У більшості людей на роботі або вдома є хоча б один шафка або картотека для зберігання документів. І, як правило, багатьом не подобається панує там порядок (точніше, безлад). Але навіть найстрашніші завали з паперів і документів можна легко впорядкувати, скориставшись порадами з цієї статті. Одночасно ви позбудетеся від скупчився сміття, і потрібні папери буде легко знайти.
Кроки
Подумайте, яка система вам підійде.можливо, Вам достатньо зберігати в одному ящику рахунку, в іншому – податкову інформацію, в третьому всі інші папери.-
Перегляньте кожен ящик окремо, одночасно складаючи список його вмісту.якщо папери вже складені в файли або папки, перепишіть їх назви і вміст.
-
Звільніть велику поверхню (наприклад, робочий стіл), щоб виконати попередній огляд і сортування всіх документів, які розсіяні окремо.складайте їх в пачки з урахуванням того, як би ви хотіли розсортувати вміст картотеки (окремо рахунки за кредитами, квитанції про витрати і так далі). На цьому етапі непогано відкласти в сторону старі документи, щоб знищити їх або перемістити в архів/макулатуру.
-
Закінчивши етап сортування, поновіть свою первісну систему, додавши в неї з'явилися категорії.
-
Тепер перегляньте перелік документів, і подумайте, яка система систематизації підійде найкраще особисто для вас, для офісу або для дому.наприклад, робочі документи можна Сортувати за проектами або відділами, а особисті папери – за типом рахунків. Не забувайте, що кожну окрему категорію можна сортувати по місяцях/роках.
-
Створіть новий список файлів і папок, щоб підготувати для них підписи.записуйте кожен ящик на окремому аркуші. З лівого боку аркуша записуйтекатегорії (зазвичай це сортувальні листи, що розділяють окремі відділи), а з правого – індивідуальні папки , що відносяться до кожної категорії (це можуть бути пластикові файли або тонкі папочки з документами). Наприклад, в категорії "кредитні рахунки" можуть бути папки "MasterCard",» Visa«, і» Gas Card«, або ж ви зробите загальні папки, відсортувавши рахунки по роках» 2005«,» 2004", і так далі.
-
Переконайтеся, що у вас є все необхідне. знадобиться набір картотечних роздільників і упаковка тонких папок / файлів, і всі окремі категорії повинні бути акуратно підписані, щоб упорядкувати всі документи. Зайдіть в найближчий магазин канцтоварів, щоб вибрати все необхідне відповідно до передбачуваної системою картотеки.
-
Підготуйте назви папок, використовуючи друковані літери (простіше набрати текст на комп'ютері і роздрукувати).Наклейте назви на папки і картотечні роздільники.
-
Пройдіть по всіх ящиках окремо, замінюючи Старий вміст новими категоріями.потім потрібно дістати всі папери зі старих папок і перекласти їх в нові відповідно вашій системі. Аналогічну процедуру слід виконати з окремими документами (Категорія «Різне»).
- Підготуйте для кожного ящика назву, відповідне його вмісту.тепер можете викинути старі папки, що жахали вас. Поздоровлення, ви успішно впоралися!
Поради
- Будьте терплячі, особливо спочатку, коли важко знайти потрібні документи або запам'ятати систему сортування. Щоб полегшити завдання, можете роздрукувати і прикріпити на шафу перелік категорій / папок.
- Розробляючи свою систему організації картотеки, подумайте, наскільки часто використовуються ті чи інші документи. Найбільш затребувані папки потрібно помістити в передній частині ящика або в іншому легкодоступному місці. Непогана ідея-виділити окремий ящик для поточних проектів.
- Не бійтеся використовувати різні системи організації документів. Домашній кабінет не повинен повторювати офісну картотеку.
- Ці ж кроки можна застосувати для організації комп'ютерних каталогів і файлів!
- Щоб підтримувати порядок, не обов'язково складати по папках всі документи. На робочому столі можна поставити кілька відкритих поличок-треїв. Досить раз на тиждень спустошувати їх, переміщаючи застарілі документи в картотеку/шредер.
- Щоб не заплутатися з тим, звідки була взята якась папка, напишіть під основною назвою каталожну категорію, використовуючи для цього шрифт меншого розміру. У деяких комп'ютерних програмах для організації картотек така опція передбачена відразу.
Попередження
- Коли потрібно відправити в картотеку новий файл, не поспішайте класти його в перший-ліпший ящик. Задумайтеся на мить і вирішите, де у вашій системі краще зберігати такі документи, і покладіть папку саме туди.
- Коли окремих документів стає надто багато, не поспішайте розсувати їх в нові папки без будь – якої системи-це прямий шлях до хаосу і дезорганізації. Подумайте і перевірте, чи не створені у вашій системі категорії для таких документів?
