Як делегувати: 14 кроків (з ілюстраціями)

Незалежно від того, чи є ви виконавчим директором компанії, менеджером роздрібних продажів або батьком, що сидить вдома, здатність делегувати обов'язки є одним з найважливіших навичок для досягнення максимальної ефективності вашої діяльності. Однак делегування є складною справою-ви повинні бути твердим, але в той же час довіряти людині, кому ви делегували свої обов'язки. Ця стаття допоможе вам подолати будь-які занепокоєння, які можуть виникнути під час делегування, і допоможе пройти через процес делегування діяльності тактовно і шанобливо.

Метод1З 2:

Частина перша: мислити правильно

Відкладіть в сторону своє его. великим психологічним гальмом до делегування є судження, що «якщо ви хочете, щоб все було зроблено правильно, то зробіть це самі». Ви не єдина людина в світі, хто може зробити це правильно. Ви «можете " бути єдиною людиною, яка зробить це правильно в даний момент, але якщо ви приділите час, щоб навчити когось, то вони, ймовірно, будуть в змозі зробити це правильно теж. Хто знає-вони могли б зробити це швидше або краще, ніж ви (мрія!), і Вам потрібно це не тільки прийняти, але і вітати.
- Подумайте логічно і реалістично-ви можете зробити цю роботу самостійно? Чи доведеться вам працювати самим все життя? Чи треба вам збалансувати свою роботу і ваші нормальні обов'язки? Якщо так, то вам, ймовірно, слід бути готовим до делегування частини своєї роботи. Не треба соромитися і відчувати себе некомпетентним через те, що вам потрібна допомога, щоб впоратися з чимось-ви насправді стаєте «більш» ефективним працівником, отримуючи допомогу, коли вам це необхідно.
Досить чекати добровільної допомоги від людей. якщо ви не хочете делегувати свою роботу, то у вас може бути рідкісний випадок синдрому мученика - ви, ймовірно, перевантажені, і ви часто задаєтеся питанням, чому люди ніколи не пропонують мені допомогу. Будьте чесні перед собою-коли інші люди пропонують допомогу, ви відмовляєтеся від неї, тільки щоб виглядати ввічливим? Ви ставите питанням, чому вони не "наполягають"» Чи відчуваєте ви, що якби ви опинилися в протилежній ситуації, то ви б ймовірно допомогли з великим завзяттям серця? Якщо ви відповіли "так«, то вам необхідно» взяти під контроль" свою ситуацію. "Добийтеся" необхідної Вам допомоги-не чекайте, поки вона прийде до вас сама, тому що цього може не статися.
- Багато людей не звертають уваги на те, що роблять інші, і не так багато можна зробити, щоб змінити їх. Залиште осторонь будь-які розчарування, якщо хтось із людей не простягнув руку допомоги, пам'ятайте, що повідомляти їм про свої потреби - це, в кінцевому рахунку, ваш обов'язок.
Не сприймайте негативно прохання про допомогу. багато людей відчувають дискомфорт, коли просять про допомогу. Ви можете відчувати себе винуватим через те, що ви обтяжуєте інших, або відчувати почуття сорому, так як думаєте (чомусь), що ви повинні бути в змозі впоратися з усією роботою самостійно. Ви можете просто пишатися своїм старанням і розглядати це як доказ того, що ви благородна людина (ще один прояв синдрому мученика). Якщо ви вважаєте, що прохання про допомогу є формою прояву слабкості, то вам потрібно позбутися від цієї думки «без зволікання». Насправді, все навпаки: намагатися зробити все самим - це і є ознака прояву слабкості, в тому сенсі, що це вказує на відсутність у вас реалістичного погляду на ваші здібності.
Навчіться довіряти іншим. якщо ви боїтеся делегування, тому що вважаєте, що хтось інший не зможе виконати роботу так само добре, як і ви, запам'ятайте дві речі: по-перше, що майже кожен може навчитися чомусь при достатній практиці, і, по-друге, що ви, ймовірно, не так вже універсально талановиті, як думаєте про себе. При делегуванні роботи ви не просто звільняєте час для себе-ви також даєте шанс вашому помічнику освоїти нові навички або вирішувати нові види завдань. Будьте терплячі - при достатній кількості часу ваш помічник, ймовірно, буде в змозі виконати делеговану роботу так само, як і ви. Якщо робота, яку ви плануєте делегувати, не "дуже" важлива, то ваш помічник може вчитися виконувати її добре протягом довгого часу. Якщо робота є "дуже важливою", подумайте двічі, перш ніж делегувати її!
- Навіть якщо ви виконуєте роботу, яку збираєтеся делегувати, краще за всіх, усвідомте, що делегування роботи дозволить вам в цей час здійснювати інші справи. Якщо ви є найкращим працівником в офісі з виконання відносно монотонного завдання по збірці жорстких дисків, але вам належить підготувати важливу презентацію, було б логічно дати відповідне завдання стажисту. Набагато краще для вас встановити пріоритет у виконанні важких, складних завдань - не соромтеся делегувати прості, повторювані завдання, коли у вас є більш важливі справи.

Метод2З 2:

Частина друга: ефективне делегування

Посуньтеся з мертвої точки. перший крок є найважчим, але він найважливіший. Ви повинні перейти через себе і попросити кого-небудь допомогти вам (або, якщо ви начальник, «накажіть» кому-небудь допомогти вам.) Не соромтеся цього - поки ви ввічливі, добрі і тактовні, вам ніхто не нагрубить лише за прохання (або наказ) про допомогу. Постарайтеся бути тактовним і уважним, одночасно зберігаючи серйозність вашого прохання.
- Якщо ви не впевнені, як попросити кого-небудь зробити деяку роботу для вас, спробуйте висловити думки коротко і м'яко. Скажіть що-небудь на кшталт: "Гей, можна тебе на хвилинку? Не міг би ти мені допомогти зібрати велику стопку жорстких дисків, які ми тільки що отримали. Я не можу це зробити, тому що я не буду в офісі сьогодні. Чи можеш ти мені допомогти?"Не тисніть на вашого помічника, але переконайтеся, він / вона усвідомили, що його або її допомога «необхідна».
- Попросіть і ви (ймовірно) отримаєте. Не бійтеся делегувати через побоювання виглядати грубим і настирливим. Подивіться на це з іншого боку-як би ви себе почували, якби люди попросили вас зробити щось? Ви б образилися і образилися? Або ви (зазвичай) готові з радістю допомогти? Ймовірно, останнє!
Не сприймайте відмови як щось особисте. іноді люди не мають можливості допомогти вам - це сумно, але це так. Це може бути з різних причин - найпоширеніша полягає в тому, що людина, яку ви просите, дуже зайнятий по його або її власній роботі. Не приймайте це занадто близько до серця - тільки те, що хтось не може (або не хоче) зробити щось для вас в даний момент, не означає, що він/вона погано ставиться до вас. Це зазвичай просто означає, що він / вона або зайнятий(а), або ледачий(а) - не більше того.
- Якщо вам відмовили, розгляньте різні варіанти - зазвичай ви можете ввічливо, але твердо наполягати на тому, що вам дійсно потрібна допомога цієї людини (це може бути застосовано особливо, якщо ви начальник або маєте інші владні повноваження), ви можете спробувати попросити когось ще, або ви можете зробити роботу самостійно. Якщо ви дійсно потребуєте допомоги, не бійтеся пробувати варіанти один і / або два!
Делегуйте мету, а не спосіб виконання. це є ключовим моментом, щоб не ставати нянькою або мікро-менеджером. Встановіть чіткі показники результатів, яких ви очікуєте, покажіть людині, як ви це робите, але скажіть їм, що вони можуть виконати роботу будь-яким способом, яким побажають, тільки щоб вона була зроблена добре і завершена в строк. Дайте їм достатньо часу не тільки навчитися, але і поекспериментувати і ввести якісь нововведення. Не навчайте їх, як роботів; навчайте їх як особистостей, які можуть освоїти і поліпшити процес.
- Це ще й розумно, так як полегшує ваш час і заспокоює нерви. Ви хочете використовувати час, який вивільняє, для чогось більш важливого, не турбуючись постійно про те, як ваш помічник прогресує. Пам'ятайте, що ви делегували цю роботу, щоб бути» менше "піддані стресу, а не»більше".
Будьте готові навчити вашого помічника. ви повинні майже завжди виділяти трохи часу, щоб навчити вашого помічника, як виконувати завдання, яке ви делегували йому або їй, навіть якщо це досить просто. Пам'ятайте, що процеси, які здаються прямолінійними і простими для вас, можуть бути не такими простими для тих, хто ніколи не мав з цим справу раніше. Будьте готові не тільки ввести вашого помічника в курс справи, яку Ви делегували йому або їй, але і терпляче відповідати на питання, які у нього/ неї, ймовірно, виникнуть.
- Розглядайте час, проведений на навчання помічника, як розумні довгострокові інвестиції. Витративши трохи часу, щоб навчити помічника виконувати правильно завдання, ви економите час на майбутнє, яке інакше було б витрачено на виправлення його/її помилок.
Виділіть необхідні ресурси на виконання завдання. у вас можуть бути необхідні ресурси для виконання завдання, але людина, якій поставлено завдання, може не мати до них доступ. Наприклад, захищені паролем дані, спеціалізоване обладнання та певні інструменти можуть бути життєво важливими для виконання цього завдання, тому переконайтеся, що ваш помічник має все, що йому / їй необхідно для досягнення мети.
Зрозумійте, що ваш помічник може робити тільки одну справу одночасно. коли ваш помічник допомагає вам, він/вона не виконує своїх звичайних обов'язків. Не забувайте, що, як і ви, ваш помічник, ймовірно, має щільний графік. Запитайте себе - яку роботу» вони " відкладуть або делегують, щоб виконати ваше завдання? Переконайтеся, що Ви знаєте відповідь на це питання, коли ви делегуєте завдання комусь іншому.
Будьте терплячими. людина, якій ви делегували « "буде" робити помилки, поки він / вона вчитися виконувати нове завдання. Це частина процесу навчання. Приготуйтеся до цього заздалегідь. Не делегуйте завдання, припускаючи, що людина буде виконувати це ідеально, поки вони не набралися досвіду. Якщо проект не йде так, як вам би цього хотілося, тому що ваш партнер не в змозі виконати «ідеально» нове завдання, які ви йому/їй делегували, це ваша вина, а не його або її. Будьте наставником для вашого помічника, і делегована робота може стати корисним досвідом для нього або неї, а не чимось, чого варто побоюватися.
- Коли ви навчаєте когось, як зробити щось, ви робите інвестиції. Спочатку це сповільнить вашу діяльність, але в довгостроковій перспективі це стрімко підвищить продуктивність, тому підійдіть до всього процесу на позитивній і реалістичною ноті.
Будьте готові до можливих труднощів. складіть резервний план і будьте готові його застосувати, якщо щось піде не так. Знайте, що станеться, якщо робота не буде виконана вчасно або відповідно до стандартів. Перешкоди і несподівані проблеми можуть спливти в будь - який час, чи перебуваєте ви на роботі або вдома-навіть техніка іноді дає збої. Нехай ваш делегат знає, що якщо щось станеться, ви зрозумієте і допоможете йому або їй вкластися в строк - а не просто кинете їх під колеса автомобіля при першій ознаці неприємностей.
- Це розумно ще й в егоїстичному сенсі - якщо ваш делегат побоюється, що він/вона будуть звинувачені за помилки, набагато більше часу буде витрачено на покриття його або її тилу, ніж на реальне завершення завдання.
Висловіть вдячність вашому помічнику, коли він цього заслуговує. делегування завдань комусь іншому необхідно, якщо вам необхідно взяти на себе все більше відповідальності. Однак це контрпродуктивно, якщо ви делегуєте завдання, залишаєте вашого помічника старанно працювати над нею, а потім приймаєте всі лаври на себе. Висловіть вдячність і похваліть зусилля інших від вашого імені.
- Всякий раз, коли вас хвалять за роботу, яку вам допомогли зробити, не забувайте згадувати ім'я вашого помічника.
Говоріть "Спасибі". коли хтось робить щось для вас, важливо подякувати йому або її, визнати важливість його або її допомоги, і нехай помічник знає, що його/її цінують. В іншому випадку, ви здаєтеся невдячним, навіть якщо це не так. Пам'ятайте, що люди не можуть читати ваші думки. Люди більш імовірно допоможуть вам знову, якщо вони відчують що їх оцінили.
- Будьте люб'язні. Просте щире висловлювання, як наприклад " Я не міг би зробити цього без вас!"дорогого коштує. Якщо робота, яку виконав ця людина для вас, була суттєвою, ви навіть можете пригостити його або її їжею, напоєм, подарувати подячну листівку або купити невеликий подарунок.

Поради

Створіть список завдань, які ви хотіли б делегувати комусь іншому. Не виправляйте нічого у своєму списку побажань. Викладіть все на папері і вирішите пізніше, що можна реалізувати, а що ні. Ви будете вражені тим, як багато ви робите самі з того, що хтось може допомогти вам.

Попередження

Не скидайте неприємні завдання, роблячи вигляд, що ви робите їм послугу. Якщо для них немає реальної вигоди, то не стверджуйте зворотне. Найкраще це зробити "після" завершення однієї або декількох завдань однією командою. Це дозволить вам чесно сказати, «Уолт, ця робота невдячна, але мені дуже потрібна ваша допомога», або " Лорі, я обіцяю, що якщо з цього вийде якийсь позитивний ефект, я зроблю все, щоб ви це відчули. Я знаю, це не велике завдання, але його потрібно зробити, і я знаю, що можу довірити вам зробити його». Існують безліч неприємних, невдячних робіт, які повинні бути зроблені; способом їх виконання є те, що, коли з'являться вершкові завдання, ви не забудете людини, яка є вашою правою рукою.