Існує кілька способів створення картотеки. Вибір залежить від ваших потреб і бажаного методу пошуку.
Кроки
Розгляньте переваги алфавітної системи зберігання. алфавітна система відмінно працює, якщо ви сортуєте імена людей, авторів, назви фільмів і книг і т.д. якщо ви використовуєте прості для пошуку імена документів, алфавітна система буде для вас, мабуть, найзручнішою і простий у використанні.-
Використовуйте розділення за темами.якщо ви вчитеся або працюєте з певним набором предметів, поділ за темами може бути дуже зручно для пошуку інформації. Наприклад, якщо ви вивчаєте право, ваші документи можуть бути розділені за назвами предметів: конституційної право, Адміністративне право, міжнародне право і т. д.
-
Розділяйте предмети за частотою використання.це добре працює з паперами, які ви використовуєте постійно. Ця система добре працює в поєднанні з іншою, наприклад, алфавітною. Розміщуйте найбільш часто використовувану інформацію компактно в тому місці, звідки її буде просто і швидко дістати, наприклад, в передній частині ящика для паперів.
-
Спробуйте числову систему.така система добре підходить для роботи з числами або датами. Наприклад, якщо ви працюєте з рахунками, чеками, подіями, числова система допоможе витягувати інформацію дуже швидко. В рамках неї можна робити окремий поділ по місяцях і роках. Для людей, що використовують числа в якості способу ідентифікації документа, наприклад, що працюють з медичними паперами, правовими документами, судовими протоколами і т.д. числова система буде дуже практичним методом пошуку інформації в картотеці.
-
Використовуйте кольори.такий креативний підхід буде корисний людям з хорошою візуальною пам'яттю. Використання колірного коду може допомогти при створенні перехресних посилань на різні проекти.
Поради
- Дані принципи корисні в тому числі і для комп'ютерних систем зберігання даних.
- Використовуйте покажчики для даних, розташованих не за алфавітом. Покажчики повинні бути організовані в алфавітному порядку, щоб дані можна було швидко знайти. Покажчик варто поміщати в передній частині сховища документів.
- Почніть з перебирання і сортування ваших паперів, в процесі чого слід відзначати папери для подальшої категоризації.
- Також слід мати окреме місце для документів, які не входять ні в одну з наявних категорій.
Що вам знадобиться
- картотечні таблиці
- Папки для документів
- Ящики для зберігання папок
