1. Головна
    2. Особистий розвиток
    3. Як правильно складати розклади (з ілюстраціями)

Як правильно складати розклади (з ілюстраціями)

Якщо ви перевантажені повсякденними завданнями, розклад допоможе підвищити продуктивність, ефективність і організованість ваших дій. Спробуйте використовувати блокнот, звичайний або електронний щоденник, щоб структурувати свій час і вибрати оптимальний спосіб, який підходить вам краще за інших. Ставте перед собою здійсненні цілі, дотримуйтесь баланс між роботою і відпочинком. Перетворіть складання розкладу в звичку і викреслюйте всі виконані завдання зі списку, щоб все встигати.

Частина1З 3:
Як скласти розклад

  1. Визначте, скільки часу займають ваші звичайні обов'язки.записуйте, стільки вам потрібно часу, щоб зібратися вранці, поснідати, випрати речі, сходити за продуктами в магазин, відповісти на електронні листи, виконати домашню роботу та інші повсякденні завдання. Відстежуйте час протягом тижня в блокноті, таблиці або спеціальному електронному додатку.[1]
    • Тижневі спостереження за звичними справами допоможуть вам точно оцінити час, необхідний на виконання конкретних завдань.
    • Також можна знайти способи підвищити свою продуктивність. Може виявитися, що ви витратили 10 годин на відеоігри, а вам потрібно більше займатися навчанням.
  2. Спробуйте використовувати блокнот, щоденник і електронний додаток.експериментуйте з різними рукописними і цифровими варіантами, коли будете складати перший розклад. Для роботи з чистого аркуша використовуйте блокнот або додаток для нотаток. Якщо вам потрібна готова таблиця з датами і тимчасовими вікнами, використовуйте щоденник або електронний календар для ПК і смартфонів.[2]
    • Виберіть метод, який відповідає вашим особистим уподобанням. Якщо вам не подобається працювати з папером, то використовуйте додаток. Якщо ж записи від руки допомагають вам слідувати наміченому шляху, то озбройтеся ручкою і папером.
    • В процесі роботи ви зрозумієте, які аспекти вам подобаються, а які викликають незручності. Вам слід дотримуватися обраного методу. Всі завдання слід зберігати в організованому вигляді в одному місці, будь то блокнот, щоденник або додаток.
  3. Вкажіть дати і дні тижня.якщо вони не вказані автоматично, внесіть таку інформацію на сторінки розкладу у верхній частині аркуша. Виділяйте кожному дню цілу сторінку, щоб мати можливість зосередитися на поточних завданнях і робити додаткові нотатки в міру необхідності.[3]
    • Назви днів тижня допоможуть вам вести облік завдань, які випадають на конкретні дні (це можуть бути уроки музики по понеділках і середах).
    • У блокноті з чистими сторінками зліва можна вказувати завдання в хронологічному порядку, а праворуч записувати щоденні пріоритети та інші примітки.
  4. Заповніть постійні тимчасові вікна.уроки, регулярні зустрічі та інші постійні завдання стануть основою вашого розкладу. Почніть з постійних тимчасових вікон на кшталт " 8:30 — заняття з психології» або «16: 00-тренування».[4]
    • При використанні блокнота з чистими сторінками або таблиці рекомендується вказувати вікна часу з півгодинним інтервалом в лівій частині сторінки. Залишайте по 2 або 3 рядки між кожним півгодинним інтервалом, щоб пізніше створити маркований список під завданням.
    • В щоденнику або електронному додатку вже є такі тимчасові інтервали.

Частина2З 3:
Як структурувати час

  1. Складіть список завдань на окремому аркуші паперу.вказати постійні завдання просто, проте структурувати час, що залишився дещо складніше. Для початку запишіть всі майбутні вам завдання на окремому аркуші або в новому електронному документі. Присвоюйте кожному завданню цифру або букву, щоб визначити пріоритети.[5]
    • Наприклад, вкажіть 1 (або А) навпроти найважливіших завдань. Їх слід внести в розклад в першу чергу. Далі вкажіть 2 (або Б) навпроти завдань середнього рівня важливості і 3 (або В) навпроти завдань з низьким пріоритетом.
    • При записі завдань в розкладі можна вказувати рівень пріоритетності поруч з пунктом або просто ставити зірочку або знак оклику для найважливіших справ.
    • При складанні розкладу на тиждень напишіть список своїх щотижневих завдань. Такий же список щоденних справ буде потрібно в тому випадку, якщо ви складаєте розклад на один день.
  2. Плануйте найважливіші завдання на такі моменти дня, коли ви найбільш бадьорі і продуктивні. Почніть з найважливіших завдань. Оцініть, скільки часу буде потрібно на кожну справу, а потім призначте для головних справ такі тимчасові проміжки, коли ви найбільш продуктивні, а кількість відволікаючих чинників — мінімально. Додайте зірочки, підкреслення або виділення, щоб привернути додаткову увагу до завдань.[6]
    • Наприклад, якщо ви найбільш продуктивні вранці, то плануйте виконати важливі проекти до обіду. Розкладати документи і видаляти листи можна вже в другій половині дня.
    • Ставте перед собою здійсненні цілі. Не намагайтеся вмістити домашнє завдання або зустріч з клієнтом в 30 хвилин, якщо ви знаєте, що справа займе близько години.
    • Після найважливіших пунктів внесіть в розклад менш пріоритетні завдання на зразок прання і покупок.
  3. Вказуйте подробиці, щоб точно згадати, що потрібно зробити.коли вносите в розклад завдання, вказуйте конкретні відомості, щоб чітко розуміти суть запису. З коротких записів не завжди ясно, що означає «зустріч» або «перевірка».[7]
    • Якщо вам належить зустріч, вкажіть час, місце і присутніх. Також можна записати у вигляді маркованого списку теми, які необхідно обговорити.
    • Не потрібно перетворювати кожне завдання в твір. Вкажіть лише найнеобхідніші відомості, на підставі яких ви зможете відновити інформацію.
  4. Вказуйте час початку і завершення кожного завдання.коли ви вносите завдання в електронний або паперовий розклад, час початку і завершення допоможуть вам краще структурувати свій день. Ви зможете чітко розуміти, як будуть розвиватися події і де ви будете перебувати в конкретні моменти часу.[8]
    • Наприклад, вам потрібно скласти план з 9:30 до 10:30, відвідати заняття з 11:00 до 12:15, пообідати о 12:30 і провести нараду з 13: 00 до 13: 45.
    • Пам'ятайте, що цілі повинні бути здійсненні. Звіряйтеся зі своїми спостереженнями за витратами часу, щоб точно оцінювати час виконання кожного завдання.
  5. Знаходьте час для відпочинку, сім'ї та розваг.неможливо цілодобово зберігати 100% продуктивність, тому знаходите час для близьких людей, відпочинку і розваг. Якщо ви з тих, хто забуває про відпочинок, то вам вкрай важливо включати подібні пункти в свій розклад, щоб не тільки працювати.[9]
    • Наприклад, запишіть " вівторок, 18:30-вечеря з Юрою та Андрієм (закінчити роботу до 17: 45!) "або" субота, 12: 00-сходити в парк з Мариною».
    Рада фахівця

    Kathi Burns, CPO®

    Сертифікований професійний організатор
    Кеті Бернс — сертифікований професійний організатор (CPO) і засновник addSpace To Your Life!, консультаційної фірми, мета якої-допомогти людям облаштувати середовище та сформувати персональний імідж шляхом контролю, змін та організації свого життя. Має більше 16 років досвіду в сфері організації, про її роботу говорилося в Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America і Entrepreneur. Отримала диплом бакалавра комунікації в Університеті Огайо.
    Kathi Burns, CPO®
    сертифікований професійний Організатор

    Частою помилкою при складанні розкладу стає перевантаженість дня справами. Дозвольте собі говорити ні. Якщо вас просять приготувати печиво для ярмарку, то подякуйте людини за пропозицію і скажіть, що вам потрібно подумати. Якщо не погоджуватися відразу, у вас буде час вирішити, чи можете ви знайти вільний час або це просто можливість зробити людині приємне.

  6. Залишайте приблизно 25% вільного часу.якщо скласти занадто щільний розклад, то у вас не залишиться простору для маневру. Залишайте час, щоб перешкоди або затримки не вибивали вас з колії. Передбачте 15 вільних хвилин між завданнями, щоб внести в план гнучкість.[10]
    • Якщо вам потрібно кудись їхати, завжди додавайте 10-15 хвилин на випадок пробок.
    • Навіть якщо ви приїдете вчасно або не будете відволікатися, то в час, що залишився можна буде перепочити, зробити зарядку або почати іншу задачу.

Частина3З 3:
Як дотримуватися розкладу

  1. Складайте розклад в один і той же час кожен день.Така сталість дозволить зробити планування частиною вашого заведеного порядку. Перетворіть роботу над розкладом в ритуал, який можна поєднувати з чашкою ранкової кави або виконувати ввечері.[11]
    • Деяким зручно планувати справи на тиждень ввечері неділі, а потім вносити різні зміни і формувати списки щоденних завдань вранці або ввечері.
  2. Зберігайте розклад у доступному місці. Блокнот, щоденник або додаток завжди повинні бути під рукою. Якщо вони будуть покриватися пилом, то вам буде складніше втілювати в життя цілі зі свого розкладу.[12]
    • У випадку з додатком встановіть його і синхронізуйте на всіх електронних пристроях. Використовуйте віджети для ПК і мобільних пристроїв, щоб виводити завдання на головний екран.
    • Також корисно розмістити в робочому кабінеті лекційну дошку або календар з наочною інформацією на зразок ключових дат і щотижневих цілей.
  3. Викреслюйте виконані завдання, щоб зберігатиМотивацію.звучить дуже просто, але подібна дія приносить неймовірне задоволення. Викреслюйте всі виконані завдання, щоб бачити свої успіхи і обов'язки в перспективі.[13]
    • Не потрібно панікувати, якщо ви не змогли виконати всі завдання. Решта справи необхідно перенести на наступний день і присвоїти їм високий рівень важливості.
  4. Заохочуйте себе за виконані завдання.впоратися зі справами простіше, якщо в кінці вас чекатиме нагорода, особливо коли завдання нудна і виснажлива. Наприклад, якщо весь день вас чекають презентації, зустрічі і завершення проектів, тоді винагородите себе перервами, морозивом або іншим частуванням.[14]
    • Крім невеликих нагород за виконання окремих завдань, заохочуйте себе за продуктивні дні. Прийміть розслабляючий душ, грайте у відеоігри, подивіться фільм або займіться чимось іншим, що приносить вам радість.
  5. Використовуйте програми для продуктивності, щоб не відволікатися. якщо ви схильні відкривати сторонні сторінки або соціальні мережі під час роботи, тоді завантажте програми на зразок StayFocused або Focusbar. Вони блокують відволікаючі сайти в зазначені періоди часу і не дозволяють вам зволікати.[15]
    • Також корисно прибирати телефон зі столу в кишеню або в сумку. У разі необхідності він завжди поруч, але відсутність пристрою в полі зору дозволить вам рідше відволікатися.
  6. Плануйте регулярний відпочинок, щоб уникнути вигорання.напружений графік без перерв може збентежувати і стати причиною зволікань. Також робота на знос сильно знижує продуктивність. Знаходьте час для відпочинку, щоб краще справлятися з робочим навантаженням і не допускати розумового і фізичного перевтоми.[16]
    • Наприклад, у вихідний день можна займатися справами по дому. При цьому зробіть неділю днем відпочинку, якщо в суботу ви працюєте на грядках, перете, прибираєте і готуєте.
    • Щовечора намагайтеся знаходити хоча б 1-2 години часу перед сном, щоб розвіятися. У такий час можна почитати книгу, прийняти душ або послухати спокійну музику.

Поради

  • Складіть один розклад з усіма справами в блокноті, щоденнику або додатку. Якщо записувати завдання в різних місцях, можна заплутатися.[17]
  • Проявляйте гнучкість, пишіть олівцем і переглядайте свій графік. Не панікуйте, якщо не все йде за планом.[18]
  • Використовуйте невеликі часові проміжки. Замість перегляду соціальних мереж за 15 хвилин до зустрічі спробуйте зайнятися будь-яким щоденним завданням. Також можна перекусити, зробити зарядку або прогулятися.[19]
  • Враховуйте відволікаючі фактори, але намагайтеся ефективно боротися з ними. Якщо вам телефонують або в офіс прийшов гість, скажіть: «У мене всього кілька вільних хвилин», — або: «я з радістю вислухаю твоє питання, але дам відповідь трохи пізніше».[20]
  • Не зволікайте. Завдання швидко накопичуються, якщо відкладати справи, а ваш розклад стане перевантаженим.[21]
  • Якщо не вдається слідувати розкладом, не втрачайте впевненість і вносите невеликі зміни, які допоможуть вам впоратися.

Джерела

  1. ↑ Http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
  2. ↑ Http://www.entrepreneur.com/article/234145
  3. ↑ Https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
  4. ↑ Https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
  5. ↑ Https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
  6. ↑ Https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
  7. ↑ Https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
  8. ↑ Https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
  9. ↑ Https://www.entrepreneur.com/article/243962
  1. ↑ Https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_TIME_MANAGEMENT.pdf
  2. ↑ Https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
  3. ↑ Https://students.dartmouth.edu/academic-skills/learning-resources/making-schedule
  4. ↑ Https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
  5. ↑ Http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
  6. ↑ Http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
  7. ↑ Https://students.dartmouth.edu/academic-skills/learning-resources/making-schedule
  8. ↑ Https://www.entrepreneur.com/article/234145
  9. ↑ Https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
  10. ↑ Http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
  11. ↑ Https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_TIME_MANAGEMENT.pdf
  12. ↑ Https://pennstatelearning.psu.edu/time-management

Ще почитати: