1. Головна
    2. Лист
    3. Як написати офіційну пропозицію-

Як написати офіційну пропозицію-

Термін "офіційна пропозиція" має два різних значення. У діловому середовищі офіційна пропозиція - це вираз готовності надати якісь продукти або послуги. У науковому середовищі під офіційною пропозицією мається на увазі рекомендація провести певне дослідження. У даній статті ми розглянемо обидва значення.

Метод1З 3:
Комерційна пропозиція

  1. Уважно вивчіть запит на пропозицію (ЗНП).багато підприємств і державні організації розсилають ЗПН для отримання товарів і послуг. Наприклад, якщо на компанію подали до суду, вона може направити ЗНП конкретним юридичним фірмам, запрошуючи їх надати комерційну пропозицію. Державна організація може розіслати ЗПН для закупівлі продуктів або матеріалів. Зазвичай в ЗНП містяться подробиці, які необхідно врахувати перед складанням комерційної пропозиції.[1]
    • Переконайтеся в здатності задовольнити потребу клієнта відповідно до запиту. Наприклад, необхідно вкластися в запропонований бюджет, часові рамки та інші умови, викладені клієнтом.
    • Можна надати офіційну пропозицію, не чекаючи ЗНП. Якщо передбачається, що якась компанія може відчувати потребу в ваших послугах, то можна зв'язатися з нею за власною ініціативою і надати офіційну пропозицію.
  2. Вивчіть потреби клієнта.Ваша пропозиція повинна відповідати актуальним запитам клієнта. Дослідіть принципи роботи клієнта і конкретну потребу, щоб написати гідну пропозицію, яка буде корисною для клієнта і допоможе вам отримати замовлення. Виконавцю слід звернутися до представника компанії, щоб отримати необхідну інформацію. Якщо ЗПН має на увазі конкурсний відбір, то доступні відомості будуть обмежені. У будь-якому випадку необхідно зробити спробу дізнатися відповіді на наступні питання:[2]
    • Які робилися спроби вирішити проблему? Що призвело до невдачі?
    • За якими критеріями буде оцінюватися комерційна пропозиція?
    • Які особливі потреби компанії необхідно врахувати?
    • Уточніть принципи діяльності компанії. Пропозиція повинна враховувати такі принципи.
  3. Використовуйте офіційний титульний аркуш.першою сторінкою вашої пропозиції виступає титульний аркуш. На ньому вказується наступна інформація:[3]
    • Ваше ім'я;
    • Назва вашої компанії;
    • Особа, на ім'я якої подається пропозиція;
    • Дата подачі пропозиції.
  4. Вкажіть проблему, яку покликано вирішити пропозицію.офіційна пропозиція повинна включати сформульовану проблему і містити рішення. Опишіть потребу клієнта простою і зрозумілою мовою.[4] клієнт повинен бачити, що ви правильно орієнтуєтеся в ситуації, що склалася.[5]
    • Наприклад, пропозиція надати Юридичні послуги може починатися так: "Нам відомо про потенційний судовий позов щодо вашої угоди з придбання компанії XYZ. Даною пропозицією ми висловлюємо готовність надати Юридичні послуги для вирішення виниклої проблеми".[6]
  5. Помістіть свою пропозицію в контекст.якщо ваша пропозиція не є відповіддю на ЗНП, то необхідно вказати додаткові відомості і причини для висунення подібної пропозиції. Наприклад, вкажіть таку інформацію:[7]
    • Попередні невдалі спроби вирішити проблему;
    • Звернення з проханням надати комерційну пропозицію;
    • Джерела, які поставили вас до відома про проблему.
  6. Сформулюйте визначення ключових термінів.необхідно чітко визначити термінологію для конкретної галузі та інші професіоналізми, які використовуються в реченні. Мова пропозиції повинна бути простою і зрозумілою, але при необхідності задійте технічні терміни.[8] представник відділу постачання, якому подається пропозиція, може добре розбиратися в термінології, але остаточне рішення часто приймається керівниками, які не завжди знайомі з технічною лексикою.
    • Спочатку можна скласти чорновий варіант комерційної пропозиції, а потім визначити терміни, які можуть бути незрозумілі одержувачу.
    • Також наведіть визначення термінів, які використовуються в різних значеннях. Різні компанії можуть вкладати власне значення в термін"фінансовий рік".
  7. Запропонуйте детальне рішення.окресліть проблему і повідомте свій варіант вирішення. Будьте максимально докладні в описі.[9] зазвичай пропоноване рішення передбачає необхідність скористатися вашими послугами або придбати вашу продукцію.
    • Наприклад, напишіть наступне: "компанія" Баланс " надає бухгалтерські послуги та проводить аудит підприємств малого та середнього бізнесу. Ми готові надати весь комплекс послуг в наступних сферах: ведення бухгалтерських книг, облік товарно-матеріальних запасів, річні податкові звіти і зведення, поточна перевірка платіжної відомості".[10]
  8. Опишіть переваги Вашого рішення.у разі пропозиції з власної ініціативи ви пропонуєте варіант, який ще не розглядався клієнтом, а при відповіді на ЗНП берете участь в конкурсі з іншими компаніями. Так чи інакше, слід пояснити, чому запропоноване вами рішення є оптимальним для клієнта. Можна використовувати маркований список, щоб виділити ключові переваги. У перевагах найчастіше вказують економію коштів, конфіденційність і професійну кваліфікацію виконавця.
    • Наведіть докази викладених фактів. Наприклад, вкажіть в реченні наявні результати досліджень або галузеві показники, на яких засноване запропоноване вами рішення.[11]
  9. Надайте календарний план.Розробіть графік виконання завдань, які необхідні для реалізації вашої пропозиції.[12] на етапі пропозиції само собою зрозуміло, що в майбутньому деякі деталі можуть змінитися, проте клієнт повинен мати уявлення про те, як ви збираєтеся вирішити поставлене завдання.
    • Виділіть етапи і стадії. Наприклад, якщо ви пропонуєте виконати реконструкцію торгових площ, то слід вказати дати початку і завершення робіт, щоб клієнт знав, коли можна буде відновити роботу магазину.[13]
    • Попередьте, що дані терміни є зразковими і можуть змінитися під впливом зовнішніх факторів. Наприклад, термін виконання будівельних робіт може зрушити через необхідність отримати необхідні дозволи від місцевої влади або з вини субпідрядника.
  10. Фінансовий кошторис.клієнту необхідно знати вартість ваших послуг, тому часто фінансовий кошторис може стати найважливішим аспектом пропозиції. Можливо, вам належить брати участь в конкурсі разом з іншими компаніями. Обов'язково вкажіть ціни. Будьте завбачливі. Наприклад, підрахуйте передбачувані статті і помножте суму на 1,5 на випадок непередбачених обставин.[14] не забудьте включити застереження про приблизний характер розрахунків.[15] серед іншого, вкажіть наступні статті:
    • Початкові витрати;
    • Вартість трудовитрат;
    • Вартість поставок і постачання;
    • Поточні щомісячні витрати;
    • Експлуатаційні витрати.
  11. Ключові умови договору.якщо ваша пропозиція покликана стати основою угоди між вами і клієнтом, то обговоріть ключові умови договору. Наприклад, вкажіть наступну інформацію:[16]
    • Сума авансового платежу: "Оплата 50 % вартості при підписанні договору".
    • Комісія або відсоток за несвоєчасний платіж: "за будь-які несвоєчасні розрахунки буде нараховуватися пеня в розмірі 3000 рублів".
    • Умови розірвання договору: "Договір може бути розірваний з будь-якої причини за умови письмового повідомлення за 90 днів до моменту розірвання. Комісія за передоплату відсутня".
  12. Вкажіть профільний досвід. клієнт повинен бути впевнений у вашій здатності втілити в життя всі обумовлені умови, щоб зупинити свій вибір саме на вашій пропозиції.[17] опишіть один або кілька аналогічних проектів, в яких ви брали участь а також поділіться досягнутими успіхами.
    • Не розкривайте клієнту подробиці угод про конфіденційність, які могли бути укладені між вами та іншими клієнтами. Попередній досвід завжди можна описати в загальних рисах. Наприклад, вкажіть:"за останні п'ять років наша компанія з успіхом надавала Бухгалтерські послуги 20 компаніям середнього бізнесу (25-100 співробітників)".
  13. Вкажіть інших учасників проекту.можливо, ваша компанія не здатна задовольнити всі потреби клієнта своїми силами. В цьому випадку потрібно вказати, яку допомогу з боку ви плануєте залучати. Також поясніть, як ви плануєте забезпечити відповідність інших працівників висунутим умовам по частині кваліфікації.
    • По можливості прикладіть до комерційної пропозиції резюме задіяних осіб.[18]
  14. Вказуйте посилання.якщо в реченні згадуються дослідження, письмові звіти, склепіння даних та інші джерела, то в кінці документа необхідно навести посилання. Використовуйте один з поширених форматів.[19]
    • Наявність списку використаних джерел дозволить клієнту легко перевірити інформацію.
    • Спонукайте клієнта задавати питання. Вкажіть адресу свого сайту, щоб клієнт міг дізнатися додаткові відомості про ваше підприємство.

Метод2 З 3:
Академічна пропозиція

  1. Спочатку виберіть тему Дослідження.якщо ви не працюєте з науковим керівником, то тему дослідження потрібно вибрати самостійно. Слід враховувати не тільки свої інтереси і досвід, але також наукову потребу у відповіді на конкретне питання. При виборі теми задайте собі такі питання:[20]
    • Які теми пробуджують у вас інтерес, необхідний для теоретичної та практичної роботи?
    • Наскільки важлива така тема і чому?
    • Які проблеми може вирішити ваше дослідження, на які відкриті наукові питання знайти відповіді?
    • Наскільки ваша пропозиція заснована на раніше проведених дослідженнях?
    • Чи здатні ви провести дослідження за відведений час?
  2. Окресліть структуру пропозиції.перед початком роботи необхідно скласти план проекту та письмової пропозиції. План надасть напрямок і мету вашому дослідженню. Як правило, майже всі академічні пропозиції містять такі розділи:[21]
    • Введення;
    • Теоретичні основи і важливість;
    • Огляд літератури;
    • Проект і методи дослідження;
    • Висновки;
    • СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ.
  3. Почніть з введення.у цьому розділі міститься Базова пропозиція і наводиться пояснення теми, яку Ви бажаєте дослідити. Слід вказати тему і методи дослідження, які ви плануєте задіяти. Також коротко поясніть важливість обраної теми.[22] у введенні потрібно дати відповіді на наступні питання:
    • Яка ваша основна область досліджень?
    • Яка конкретна тема досліджень пов'язана з даною проблемою?
    • Які методи планується використовувати для аналізу проблеми дослідження?
    • У чому проявляється цінність і важливість дослідження?
    • Чому адресат Вашої пропозиції повинен зацікавитися результатами дослідження?
  4. Викладіть теоретичні основи і поясніть важливість проекту.в даному розділі пропозиції слід привести доводи на користь реалізації проекту. Поясніть науковий контекст запропонованого дослідження. Опишіть суть вже виконаних робіт по конкретній темі, а також вкажіть поточний етап. Вкажіть свої наступні кроки і причини, за якими запропонована тема коштує необхідних зусиль.[23] пункти даного розділу:
    • Основна досліджувана проблема. Поясніть мету дослідження понад короткої інформації у вступі.
    • Обґрунтування запропонованого дослідження. Доведіть доцільність проекту. Визначте і поясніть, чому результат дослідження міг би кого-небудь зацікавити.
    • Головні питання і завдання, які будуть розглянуті. Поясніть, як дослідження зможе розширити межі вже існуючих знань і припущень з даного питання.
    • Поясніть свій план проведення дослідження. Які першоджерела планується використовувати, який внесок вони можуть внести в подальший аналіз?
    • Задайте фокус дослідження. Визначте межі проекту. Вкажіть суміжні питання і теми, яким не буде приділено першочергову увагу.
  5. Розгляньте головні джерела академічної літератури.якщо ваша пропозиція буде мати на увазі лабораторне наукове дослідження, психологічне вивчення і спостереження за учасниками дослідження або аналіз конкретних історичних фактів або літератури, тоді фундаментом вашої роботи стане академічна література. Цей розділ пропозиції міститиме огляд та вплив такої літератури на проект. Необхідно помістити дослідження в більш широкий контекст і показати, як передбачається продовжити або відкинути попередні результати.[24]
  6. Опишіть методи дослідження.у цьому розділі необхідно детально повідомити, що саме ви збираєтеся робити, а також пояснити доцільність таких дій. Це основний розділ, який переконає адресата не тільки в користі, але також в продуманості і доцільності всього дослідження. Продемонструйте, що ви добре володієте темою, а ваша пропозиція-найкращий спосіб знайти відповідь на питання, сформульовані в попередніх розділах. Вкажіть такі подробиці:[25]
    • Конкретні дії і кроки, які будуть зроблені. Потрібно надати обґрунтування кожного кроку і пояснити вплив на глобальні результати.
    • Порівняння з попередніми дослідженнями. Якщо при вивченні літератури виявлені аналогічні дослідження або проекти, то слід вказати відмінність ваших методів. Поясніть важливість такої відмінності. Вкажіть, що планується продемонструвати обраними методами.
  7. Визнайте обмеження своєї пропозиції.частина відповідальності за пропозицію включає визнання обмежень або потенційних проблем. Безсумнівно, Ви прагнете, щоб вашу пропозицію прийняли. Не допускається, щоб після прийняття виникли проблеми, які виявляться несподіваними для вашого керівництва. У цьому розділі вкажіть наступні відомості про проект:[26]
    • Матеріали та бюджет. Якщо для дослідження потрібна фінансова підтримка, то ваш бюджет потрібно вказати саме в цьому розділі. Складіть список використовуваних матеріалів і поясніть важливість кожного пункту. Якщо доступні дешевші альтернативи, то обґрунтуйте свій вибір. Важливо усвідомлювати обмеження будь-якої пропозиції.
    • Допускайте потенційні проблеми, які можуть виникнути. Спочатку вкажіть можливі складнощі. Опишіть суть проблем і передбачувані шляхи вирішення.
    • Надайте календарний план.
  8. Напишіть висновки.продублюйте свій погляд на необхідність провести дослідження. Коротко підсумуйте ключові аспекти поставленого завдання та проекту дослідження. Вселіть читачеві, що ваша пропозиція дозволить просунутися вперед у важливому академічному питанні (вкажіть, чому). Переконайте читача розділити ваші погляди, переконання і ентузіазм з приводу обраної теми.[27]
  9. Наведіть список літератури. використовуйте необхідний або загальноприйнятий формат посилань. Так, можна надати список літератури або повну бібліографію використаних джерел. У будь-якому випадку потрібно підкріпити вашу пропозицію фактами, а також дозволити читачеві самостійно вивчити і навіть перевірити викладені доводи.[28]

Метод3 З 3:
Загальні рекомендації

  1. Використовуйте офіційний формат.Ваша пропозиція повинна бути читабельною, а також мати переконливий вигляд. Якщо в ЗНП або вимогах не сказано інше, використовуйте простий і наочний шрифт для читання розміру і стилю. Зазвичай в офіційних документах використовується шрифт Times New Roman, кегль шрифту 12.
    • Також можна вивчити зразки пропозицій, що використовуються у вашій галузі. Пошукайте в мережі "зразок пропозиції", додатково вказавши галузь діяльності.
    • Також в інтернеті можна знайти шаблони комерційних пропозицій. Використовуйте шаблон, щоб надати своїй пропозиції офіційний вигляд.[29]
  2. Складіть дорожню карту пропозиції.Об'ємні або складні документи слід надавати коротким оглядом основних розділів.[30] підсумуйте розділи, які слідують за введенням.
    • Наприклад, напишіть: "дана комерційна пропозиція складається з чотирьох частин. Слідом за введенням міститься Розділ II, в якому викладається запропоноване рішення, календарний план, а також пояснюються переваги. У розділі III наведено постатейний бюджет і стандартні умови договору. Нарешті, Розділ IV містить короткі підсумки наявного досвіду нашої компанії і докази обґрунтованості запропонованого рішення".
  3. Виправте помилки і внесіть зміни в документ.якщо час не підтискає, перечитайте свій чорновий варіант пропозиції пару днів по тому. Зверніть увагу на помилки і пропущені слова. Також перевірте правильність всіх чисел.[31]
    • Заново вивчіть ЗПН і вашу переписку з клієнтом. Переконайтеся, що ваша пропозиція відповідає всім пред'явленим вимогам.
    • При необхідності скоротіть обсяг документа. Грамотно складену пропозицію можна прочитати за вісім хвилин. Якщо читання займає більше часу, то спробуйте перенести частину відомостей в додаток.

Поради

  • Вашу пропозицію необхідно надрукувати на повнокольоровому принтері і зшити. Сьогодні можна недорого зшити документ практично в будь-якому магазині канцелярського приладдя.
  • Зазвичай офіційна пропозиція займає 25-50 сторінок. Це непросте завдання, за яким піде ще більш копітка робота.

Джерела

  1. ↑ Https://www.entrepreneur.com/article/21834
  2. ↑ Https://www.entrepreneur.com/article/21834
  3. ↑ Http://articles.bplans.com/whats-the-best-business-proposal-format/
  4. ↑ Https://blog.bidsketch.com/articles/how-to-write-a-business-proposal/
  5. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  6. ↑ Http://writinghelptools.com/FullProposal.pdf
  7. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  8. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  9. ↑ Https://blog.bidsketch.com/articles/how-to-write-a-business-proposal/
  1. ↑ Http://writinghelptools.com/FullProposal.pdf
  2. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  3. ↑ Https://www.thebalance.com/how-to-write-a-business-proposal-2951436
  4. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  5. ↑ Http://fitsmallbusiness.com/how-to-write-a-business-proposal/
  6. ↑ Http://writinghelptools.com/FullProposal.pdf
  7. ↑ Http://writinghelptools.com/FullProposal.pdf
  8. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  9. ↑ Http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
  10. ↑ Http://content.bfwpub.com/webroot_pubcontent/Content/BCS_4/Hacker7e/Model%20papers/Hacker-Rata-APA-BusProposal.pdf
  11. ↑ Http://libguides.usc.edu/writingguide/researchproposal
  12. ↑ Http://libguides.usc.edu/writingguide/researchproposal
  13. ↑ Http://libguides.usc.edu/writingguide/researchproposal
  14. ↑ Http://libguides.usc.edu/writingguide/researchproposal
  15. ↑

Ще почитати: