Як провести збори в якості голови

Ведення бізнесу, особливо в офісній обстановці, вимагає співпраці на певному рівні. Наприклад, для прийняття важливих рішень часто потрібна об'єктивна думка кількох людей, а для виконання важливої роботи часто потрібен досвід багатьох людей. Збори-це один із способів структуризації та організації спільної роботи, але без чіткої мети і контролю збори легко можуть затягнутися і стати марними. Уміння запланувати, підготувати і самостійно провести збори може зіграти важливу роль, якщо ви хочете, щоб ваше зібрання пройшло не даремно і принесло результати.

Частина1З 3:

Підготовка до зборів

Обговоріть майбутні збори з тими, хто буде на ньому присутній. Коли ви дізналися, що вам належить провести майбутнє зібрання, перш за все вам слід витратити трохи часу на те, щоб поговорити c людьми, які будуть на ньому присутні (особливо з високопоставленими і впливовими людьми). Запитайте у них, Чи не хочуть вони обговорити на зборах щось конкретне. Зверніть увагу на їхні відповіді та використовуйте їх як керівництво при складанні порядку денного.
- Звернення з питанням до тих, хто буде присутній на зборах щодо того, що б вони хотіли обговорити на зборах – це розумний хід, так як це не тільки полегшить складання порядку денного, але і залучить їх в процес ще до початку самих зборів. Люди більш схильні відвідувати збори і слухати, якщо вони знають, що там піднімуться питання, які мають для них значення.
Складіть і роздайте Порядок денний. Порядок денний може бути важливою підмогою не тільки для голови зборів, а й для гостей, присутніх на зборах. У порядку міститься важлива інформація-час і місце проведення зборів, і імена учасників. А головне-там також відзначені передбачувані теми для обговорення, щоб кожен міг підготуватися. Розішліть порядку денного до того, як почнеться збори; чим важливіше збори, тим раніше слід це зробити.
- У вашій повістці для обов'язково повинен бути вказаний приблизний регламент на обговорення кожного питання. Суворий розклад, складений заздалегідь, допоможе вам провести збори за планом. Незважаючи на те, що обговорення деяких пунктів вашої повістки може затягнутися (а деяких – прискоритися), розклад набагато полегшить ваше завдання – ви зможете стежити за обговоренням кожного питання і внести відповідні корективи.
Вивчіть обговорювані питання та протоколи попередніх засідань. люди, присутні на зборах, можуть не знати про те, що ви збираєтеся обговорювати: деякі не були присутні на попередніх зборах, а інші просто забули. Будучи головою зборів, вам краще ознайомитися з історією зборів станом на сьогоднішній день. Постарайтеся поговорити з людьми, які були на попередніх зборах, щоб ознайомитися з невирішеними проблемами, які можна буде торкнутися на зборах. Також можна запросити записи попередніх зборів у офіційного діловода для складання плану.
- Протоколи попередніх зборів можуть послужити важливим ресурсом, якщо ви є головою зборів. Там підведені підсумки проведених обговорень і рішень, прийнятих під час попередніх зборів, що допоможе вам порівняно швидко і легко увійти в курс справи. Ви можете навіть роздати важливі протоколи зборів разом з порядком денним.
Заздалегідь підготуйте місце для проведення зборів. в день проведення зборів вам слід переконатися в тому, що кімната або зал, в яких ви хочете провести засідання, чисті, презентабельні і готові до приходу учасників. Вам також потрібно переконатися, що всі технічні компоненти зборів (презентації, проектори, екрани і так далі) працюють належним чином, і повністю готові до використання – плутанина з технікою може привести до того, що ви витратите цінний час і відхиліться від заданого плану.
- Якщо ви використовуєте електронну презентацію (наприклад, PowerPoint і так далі), приділіть хвилинку, щоб розібратися з пристроєм дистанційного керування або пультом, які ви будете використовувати для перемикання слайдів. Не варто витрачати час, розбираючись з елементами управління, якщо ви можете витратити його на обговорення важливих питань.

Частина2З 3:

Вести себе як голова під час зборів

Відкрийте засідання. коли прийде призначений час, і зберуться всі учасники зборів (або, принаймні, всі важливі фігури), зверніть на себе увагу кожного з тих, хто сидить в залі. Представтеся як голова зборів і розкажіть про те, яку мету переслідує дане збори. Встановіть намічені часові рамки зборів, повідомивши всім про передбачуваний час закінчення зборів-воно може затягнутися або пройти швидше, але краще заздалегідь встановити намічені тимчасові рамки. Це допоможе провести збори за планом. Якщо деякі учасники не знайомі один з одним, приділіть хвилинку на те, щоб провести швидку перекличку і представити важливих учасників.
- Врахуйте, що деякі підприємства та організації мають суворий, регламентований порядок відкриття та проведення зборів. Наприклад, Американська федерація державних, окружних і муніципальних службовців (AFSCME) використовує систему під назвою «Регламент Роберта», яка передбачає скликання засідання стуком молотка і вельми специфічні правила подання та прийняття пропозицій.^{[1]
  X
  Джерело інформації}
Підведіть підсумок важливих пунктів попередніх зборів. починаючи збори, які є частиною тривалого незакінченого проекту, вам слід коротко ввести всіх учасників в курс справи, розповівши їм про проект, швидко підсумувавши всі важливі події або рішення, прийняті на попередніх зборах. Не всі присутні можуть бути так само добре обізнані про обговорювані питання, як ви, тому для того, щоб збори пройшли результативно і ефективно, слід швидко ввести всіх в курс справи.
- Якщо ви не хочете самостійно підводити підсумки, то це може зробити офіційний секретар або Діловод, зачитавши протоколи попередніх нарад, щоб дотримати всі формальності при підведенні підсумків.
- Ви також можете зачитати важливі документи та інформаційні матеріали, які з'явилися у вашому розпорядженні після попередніх зборів.
- Варто відзначити, що якщо ви роздаєте учасникам копії протоколів/документів, то зачитувати їх вголос необов'язково.^{[2]
  X
  Джерело інформації}
Дозвольте важливим учасникам доповісти про стан справ. потім дайте слово людям, що володіють відповідною інформацією, щоб вони розповіли учасникам засідання про нові або недавні події, що відбулися з моменту останньої зустрічі. Практично це може бути все, що завгодно. Наприклад, нові проблеми, з якими зіткнулося ваше підприємство або організація, кадрові зміни, проектні розробки, а також зміни стратегії – все це може бути розглянуто на засіданні. Учасники зборів також захочуть почути про результати будь-яких конкретних дій, вжитих внаслідок рішень, прийнятих на останніх зборах.
Зверніть увагу слухачів на невирішені проблеми. якщо є проблеми, які залишилися невирішеними або рішення, які не змогли прийняти на попередніх зборах, постарайтеся розібратися з ними перед тим, як переходити до нових завдань. Чим довше ви відкладаєте вирішення старих проблем, тим менше учасники зборів захочуть брати на себе відповідальність за їх вирішення, тому постарайтеся приперти їх до стінки і розібратися з затяжними невирішеними проблемами під час зборів. Зазвичай невирішені питання позначаються як "невирішені «або» відкладені до наступного обговорення" в протоколах попередніх зборів.
- Залежно від атмосфери в колективі і правил, на вашому підприємстві або в організації може бути спеціальний порядок прийняття рішень. Наприклад, можливо, учасникам зборів слід просто прийти до єдиного рішення більшістю голосів або вибрати групу з високопоставлених людей, в завдання якої входить прийняття всіх рішень.
- Варто відзначити, що деякі питання занадто великі для вирішення на зборах. Не обов'язково міркувати про розвиток довгострокових проектів, які ще не закінчені. Але все ж ви повинні піднімати вирішення питань або проектів, якими необхідно зайнятися зараз.
Поговоріть про нові підприємства. потім підніміть нові проблеми, справи і питання, які потрібно обговорити. Причини цих проблем повинні критися в подіях, що відбулися після попередніх зборів, а також наявних в даний час. Постарайтеся домогтися від учасників конкретних, ясних рішень-чим більше питань Ви залишите невирішеними, тим більше невирішених справ вам доведеться розбирати на наступних зборах.
Підведіть підсумки зборів. коли ви торкнулися справи, що залишилися в минулому і відбуваються зараз, приділіть час на те, щоб підвести підсумки для всіх учасників зборів. Розберіть результати всіх прийнятих рішень, при необхідності дайте конкретні завдання учасникам зборів, виконання яких ви будете очікувати до наступних зборів.
- Цей ключовий пункт - ваш останній шанс переконатися в тому, що кожен покинув дорадчий зал, отримавши точне уявлення про Ваші проекти і про те, що від нього очікується.
І наостанок закладіть основу для наступного зібрання. в кінці скажіть всім, чого їм слід очікувати від наступних зборів, і, якщо ви вже почали його планувати, озвучте передбачуване місце його проведення. Тоді учасники зборів зрозуміють, що існує безперервний зв'язок між проектами і рішеннями, і у них є час на те, щоб рухатися вперед або виконати поставлені перед ними завдання.
- Врахуйте, що наявність плану наступного зборів необов'язково, якщо на своїх зборах Ви підняли всі минулі і справжні питання. Але якщо є ще досить невирішених справ, а ви хочете бути впевненими в тому, що їх обговорять в майбутньому або хочете простежити за розвитком певних проектів, то, можливо, краще заздалегідь підготувати грунт.

Частина3З 3:

Результативно провести збори

Керуйте обговоренням, але не займайте панівне становище. один з обов'язків голови зборів, яким ви є-це підтримувати обговорення і стежити, щоб воно йшло за планом. Ви не повинні нав'язувати свою думку з кожного питання або вести обговорення по точному графіку. Будьте гнучкими. Нехай учасники зборів вільно висловлюються і піднімають нові питання для обговорення, навіть якщо вони не були відзначені в порядку денному. Ви можете м'яко змінити хід дискусії або змінити тему, щоб обговорення йшло за планом, але не слід втручатися через дрібниці. Адже ви ж переслідуєте спільні цілі.
- Під час проведення зборів уважно стежте за тим, щоб не відхилитися від порядку денного. Якщо ви відстали, можливо, вам доведеться пропустити деякі питання або відкласти їх на потім для економії часу. Не бійтеся це зробити, якщо обговорювані питання дійсно є важливими.
Залучіть до обговорення всіх учасників. будучи головою зборів, ви зобов'язані забезпечити відкрите і плідне обговорення. Якщо ви помітили, що деякі учасники, що володіють інформацією, яка важлива для обговорення питань, набрали води в рот – розговоріть їх. Необов'язково звертатися до них безпосередньо, просто скажіть щось на зразок «Я думаю, що тут необхідна Експертна оцінка містера Сміта " - це відмінний спосіб залучити в дискусію пасивних учасників зборів.
Переконайтеся в тому, що всі розуміють, про що йде мова. вам може бути важко згадати про те, що не всі присутні на зборах люди володіють однаковим досвідом і знаннями щодо обговорюваних питань. Щоб упевнитися, що всі учасники зборів продуктивно провели свій час, вам слід коротко викласти складні питання або теми в простій формі, коли про них зайде мова. Менш обізнані учасники зборів безсумнівно оцінять такий крок.
Не залишайте без уваги складні або делікатні питання. якщо Компетентний голова не візьме їх під свій контроль, збори будуть проходити надзвичайно непродуктивно. Постарайтеся переконатися в тому, що кожне важливе питання було піднято. Не дозволяйте учасникам перекладати відповідальність на інших або придумувати безглузді відмовки щодо тих проблем, які не були висвітлені. Постарайтеся приперти їх до стінки і домогтися відповідей на ті питання, які ніхто не хоче піднімати. Незважаючи на те, що це може припасти до смаку не всім учасникам, подібні делікатні питання вимагають точної відповіді, щоб збори пройшли якомога більш результативно.
- Переконайтеся в тому, щоб важливі рішення були запротокольовані (якщо у вас є офіційні діловоди або протоколісти, доручіть їм виконання цього завдання). Якщо ви хочете взяти на себе працю відповісти на складні питання, варто упевнитися, що отримані вами відповіді будуть запротокольовані належним чином.
Слідкуйте за часом. збори не дарма мають погану репутацію – багато людей вважають їх марною тратою часу. Щоб Ваше зібрання не затягнулося, будучи головою, ви повинні стежити за тим, щоб обговорення не стояло на місці. Не бійтеся відкладати деякі незначні питання або обговорення на потім, якщо ви бачите, що збори триває довше, ніж ви очікували. Будьте готові на льоту змінювати свій розклад, щоб переконатися в тому, що ви не витратили дорогоцінного часу жодного з його учасників.