфа інструкції.
- Приклад 2: (сортування) у редакторі можна збільшити розмір текстового рядка, якщо він виділяється із загального порядку.
- Приклад 1: (Використовуйте нумерований список) у редакторі можна прив'язати малюнок до пункту 13-го параграфа інструкції.
- Не списуйте чужі інструкції! використовуйте покажчики і список літератури, вказуючи, звідки запозичена цитована Інформація (Інші автори, інструкції і т.д.).
- Ніщо не руйнує довіру до автора швидше, ніж плагіат. Подумайте, що б ви відчували, коли хтось "вкраде" частину вашої роботи для своєї інструкції?
-
Додайте відповідні ілюстрації. Розташуйте їх у тексті. Не бійтеся залишати порожній простір.
-
Перевірте, перевірте і ще раз перевірте. Пошук помилок повинен бути постійним. Робіть нотатки про виявлені помилки або упущеної інформації. Виправляйте їх. Відзначте параграфи,які здаються незрозумілими іншим людям. Перепишіть ці місця заново, щоб полегшити розуміння. Дайте різним людям прочитати вашу інструкцію, щоб упевнитися в тому, що вона написана найкращим чином.
- Кращий, на нашу думку, порядок перевірки готової інструкції:
- Віднімайте помилки самостійно.
- Попросіть друга перевірити помилки.
- Дайте роботу на перевірку фахівця в даній області, щоб він також перевірив її.
- Якщо інструкція готується для вашої компанії, попросіть начальника перевірити її.
- Дайте роботу на перевірку новачкові.
- Перевірка недосвідченим фахівцем допоможе зрозуміти, наскільки зрозуміло викладений текст для людей, у яких в даній області мінімум знань.
- Кращий, на нашу думку, порядок перевірки готової інструкції:
Поради
- Переконайтеся, що на титульній сторінці і в нижньому колонтитулі кожної сторінки вказанаВаша прізвище, як автора керівництва. Роздрукуйте копії інструкції до того, як відсилати її по електронній пошті. Увімкніть знак копірайту (с) в нижньому колонтитулі. Можете набрати (с), і більшість текстових редакторів автоматично виправить це на потрібний символ. В результаті нижній колонтитул буде виглядати»ваше Ім'я". Це не завадить компанії копіювати інструкцію, але ви збережете своє авторство.
