Як провести захід (з ілюстраціями)

Частина1З 4:

Планування за кілька місяців вперед

1. 
   Визначте мету заходу. маючи в голові визначення з одного-двох пропозицій, допоможе вам йти в правильному напрямку. Плануєте провести роз'яснювальну роботу у Вашому населеному пункті? Схилити потенційних спонсорів вкласти кошти? Організувати святкування для конкретної людини або групи осіб? Звузьте постановку мети наскільки це можливо. Що б ви не робили (будь це просвітництво, переконання, святкування і так далі), для чого ви це робите?

   • Подумайте про це як про вашу місію. Вашої концепції успіху. Коли ви точно знаєте, що ви хочете зробити, це набагато простіше зробити!
2. 
   Поставте перед собою цілі. чого саме ви хочете досягти? Не того, приходу якої кількості людей ви очікуєте, не самого факту, що захід навіть відбувається – що ви хочете отримати в результаті? Щоб вийшло 5 чоловік в нову частину вашої організації? Заробити $1 000? Змінити світогляд? Зацікавити людей?

   • Подумайте про три найголовніші речі, які ви бажали б побачити результатом цього заходу і зосередьтеся на них, щоб втілити в реальність. Можливо, одна з цілей фінансова, одна – суспільна, і ще одна – особиста. Це залежить від вас!
3. 
   Зберіть добровольців. необхідно зібрати хорошу команду, з різними навичками. Вони можуть допомогти у всьому, від підготовки розкладів і бюджету, до створення запрошень і плакатів, вітання гостей і виконання брудної роботи з прибирання по закінченню заходу. Іншими словами вони допоможуть вам все втілити в життя. І якщо ви можете, візьміть довірених добровольців!

   • Переконайтеся, що члени вашої команди і супервайзери постійно «в курсі» ваших планів. Співпрацюючи, ви зробите свою роботу набагато простіше. Коли ви просите їх допомогти, дайте з самого початку максимально повну інформацію щодо очікувань і їх ступеня участі.
   • Якщо ви в ситуації, яка не дозволяє вам здійснити пошук волонтерів, найміть бригаду! Все це залежить від типу заходу, який ви організуєте. У місці проведення вам можуть надати таку команду, або ви можете звернутися до посередницьких послуг агентств по найму.
4. 
   Підготуйте бюджет. повинні бути враховані всі можливі витрати, доходи, спонсори і не передбачені витрати. Якщо не скласти бюджет, то в кінцевому підсумку ви опинитеся з пачкою квитанцій, порожнім гаманцем, і не мати уявлення, що, чорт візьми, сталося. Будьте реалістичні з першого дня, щоб не зіткнутися з сюрпризами в день проведення!

   • Знайдіть способи знизити собівартість. Чи можете ви залучити добровольців попрацювати безкоштовно? Розгляньте дешевші місця проведення(як чий-небудь будинок ?) Запам'ятайте: невеликий, простий захід, який пройшов добре, завжди залишає більше вражень, ніж вечірка, влаштована в пух і прах, яка провалилася.
5. 
   Визначтеся з часом і місцем. це найголовніший аспект, коли справа стосується вашого заходу. Який час і місце змусять людей сказати: "Так, я піду туди!»? Вам потрібно вибрати час, коли всі будуть вільні і місце зі зручним розташуванням. І що-небудь таке, що Ви б могли собі дозволити замовити!

   • Перевірте календар вашої спільноти і подумайте про свою аудиторію. Якщо ви націлені на купку сидячих вдома матусь, вашим кращим вибором буде денний час десь по близькості (може також з наданням можливості доглянути за вашими дітьми?). Якщо ви направлені на студентів, зробіть це ввечері серед тижня в центрі міста. Якщо ви зможете, робіть там, де вони вже знаходяться .
   • Звичайно, певні місця потрібно бронювати. Зв'яжіться з місцем, в якому ви плануєте провести захід, як можна швидше. Воно може бути набагато більш зайнятим, ніж ви!
6. 
   Подумайте про логістику. логістиці для всього. Що з себе буде представляти парковка? Що щодо доступу для людей з обмеженими можливостями? Що ви можете зробити з розмірами вашого простору? Яке обладнання вам знадобиться? Які додаткові речі (мінеральна вода для лекторів, іменні таблички, брошури) вам знадобляться, що додасть зайві витрати? Скільки людей необхідно задіяти для того, щоб все дійсно пройшло гладко?

   • Важливо посидіти деякий час самим (і зі своєю командою) і розглянути всі сторони заходу. Чи є які-небудь перешкоди, які можна передбачити і попередити? Якісь особливі гості, яких знадобиться розмістити? Будь-які винятки, що потрібно буде зробити?
7. 
   Подумайте про маркетинг та рекламу. поки ви перебуваєте у вдалому періоді, приготуйте проект плаката. Він повинен включати в себе попередню дату, час, місце проведення, головного гостя, найменування заходу, і тему або слоган заходу. Оскільки ще занадто рано, ви можете не поспішати з цим-але найкраще накидати попередню версію зараз, щоб побачити, як все це буде виглядати разом!

   • Подумайте також про всі інші способи розповісти всім про це. Електронні розсилки поштою? Звичайна пошта? Facebook, Twitter, інші дві дюжини веб-сайтів(докладніше про це трохи пізніше)? Що вам потрібно зробити перед заходом, щоб люди прийшли туди, і що знадобиться зробити на заходи, щоб утримати їх?
8. 
   Організуйте самі себе. цілком можливо, що ви відчуваєте себе зараз як тхір, якому тільки що відрізали голову. Зітхніть і відкрийте табличку в Excel. Приготуйте попередній розклад подій протягом усього заходу. Зробіть кілька таблиць, щоб організувати свої думки. Зараз це може здаватися непотрібною паперовою роботою, але через два місяці ви будете щедро дякувати самі себе в минулому за передбачливість.

   • Визначте часові рамки (з крайніми термінами виконання) для кожного виду підготовчої діяльності. Напишіть імена кожного, і де і коли вони знадобляться. Таким чином, ви можете організувати себе і виявити всі майбутні питання від інших.