Як провести щорічні загальні збори акціонерів

Частина1З 3:

Частина перша: планування зборів

1. 
   Перегляньте положення організації. перш ніж що-небудь скликати, перегляньте правила проведення ЄОС у вашій організації. Незважаючи на те що більшість компаній дотримуються однієї і тієї ж загальної структури, деякі деталі можуть відрізнятися. ^[1]

   • До деталей, яким вам може знадобитися приділити особливу увагу, входять спосіб оповіщення учасників зборів, процедура вибору нових членів Ради і тип інформації, яку потрібно розглядати на кожному ЄОС.
   • Також Вам слід перевірити, скільки людей має бути присутнім на зборах, щоб воно вважалося офіційним, а також яким способом розглядаються нові поправки до статуту організації, і як проходить за них голосування.
2. 
   Плануйте збори заздалегідь. встановіть дату і час ЕОС якомога раніше. Негайно попередьте основних учасників.

   • Неосновних учасників слід проінформувати після остаточного узгодження деталей.
   • Як тільки всі будуть проінформовані про дату проведення зборів, вам слід регулярно розсилати нагадування, щоб ніхто з учасників не забув.
3. 
   Забронюйте місце проведення зборів. якщо у вас немає власного залу, вам знадобиться вибрати місце проведення свого зібрання і зарезервувати його якомога швидше.

   • Навіть якщо у вас є власний зал, організовуючи ЕОС в окремому місці, воно буде здаватися більш значним і, отже, може залучити більше відвідувачів.
   • Виберіть місце, яке зможе вмістити всіх учасників. Переконайтеся, що зал досить великий, щоб забезпечити комфорт для кожного. Якщо у вас є учасники або інші присутні з особливими потребами (наприклад, потрібні широкі дверні проходи і з'їзди для колясок), перевірте, що місце проведення відповідає цим вимогам, перш ніж резервувати його. ^[2]
   • Як тільки ви визначитеся з місцем, забронюйте його, коли встановите дату і час проведення зборів.
4. 
   Підготуйте Порядок денний – перелік пунктів, які будуть розглядатися на ЄОС.

   • Підготуйте Порядок денний заздалегідь. Можливо, вам знадобиться розіслати її присутнім разом з повідомленням про збори, але навіть якщо ви цього не зробите, вам все одно знадобиться підготувати її, щоб роздати на самому зборах.
   • Розташуйте теми обговорень в тому порядку, в якому ви будете їх розглядати.
   • Як правило, досить вказати назву кожної теми. Швидше за все, вам не знадобиться розписувати деталі кожної теми.
   • Приклад порядку денного:
     • ПОРЯДОК ДЕННИЙ
     • 1) Привітання
     • 2) вибачення за відсутність деяких учасників
     • 3) Протокол попереднього ЕОС
     • 4) обговорення питань по протоколу
     • 5) річний звіт голови ЄОС
     • 6) річний звіт секретаря
     • 7) річний звіт фінансового директора
     • 8) вибори членів правління
     • 9) загальні питання
     • 10) Дата наступного зібрання
     • 11) закриття зборів
5. 
   Виділіть необхідний час на підготовку документів і звітів. потрібен час, щоб підготувати різні декларації, звіти та документи, необхідні для ЄОС, тому починайте заздалегідь.

   • Якомога раніше подбайте про підготовку всіх документів і звітів, за які ви відповідаєте.
   • Нагадайте іншим членам комітету підготувати інформацію, за яку вони відповідають.
   • Серед документів, які вам може знадобитися приготувати, можуть бути фінансові звіти та інші документи бухгалтерської звітності, протоколи попередніх ЄОС, звіти голови, секретаря і фінансового директора.
6. 
   Обговоріть з членами правління кандидатури до Ради. якщо на ЄОС будуть обговорюватися вибори до Ради, вам слід підшукати можливих кандидатів на відповідні посади ще перед зборами.

   • Поговоріть з кандидатами, які є у вас на прикметі, і запитайте, чи хотіли б вони зайняти посаду.
   • Якщо кандидатам знадобиться додаткове навчання, надайте його.
7. 
   Надішліть формальне "повідомлення про нараду" всім учасникам. дотримуйтесь статуту своєї організації щодо часу і способу розсилки повідомлення.

   • Можливо, вам знадобиться запросити спонсорів, постійних учасників, колишніх співробітників та інших акціонерів або задіяних осіб.
   • У повідомленні, як правило, потрібно вказувати дату, час, тривалість і місце проведення ЕОС. Якщо будуть проводитися вибори до Ради, це теж знадобиться вказати.
   • Ви можете включити в повідомлення весь порядок денний зборів або згадати одне-два ключових питання. Звіртеся зі статутом організації, щоб визначити правильну процедуру.
8. 
   Підготуйте місце перед зборами. В день ЕОС вам слід приїхати на місце проведення зборів кількома годинами раніше, щоб підготувати зал.

   • Не забувайте, що деякі учасники можуть приїхати на 30 хвилин раніше. Постарайтеся підготувати місця і освіжаючі напої або закуски, перед тим як вони приїдуть.