Порядок денний-це докладний список тем, які будуть розглядатися на зустрічі або нараді. Вона є невід'ємною частиною планування і проведення зустрічей, оскільки в ній описуються мета зустрічі і питання, що розглядаються, перераховуються доповідачі і визначається час на розгляд кожного питання. Якщо вам необхідно спланувати зустріч, зберіть всю необхідну інформацію і структуровано розподіліть її в порядку денному. Наступні поради допоможуть вам зробити це правильно.
Кроки
Метод1З 1:
Складання порядку денного
Метод1З 1:
Заздалегідь повідомте всіх учасників про проведення зустрічі.- Можна розіслати їм електронні листи, або поширити службові повідомлення в друкованій формі.
- Вкажіть дату, час, місце і мету проведення наради.
- Попросіть одержувачів дати вам відповідь. Повідомте їм, що всі прийняли запрошення повинні обов'язково з'явитися на нараду.
-
Нехай кожен учасник заздалегідь повідомить вам, яке питання він планує висвітлювати на зустрічі.
- Попросіть кожного колегу описати суть і деталі питання, яке він бажає розглянути на нараді, щоб ви могли правильно і точно внести його до порядку денного.
- Уточніть, скільки часу учаснику знадобиться на розгляд його питання.
-
Складіть список всіх питань порядку денного.
- Складіть таблицю з трьох колонок із заголовками: "питання порядку денного", "доповідач" і "час обговорення".
- Перерахуйте розглянуті питання в порядку їх надходження, актуальності або важливості.
- Складіть короткий опис кожної теми, який надав кожен доповідач.
- У заголовку вкажіть подробиці наради – дату, час і місце проведення, її мета і тривалість.
-
Дізнайтеся у кожного доповідача, чи згоден він з чергою його виступу і часом, відведеним на розгляд його питання.
-
При необхідності внесіть до порядку денного відповідні виправлення.
-
Розішліть копії затвердженого порядку денного всім учасникам зустрічі. зробіть це заздалегідь, щоб вони могли ознайомитися з її змістом і підготуватися до наради. Двох днів має бути достатньо.
Поради
- Якщо ви отримали заявку на внесення до порядку денного питання, не пов'язаного з темою наради, Запропонуйте доповідачу розглянути його питання на наступній нараді.
Попередження
- Виділіть кожному доповідачу достатньо часу на презентацію його теми. Тверезо оцінюйте перспективи і не намагайтеся включити занадто багато інформації в одну нараду. Не забувайте про те, що в учасників можуть виникнути питання, або вони побажають обговорити додаткові теми.
