Як провести селекторну нараду: 12 кроків

Складіть план і графік. вибираючи час для наради, врахуйте розклад інших людей. Заздалегідь поцікавтеся графіком всіх учасників наради, особливо якщо вони знаходяться в різних регіонах, тимчасових зонах або в різних видах бізнесу. Постарайтеся, щоб час наради не збіглося з обідньою перервою, а також, щоб не змушувати учасників наради затримуватися після роботи або вставати спозаранку.

Вишліть все необхідне для участі в засіданні. визначившись з графіком, розішліть учасникам наради основну інформацію. У це повідомлення потрібно включити: дані для приєднання (номер телефону І пароль), Порядок денний (включаючи список обов'язків) та іншу необхідну інформацію. Порядок денний повинен передбачати всі питання та інформацію, яку ви очікуєте почути від інших учасників наради. Поставте спочатку позитивні питання, а потім обговорення вирішення проблем і складних тем.

• Намагайтеся не використовувати комунікаційний міст менеджерів або клієнтської лінії. Підключення по цих каналах може перервати або заблокувати важливі дзвінки, і інші учасники конференції понесуть фінансові втрати.
• Потрібно попередньо обговорити і узгодити покладання на інших відповідальності за якісь питання. Спочатку поговоріть з цими людьми, і тільки після цього вносите їх звіти до порядку денного. Найбільша помилка селекторної наради-повідомити іншим, що хтось буде звітувати, не дізнавшись заздалегідь, чи виконана робота.

Створіть список учасників. включіть дані про їх місце розташування і загальні особисті дані. Ця інформація може стати в нагоді для чату, поки підключилися учасники очікують інших.

Надішліть на електронну пошту нагадування про нараду. надішліть листа в той же день, якщо нараду призначено після обіду, або днем раніше, якщо нарада запланована на ранок. Завдяки цьому ви переконаєтеся, що ніхто не забуде про нараду. Ви також зможете використовувати цей лист для розсилки документації, звітів та іншої необхідної інформації. Якщо звіти підготовлені іншими людьми, обов'язково вкажіть ім'я автора. Так вони отримають свою порцію подяки (або ви убезпечите себе від критики, яку викличуть звіти). Напишіть щось на кшталт:»я приєднав звіт Іванова по темі його доповіді". Керівник наради також зобов'язаний переконатися, що всі учасники включені в список, а також що вони виконали покладені обов'язки.

Перегляньте всю інформацію, яку ви будете обговорювати.

Почніть телеконференцію. не запізнюйтеся. Якщо це можливо, виконайте вхід в селекторну систему на 10 хвилин раніше початку наради. Деякі системи блокують вхід раніше певного часу, або поки не підключився Керівник наради. Перевірте телекомунікаційний міст та обладнання заздалегідь, особливо якщо ви раніше не користувалися ним.

У більшості випадків завжди знайдеться як мінімум один запізнився. тому приготуйте варіанти обговорення якоїсь другорядної теми, поки ті, кого затримують обставини, не приєднаються до конференції. Переконайтеся, що всі учасники представлені (ім'я, Посада, виконувані обов'язки), особливо якщо в конференції беруть участь клієнти, які особисто не знайомі з цими посадовими особами. Постарайтеся почати обговорення головних питань не пізніше 3-5 хвилин після початку конференції, навіть якщо не всі запізнилися підключилися до системи.

Дотримуйтеся порядку денного. ви витратили час на її складання, так що керуйтеся цим документом. Поглядайте на годинник, так як не всі учасники зможуть затриматися, якщо обговорення затягнеться. Ваше завдання-обговорити всі заплановані питання, не забуваючи про інтереси клієнтів.

Будьте уважні і робіть нотатки. намагайтеся не використовувати кнопку «mute» (режим відключення звуку) навіть під час довгих виступу інших. Ваші співробітники навряд чи будуть відволікати від конференції, якщо будуть бачити вашу участь в ній. Якщо можете щось додати, використовуйте цю можливість, щоб продемонструвати свою компетентність. Не давайте завищених обіцянок. Краще спокійно сказати, що обов'язково повернетеся до обговорення несподіваного питання пізніше.

В кінці конференції потрібно запитати, чи є у кого-небудь питання, на які потрібно відповісти зараз або після завершення наради. Якщо ви домовилися про повторну зустріч, повідомте час проведення до того, як інші учасники від'єднаються. Подякуйте всім учасникам за виділений час і побажайте їм вдалого робочого дня/тижня (вихідних).

Відразу після телеконференції Створіть і розішліть всім учасникам коротке зведення (протокол) наради. це зведення служить двом цілям: 1) упевнитися, що кожен розуміє список своїх обов'язків; 2) є документальним свідченням на випадок можливих розбіжностей в майбутньому. Нерідко ви не раз будете вдячні собі, що витратили час на запис протоколу. Розсилаючи його іншим учасникам, обов'язково попросіть повідомити, якщо до складеного документа потрібно внести якісь додавання або зміни. Після виправлень обов'язково розішліть Скоригований варіант.