1. Головна
    2. Освіта та комунікації
    3. Як написати звіт про подію: 12 кроків

Як написати звіт про подію: 12 кроків

Можливо, вам необхідно написати звіт про захід і визначити, наскільки воно було успішним і порівняти його результати з цілями. Це важливо для того, щоб люди або компанії, які проводили Захід, могли зрозуміти, чи варто їм щось міняти. Є способи, завдяки яким ви можете зробити свій звіт про подію більш успішним. Це важливо, якщо ви збираєтеся проводити ще якийсь захід!

Частина1З 3:
Структуруйте свій звіт про подію

  1. Визначте стиль і формат презентації для певної аудиторії. звіти про захід можна прошити, скріпити степлером, надіслати електронною поштою у форматі PDF, виконати за допомогою презентації PowerPoint і так далі. [1]
    • Обов'язково структуруйте свій звіт про подію за розділами. Вам варто порівняти результати заходу з поставленими цілями. Підбийте підсумки головних результатів заходу.
    • Підганяйте звіт про захід під потреби та інтереси кожного спонсора і публіки. Враховуйте цілі спонсорів. В якійсь мірі, спонсори-це ключова аудиторія вашого звіту про подію. Їм хочеться знати, чи варто було спонсорувати ваш захід. Тому не забудьте врахувати, що їм хочеться знати і які аспекти по-справжньому важливі для них.
    • Також підготуйте звіт про подію таким чином, щоб відповідати конкретним вимогам унікальності заходу і спонсорів. Не варто писати стандартний, Типовий звіт. Варто врахувати, що ваш звіт буде також запропонований увазі керівництва компанії і менеджерів з фінансів.
  2. Організуйте процес так, щоб записувати необхідну інформацію протягом усього заходу.не варто покладатися тільки на свою пам'ять.
    • Записування інформації до, під час і після заходу дозволить вам створити більш детальний, а отже, і більш ефективний звіт. Також це допоможе вам подати інформацію в хронологічному порядку.[2]
    • Забезпечте безперервний збір даних, залучіть побільше людей, якщо буде необхідно (включаючи можливих стажистів) для цих цілей. Найважливіше те, що ви не повинні чекати кінця заходу, щоб створити звіт.[3]
  3. Зведіть звіт до ключових моментів.проблема деяких звітів про захід в тому, що в них просто перераховується порядок проведення заходу або увага зосереджується на рекламних пропозиціях. Не робіть цього. Краще підкресліть ключові пункти ясно і аналітично.
    • Виберіть деякі події заходу для детального розбору. Подумайте, які три події пройшли найкращим чином, і які три пункти були найбільш несподіваними.[4]
    • Не варто перевантажувати ваш звіт зайвими деталями, такими як обіднє меню або детальний виклад презентації головного виступаючого. Вам варто висвітлити те, що дійсно важливо.

Частина2З 3:
Підберіть потрібний матеріал для вашого звіту

  1. Напишіть резюме проекту.звіт про захід повинен містити резюме проекту, який є скороченою версією більш детального повного звіту. Сприймайте це резюме як вступ.[5]
    • Ви можете створити два звіти -резюме проекту, розроблене для людей, яких цікавлять результати заходу, і більш детальний повний звіт для тих, хто хоче стати спонсором або організатором заходу.
    • В резюме проекту вам варто сфокусуватися на ключових моментах і результатах. Резюме проекту має бути коротким-одна-дві сторінки. У ньому повинні підсумовуватися ключові деталі заходу, а також варто включити в нього коротку інтерпретацію даних.
  2. Включіть ілюстративні матеріали у ваш звіт про подію.набагато ефективніше запропонувати увазі аудиторії діаграму, що відображає статистичну інформацію, замість того щоб втомлювати глядачів незліченною кількістю чисел і дат.
    • Якщо Захід передбачав наявність нового продукту, ви можете прикріпити його фото. Фотографії самого заходу допоможуть проілюструвати звіт про цей захід. Постарайтеся викласти фотографії реклами для спонсорів на сайт, щоб підкріпити свій звіт. Знову ж таки, все це не може чекати до кінця заходу.
    • Добре буде включити зразки, репродукції та інші приклади для сайту. Повідомте про кількість людей, які отримали купони від спонсорів і так далі. Пропонуйте висвітлення події як на місці, так і за його межами в пресі, для аудиторії, для спонсорів.
  3. Документуйте будь-яке висвітлення в пресі або за допомогою реклами.вам варто дати оцінку тому, що було висвітлено в пресі, в порівнянні з поставленими цілями.
    • Зосередьтеся на друкованих рекламах і статтях, в яких з'являються імена і реклама спонсорів, на додаток до збору цифр і рекламних рейтингів.
    • Документуйте рекламу на телебаченні, публічні оголошення, рейтинги, а також згадка в новинах.
    • Не забудьте звернути увагу на інформацію по радіо, оголошення прайс-листів, цінність реклами і просування, аудиторські репортажі та інше.
  4. Не забудьте включити в звіт згадку про цілі заходу.дуже важливо співвіднести цілі заходу з результатом, тому не забудьте згадати про те, якою була місія і цілі проекту.
    • Ви також можете включити програму заходу. Вам варто згадати і про ключових учасників заходу. Не забувайте про лаконічність.[6]
    • Витратьте найбільше часу на перерахування та обговорення ключових результатів заходу і зіставлення їх з перерахованими цілями. Будьте реалістичні, не варто прикрашати ті аспекти, які були не дуже успішні.
  5. Включіть інформацію про фінансування у свій звіт про подію. важливо надати детальне обговорення бюджету заходу і того, скільки насправді було витрачено (або потенційно вкладено). Не забудьте порівняти потенційні витрати з реальними, а також покажіть, що пройшло добре, а що вимагає подальших опрацювань.[7]
    • Вам варто розповісти про всі витрати, включаючимаркетинг і дії з просування, оплату праці працівників і витрати спонсорства. Важливо розробити детальний бюджет. Менеджери з фінансів і вище керівництво захочуть побачити факти, які підкріплюють результати.
    • Увімкніть розрахунокчистого прибутку, наприклад, комісійний збір, спонсорство та зразки. Але не забудьте, що ви порівнюєте прибуток з передбачуваними показниками доходів. У порівнянні з чим? Хороше запитання.
  6. Включіть статистику, значиму для читача.не варто створювати звіт, в якому вказана тільки інформація, що викликає приємні почуття. Кількість відвідувачів також має бути вказана. Хороша ідея-надавати дані, які можна виміряти.
    • Ще одні доречні статистичні дані-це кількість загальних продажів і кількість відвідувачів. Такого роду дані додають надійності вашому звіту про захід. Введіть інформацію про відвідувачів. Включіть демографічні дані, цифри відвідування, а також публічні дослідження (наприклад, про купівельні звички).
    • Повідомте про кількість людей, які відреагували на кампанії спонсорів, а також про внески в благодійні організації. Задокументуйте економічний вплив та участь працівників.
  7. Підкріпіть дані якісним елементом.Ваш звіт повинен включати статистичну інформацію, але вам також необхідні висловлювання людей, щоб забезпечити якісний зворотний зв'язок.
    • Зберіть відгуки від учасників і членів команди, щоб дані про успіхи і невдачі заходу не виходили тільки від автора звіту. Таким чином, ваш звіт буде здаватися більш достовірним.
    • Подумайте про те, щоб включити незалежне дослідження. Оцінка висвітлення в пресі-один із прикладів того, де можуть проводитися незалежні дослідження.
    • Оцініть місце проведення і обстановку. Вам варто витратити деякий час на те, щоб оцінити місце проведення і обстановку з точки зору інших. Обговоріть, наскільки добре використовувалося простір на конференції, заході і так далі.

Частина3З 3:
Останні штрихи в написанні звіту про захід

  1. Підготуйте звіт вчасно.постарайтеся зробити і опублікувати звіт відразу після заходу. Не забудьте відзначити цю подію в календарі. Деякі люди вважають, що звіт повинен бути опублікований протягом місяця після заходу, але інші стверджують, що краще зробити це вже через кілька днів.[8]
    • Коли б не був крайній термін, Вам варто зробити звіт вчасно. Можливо, ви пишете звіт для якогось агентства, якому замовив його клієнт. Зверніть увагу на всі вимоги.[9]
    • Важливо те, що ваша аудиторія буде очікувати глибокого і своєчасного звіту. Тому Витратьте час, щоб зробити все правильно, але не затягуйте процес.
  2. Підкоригуйте ваш звіт.переконайтеся, що ваш звіт про подію написаний грамотно і в ньому немає орфографічних і пунктуаційних помилок.
    • Переконайтеся, що ваш звіт досить глибокий. Візьміть собі на замітку хороше правило - "показувати, а не говорити". Це означає, що відмінною ідеєю буде навести конкретні приклади, щоб підтвердити більш загальні моменти, зазначені в звіті.
    • Не забувайте про своїх слухачів і переконайтеся, що написане вами звучить офіційно і професійно. Звіт про подію - це не рутинний документ; це важливий документ для з'ясування того, чи варто було Захід витрачених на нього ресурсів, тому звіт повинен звучати переконливо.

Поради

  • Зробіть більше фотографій, ніж, як вам здається, буде необхідно. Під час написання звіту ви оціните корисність цієї ради.
  • Коли збираєте відгуки від ведучих і людей, які планували захід, не варто робити це відразу. Вони залишаться на місці навіть після закінчення заходу, варто спочатку розпитати людей з натовпу; вони першими підуть з заходу. Також не варто набридати ведучому, якщо він зайнятий чимось іншим, ви застанете його пізніше і зможете Про все розпитати.
  • Збираючи відгуки, ведіть бесіду і задавайте питання природно, тоді ваш співрозмовник щиро розповість, що він думає про захід.
  • Зберіть більше відгуків, ніж, як вам здається, необхідно. Ви будете раді цьому пізніше.
  • Хороші фотографії показують те, що відбувалося на Заході, а також реакцію людей.
  • Постарайтеся зробити фотографії всієї картини, включаючи людей і ведучого на одному фото, щоб донести до читача, наскільки масштабним був Захід.

Що вам знадобиться

  • Цифрова камера
  • Блокнот

Джерела

  1. ↑ Http://kcmpi.org/forms_documents/events/writing-a-post-event-report-handout-10172012.pdf
  2. ↑ Http://www.meetingscanada.com/features/content-74-2/
  3. ↑ Http://www.sponsorship.com/iegsr/2014/11/17/Five-Tips-On-Creating-Post-Event-Recap-Reports.aspx
  4. ↑ Http://www.nonprofitmarketingguide.com/blog/2007/04/20/how-to-write-an-event-summary-for-your-newsletter/
  5. ↑ Http://www.sponsorship.com/iegsr/2011/10/11/Best-Practices--Post-Event-Fulfillment-Reports.aspx
  6. ↑ Http://www.ncl.ac.uk/conferenceteam/toolkit/followup/eventreport.htm
  7. ↑ Http://blog.empowermint.com/planner-perspective/7-sections-to-include-in-post%E2%80%93event-reports/
  8. ↑ Http://hawthornlandings.org/2013/02/15/how-to-writing-an-excellent-post-event-wrap-up-report/
  9. ↑ Https://www.adelantelive.com/talent/7-tips-for-writing-better-event-recap-reports/

Ще почитати: