Точність обліку запасів впливає на різні аспекти діяльності підприємства. Відділ закупівель покладається на дані по запасах для ініціювання чергових закупівель матеріалів. Виробничий і плановий відділи потребують точних даних по запасах для планування процесу виробництва. Неточні дані по запасах можуть привести до нестачі певних матеріалів, що позначиться на затримках термінів поставки продукції покупцям і потенційно може привести до краху бізнесу. Компанії можуть підвищити точність своїх баз даних по запасах за допомогою розробки особливих облікових процедур і стеження за неухильністю їх дотримання працівниками.
Кроки
Розробіть процедури роботи з матеріалами в організації.вони повинні включати в себе детальний опис кроків, які необхідно виконувати працівникам при надходженні матеріалів на підприємство і відпуску їх у виробництво.- Процедурами також повинні бути описані дії працівників у разі виявлення ними зіпсованих запасів, браку, а також нестач.
-
Навчіть персонал працювати відповідно до процедур.персонал підприємства повинен досконально знати всі процедури.
- Кожен працівник повинен розуміти важливість точного обліку запасів і його вплив на компанію в цілому.
- Для окремих груп персоналу можуть бути організовані окремі навчальні заняття, що концентруються саме на їх ділянці роботи. Наприклад, виробничий персонал матиме свої процедури для роботи з матеріалами, які будуть відрізнятися від процедур, виконуваних працівниками відділу закупівель.
-
Слідкуйте за роботою персоналу і проводите аудит.процедури роботи з запасами мають цінність тільки в разі їх дотримання працівниками. Слідкуйте за дотриманням працівниками встановлених процедур.
- Аудит первинної документації та рахунків може перевірити дотримання працівниками процедур роботи з запасами.
-
Встановіть цикл проміжних інвентаризаційних перевірок.їх частота буде залежати від інтенсивності обороту або цінності відповідних груп запасів.
- Для вироблення графіка інвентаризацій запаси можна розбити на групи з різною частотою перерахунку. Наприклад, компанія може вирішити проводити інвентаризацію наявності запчастин з високою оборотністю щомісяця, а запаси з низькою оборотністю інвентаризувати два рази на рік.
- Підприємство повинно привчити працівників вести безперервний облік запасів. У такому випадку бухгалтери з обліку запасів будуть добре знайомі зі списком запасів, виробленими з ними операціями і діями в разі нестач.
- Безперервний облік запасів має на увазі і виявлення причин нестач при їх виявленні. Це може пролити промінь світла на наявні проблеми в облікових процедурах по запасах.
-
Розробіть процедуру дій у разі виявлення недостач.у деяких організаціях факт списання нестач повинен завірятися керівництвом. При виявленні нестачі бухгалтер по запасах повинен привести облікові дані у відповідність з фактичною наявністю запасів.
-
Заплануйте проведення тотальних щорічних інвентаризацій.щорічні інвентаризації можна проводити 1-2 рази на рік для перерахунку всіх запасів і приведення облікових даних у відповідність з фактичним станом справ.
- Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною кількістю запасів і обліковими даними також дозволяють оцінити ефективність організації обліку запасів і самих облікових процедур.
