Коли начальник просить вас написати звіт про просування роботи, вам напевно хочеться ухилитися від цього завдання. Подібний звіт може здатися дрібницею, але він допомагає повідомити керівництву і колегам про деталі розвитку проекту, а така інформація спонукає начальника при необхідності допомогти Вам робочою силою, бюджетними вливаннями, підтримкою і керівництвом.
Кроки
Вивчіть всі аспекти справи, які вам треба висвітлити в звіті. маються на увазі всі деталі проекту, над яким ви працюєте — ви повинні знати його зсередини і вміти представити сторонньому погляду, щоб ознайомити з ним начальство. При необхідності Зберіть всі відомості від підлеглих, колег, підрядників і субпідрядників.-
Сформулюйте своє визначення мети. воно повинно включати короткий опис проекту. Не слід бути занадто багатослівним, оскільки начальству треба отримати уявлення про те, над чим ви працюєте, і у нього немає часу читати довгі пояснення. У цьому вступному визначенні повідомте, чому зараз необхідний ваш звіт.
-
В основній частині звіту розкажіть про виконану роботу. тут ви можете більше входити в деталі, щоб ваш начальник міг передати дані іншим учасникам роботи. Вкажіть, як нинішні завдання допоможуть досягти кінцевої мети і поясніть, на якій стадії знаходиться кожне завдання. Розкажіть, як ви плануєте бюджет, точно вказуючи, що входить до бюджету, а що ні.
-
Розгляньте проблеми, з якими ви зіткнулися при виконанні цього проекту. тут ви можете розповісти про проблеми з персоналом, труднощі з графіком, вузьких місцях і законодавчих обмеженнях. Перерахуйте їх і вкажіть, що ви зробили для вирішення проблем, і як плануєте їх виправити. Якщо вам потрібна допомога, позначте це.
-
Напишіть про триваючі роботи. вкажіть передбачувану дату закінчення і відзначте всі можливі проблеми, які здатні передбачити. Повідомте, Чи вірите ви в можливість закінчити проект згідно з графіком.
-
Складіть таблицю з деталями закінчених завдань і триваючих робіт. уявіть якомога більше деталей, включіть дати, нинішні і майбутні витрати. Графік може допомогти, якщо у начальника немає часу читати весь звіт. Це не обов'язково, але буває корисно, коли начальник воліє графічний спосіб подачі інформації або занадто зайнятий.
-
Підведіть підсумки свого звіту. зробіть цей розділ коротким і чітким, вказуючи тільки найнеобхідніші відомості про те, що Ви вже зробили і що ще повинні зробити. Коротко розгляньте свої сумніви і проблеми, напишіть, як їх краще виправити.
Поради
- Спробуйте скласти поняття про стиль свого начальника. Можливо, він або вона віддає перевагу звітам, написаним у певному стилі. Деякі люди люблять таблиці і списки, інші вважають за краще якомога менше деталей, а частина начальників хоче отримати якомога більше інформації, неважливо, скільки сторінок їм доведеться прочитати.
- Пишіть конкретно і детально, але уникайте багатослів'я.
