1. Головна
    2. Світ роботи
    3. Як керувати кількома проектами

Як керувати кількома проектами

У сучасному динамічному діловому світі нам часто доводиться одночасно займатися відразу декількома справами. Для регулярних успіхів важливо навчитися грамотно управляти декількома проектами. Спочатку необхідно визначити пріоритетність кожного завдання, скласти докладні плани і об'єднати проектну інформацію. Ще можна спочатку братися за найважчі справи, перемикатися між проектами в хвилини застою і скорочувати кількість безглуздих завдань. Якщо ви керуєте іншими людьми, то важливо зрозуміти їх стиль спілкування і делегувати повноваження, а також не заважати працювати.

Метод1З 3:
Як забезпечити ефективну організацію

  1. Розставляйте пріоритети, щоб бачити всю картину. Не всі завдання мають однакову нагороду за виконання або наслідки за невиконання. Якщо ви працюєте над кількома проектами, а список завдань постійно поповнюється, використовуйте певну систему, яка буде нагадувати вам про найбільш важливі справи і показувати, які завдання можна трохи відкласти. [1]
    • Один з варіантів — записувати кінцеві терміни виконання завдань і приділяти особливу увагу тим, які потрібно завершити першими. При цьому все одно слід пам'ятати про довгострокові проекти і не чекати до останнього дня.
    • Можна керуватися масштабом проекту або рівнем складності. Спробуйте привласнювати високий пріоритет складним проектам, щоб не відкладати їх на останній момент.
    • Використовуйте систему колірного кодування, яка дозволяє візуально розпізнавати рівні пріоритетності справ. Так, позначте червоним проекти з максимальним пріоритетом, ліловим — завдання середньої важливості і синім — справи, які можуть почекати.
    ПОРАДА ФАХІВЦЯ

    Elizabeth Douglas

    Генеральний директор wikiHow
    Елізабет Дуглас — генеральний директор wikiHow. Отримала ступінь бакалавра з інформатики та магістра ділового адміністрування в Стенфордському університеті. Працює в технологічній галузі вже більше 15 років.
    Elizabeth Douglas
    Генеральний директор wikiHow

    Елізабет Дуглас, Генеральний директор wikiHow, радить: «Зазвичай я вважаю корисним планувати свій робочий день на основі таких пріоритетів. Я намагаюся визначити, скільки мого часу вимагає кожен проект щодня, і будую плани на основі цієї інформації».

  2. Детально описуйте процес виконання кожного проекту. будь-який проект складається з декількох етапів, кроків або аспектів. Заведіть звичку розділяти проекти на конкретні робочі завдання. Записуйте завдання і складайте план виконання кожного етапу. Визначте часові рамки для кожного завдання і намагайтеся їх дотримуватися, при цьому закладайте необхідний час з запасом, щоб рамки не були занадто жорсткими. [2]
    • Може здатися, що така звичка тільки забирає зайвий час, але наявність докладного плану до початку роботи допоможе нічого не забути в процесі виконання.
    • Не бійтеся переборщити з деталями, адже чим докладніше все описано, чим чіткіше розуміння завдання. Крім того, кожен виконаний крок буде відчуватися як вагомий внесок у реалізацію всього проекту.
    ПОРАДА ФАХІВЦЯ

    Elizabeth Douglas

    Генеральний директор wikiHow
    Елізабет Дуглас — генеральний директор wikiHow. Отримала ступінь бакалавра з інформатики та магістра ділового адміністрування в Стенфордському університеті. Працює в технологічній галузі вже більше 15 років.
    Elizabeth Douglas
    Генеральний директор wikiHow

    Елізабет Дуглас, Генеральний директор wikiHow, радить: «спробуйте зрозуміти, що потрібно виконувати по кожному проекту кожен день, щотижня або навіть кожну годину. Інформація про трудовитрати на кожен проект допоможе краще планувати свій час. Також залишайте час на випадкові, непередбачені аспекти проекту".

  3. Зберігайте важливу інформацію в одному, спеціально відведеному місці. зберігання необхідних відомостей по різних проектах в одному місці допоможе ніколи не втрачати інформацію. Можна використовувати одну записну книжку, таблицю або папку для всіх документів за проектом. Таке єдине місце може мати секції для базових відомостей по всіх проектах і конкретних відомостей по кожному окремому проекту. [3]
    • Якщо зберігати інформацію по різних проектах в одному місці недоцільно, тоді хоча б зберігайте в одному місці всю інформацію по кожному конкретному проекту.
    • При роботі з командою, якій потрібен доступ до комплекту документів, надайте кожному учаснику необхідні паролі або копії матеріальних документів.
    • Після виконання проекту можна викинути документацію (якщо це розумно) або перемістити всю інформацію по проекту в інше місце. Можливо, ви ніколи не викидаєте і не видаляєте виконану роботу, але спробуйте хоча б зберігати її в окремому місці для закінчених проектів.

Метод2З 3:
Як зберігати продуктивність

  1. Починайте робочий день з завдання, яке лякає вас більше за інших. якщо завжди ухилятися від неприємних справ, то вони ніколи не будуть закінчені. Змусьте себе взятися за важке завдання з самого ранку, поки ви ще не втомилися. Навряд чи справа перестане лякати вас, якщо відкладати його на потім. Після виконання складного завдання ви відчуєте, що у вас гора впала з плечей, і будете окрилено працювати до самого вечора. [4]
    • Такі завдання не завжди перші в списку пріоритетів, але вони є винятком з правил.
    • Якщо лякає вас завдання займе багато часу, то спробуйте подумки оцінити тимчасові витрати. Можливо, краще виконати значну частину роботи сьогодні вранці і все закінчити вже вранці наступного дня.
    ПОРАДА ФАХІВЦЯ

    Elizabeth Douglas

    Генеральний директор wikiHow
    Елізабет Дуглас — генеральний директор wikiHow. Отримала ступінь бакалавра з інформатики та магістра ділового адміністрування в Стенфордському університеті. Працює в технологічній галузі вже більше 15 років.
    Elizabeth Douglas
    Генеральний директор wikiHow

    Елізабет Дуглас, Генеральний директор wikiHow, додає: " спробуйте зберігати мотивацію за допомогою списку справ. Даний список дозволяє викреслювати виконані пункти, що надихне вас взятися за важкі справи».

  2. Корегуйте курс, коли впираєтеся в стіну. під час роботи над проектами нерідко бувають моменти, коли виникає тупикова ситуація. Розглядати стіну і лаяти себе марно, тому плавно перейдіть до іншої справи. Можливо, Вам скоро потрібно буде повернутися до цього завдання, але зміна виду діяльності дозволить зберегти продуктивність. [5]
    • Переключитися на інше завдання не завжди можливо, особливо коли підтискають терміни. Важливо правильно оцінювати обстановку і діяти по ситуації. Можливо, у вас немає часу, щоб повністю присвятити себе іншому проекту, але п'ять хвилин для перепочинку завжди знайдуться.
    • Якщо у вас є час, то повністю зосередьтеся на іншому проекті. У перемиканні немає сенсу, якщо ви продовжуєте думати про попереднє завдання.
  3. Усуньте необов'язкові аспекти роботи. кожному притаманні робочі звички, але не всі вони сприяють ефективному виконанню поточного завдання. Не потрібно створювати додаткову роботу. Оцініть робочий процес і подумайте, які аспекти можна безболісно відкинути. Так ви звільните час для важливих справ і зосередите зусилля на одному завданні. [6]
    • Наприклад, ви завжди складаєте тематичні марковані списки для нових проектів, що насправді просто дозволяє вам зрушити фактичний початок роботи. Можливо, одного разу ви придумали забавні кодові імена для учасників команди, але ніколи не використовуєте їх в проектах.
    • Не потрібно відмовлятися від корисних звичок, але чесно оцінюйте значимість кожної дії.

Метод3З 3:
Як працювати з іншими

  1. Встановлюйте межі і вчіться відмовляти. у кожної людини є свій поріг можливостей. Важливо знати свої кордони і не виходити за рамки. Навчіться говорити ні, коли ви працюєте на межі можливостей і відкривається нова перспектива. Краще упустити можливість і зробити справу, над якою ви працюєте, ніж взяти ще один проект і завалити обидві справи. [7]
    • Зрозуміти свої межі допоможе шлях проб і помилок. Не здавайтеся, якщо не вийде все зрозуміти з першого разу. Згодом ви зрозумієте межі своїх можливостей, навіть якщо доведеться кілька разів обпектися.
    • Можливо, ви не в змозі взяти ще один проект. Уважно оцінюйте ситуацію. Можна спалити міст, якщо відмовитися від справи, яку Ви вже зобов'язалися виконати.
  2. Делегуйте повноваження і не намагайтеся контролювати кожну дрібницю. якщо ви працюєте або керуєте командою, то завжди слід делегувати всі допустимі повноваження. Можливо, ви хочете контролювати ситуацію, але вам надали помічників не просто так. Розподіліть завдання на початку роботи над проектом і не заважайте колегам працювати. Не намагайтеся знову взяти все під контроль на середині шляху. [8]
    • Команда хороших співробітників може зробити більше, ніж один першокласний фахівець. Не намагайтеся все зробити самостійно і доручайте роботу іншим людям, коли це можливо. Не втрачайте можливості, коли вам надали помічників.
    • Якщо ви керуєте командою, то виконання проекту є вашим обов'язком. Приділяйте час для перевірки результатів роботи команди, а в інші моменти намагайтеся не заважати.
  3. Вивчайте стиль спілкування учасників колективу і вчіться працювати разом. можливо, серед ваших підлеглих є люди, які дотримуються інших підходів до роботи. Потрібно прийняти цей факт, щоб ефективно працювати. Чим краще Ви знаєте стиль спілкування кожного учасника, тим більше роботи ви зможете зробити разом. Спробуйте підлаштуватися під кожного з них (але без фанатизму), щоб отримувати оптимальний результат. [9]
    • Особливо це стосується таких засобів комунікації, як телефон та електронна пошта. Так, деякі учасники команди можуть краще сприймати вказівки і вимоги по телефону, а інші цінують ефективність електронної пошти.
    • Деякі співробітники люблять пожартувати, інші зберігають найсуворішу серйозність. Правильно формулюйте свої зауваження і завдання. Для ефективності роботи важливо ладити з командою.
    • Робіть нотатки про кожного співробітника, щоб використовувати таку інформацію на практиці. Наприклад, можна прямо запитати про деякі переваги або поступово знайти відповідь своїми силами.
  4. Залишайтеся на зв'язку незалежно від ходу робіт. Не важливо, керуєте ви командою або самі доповідаєте про результати роботи іншому керівнику, завжди потрібно збирати інформацію про хід робіт. Домовляйтеся про наради з відповідальними особами, щоб залишатися в курсі. Не чекайте, поки Керівник почне задавати питання. Регулярно присвячуйте його в курс справ. Регулярні (якщо не постійні) повідомлення про хід виконання робіт допомагають виконувати справи без непотрібних проблем.
    • У багатьох випадках корисно затвердити терміни надання звітів про хід робіт на різних етапах проекту. Можна використовувати щоденні звіти для короткострокових проектів і щотижневі звіти для тривалих завдань.
    • Це особливо важливо, коли наступна частина проекту грунтується на попередній. Якщо Олег чекає, поки Ліза закінчить свою частину роботи, щоб він міг приступити до справи, то йому потрібно знати, скільки часу їй буде потрібно.
    • Важливо визначати очікування щодо звітів про хід робіт на самому початку. Не варто дивувати колег раптовою необхідністю надати такий звіт після виконання вже половини проекту.

Поради

  • Задавайтеся метою щодня завершувати певну справу.
  • По можливості не заважайте учасникам команди виконувати свої завдання, щоб вони працювали з максимальною ефективністю.
  • Кожен план повинен бути гнучким, щоб вчасно реагувати на можливі несподіванки.

Джерела

  1. ↑ Http://idealistcareers.org/how-to-tackle-multiple-priorities/
  2. ↑ Http://www.elleandcompanydesign.com/blog/2014/9/24/5-tips-for-juggling-multiple-projects
  3. ↑ Http://www.girlsguidetopm.com/2016/06/6-real-project-managers-show-you-how-to-manage-multiple-projects/
  4. ↑ Https://www.linkedin.com/pulse/20130513105844-6526187-six-tips-for-forcing-yourself-to-tackle-a-dreaded-task
  5. ↑ Http://www.girlsguidetopm.com/2016/04/how-to-manage-multiple-projects-at-the-same-time/
  6. ↑ Https://www.comindware.com/blog/tips-and-tricks/how-to-manage-multiple-projects/
  7. ↑ Https://www.liquidplanner.com/blog/7-ways-to-juggle-multiple-project-tasks-and-get-things-done/
  8. ↑ Https://www.wrike.com/blog/5-most-common-mistakes-in-managing-multiple-projects-learn-to-avoid-them-part-1/
  9. ↑ Https://www.teamgantt.com/blog/11-project-management-tips-according-to-the-worlds-leading-digital-project-managers/

Ще почитати: