-
Подумайте, яка система вам підійде.можливо, Вам достатньо зберігати в одному ящику рахунку, в іншому – податкову інформацію, в третьому всі інші папери.
-
перегляньте кожен ящик окремо, одночасно складаючи список його вмісту.якщо папери вже складені в файли або папки, перепишіть їх назви і вміст.
-
звільніть велику поверхню (наприклад, робочий стіл), щоб виконати попередній огляд і сортування всіх документів, які розсіяні окремо.складайте їх в пачки з урахуванням того, як би ви хотіли розсортувати вміст картотеки (окремо рахунки за кредитами, квитанції про витрати і так далі). На цьому етапі непогано відкласти в сторону старі документи, щоб знищити їх або перемістити в архів/макулатуру.
-
закінчивши етап сортування, поновіть свою первісну систему, додавши в неї з'явилися категорії.
-
тепер перегляньте перелік документів, і подумайте, яка система систематизації підійде найкраще особисто для вас, для офісу або для дому.наприклад, робочі документи можна Сортувати за проектами або відділами, а особисті папери – за типом рахунків. Не забувайте, що кожну окрему категорію можна сортувати по місяцях/роках.
-
створіть новий список файлів і папок, щоб підготувати для них підписи.записуйте кожен ящик на окремому аркуші. З лівого боку аркуша записуйтекатегорії (зазвичай це сортувальні листи, що розділяють окремі відділи), а з правого – індивідуальні папки , що відносяться до кожної категорії (це можуть бути пластикові файли або тонкі папочки з документами). Наприклад, в категорії "кредитні рахунки" можуть бути папки "MasterCard",» Visa«, і» Gas Card«, або ж ви зробите загальні папки, відсортувавши рахунки по роках» 2005«,» 2004", і так далі.
-
переконайтеся, що у вас є все необхідне. знадобиться набір картотечних роздільників і упаковка тонких папок / файлів, і всі окремі категорії повинні бути акуратно підписані, щоб упорядкувати всі документи. Зайдіть в найближчий магазин канцтоварів, щоб вибрати все необхідне відповідно до передбачуваної системою картотеки.
-
підготуйте назви папок, використовуючи друковані літери (простіше набрати текст на комп'ютері і роздрукувати).Наклейте назви на папки і картотечні роздільники.
-
пройдіть по всіх ящиках окремо, замінюючи Старий вміст новими категоріями.потім потрібно дістати всі папери зі старих папок і перекласти їх в нові відповідно вашій системі. Аналогічну процедуру слід виконати з окремими документами (Категорія «Різне»).
-
підготуйте для кожного ящика назву, відповідне його вмісту.тепер можете викинути старі папки, що жахали вас. Поздоровлення, ви успішно впоралися!